Veiligheid in teams (en hoe teams die onbedoeld om zeep helpen)

Veiligheid in teams (en hoe teams die onbedoeld om zeep helpen)

“Ze doen hier zulke ondoordachte dingen!” roept Kelly.
Ze krijgt meteen bijval.

Iedereen kijkt ons verwachtingsvol aan.
Ze verwachten vast dat we nu gaan doorvragen.

We blijven stil.

“Laat ik een voorbeeld geven” vervolgt Kelly.
“De dienstlijsten.”
Weer krijgt ze verbale en non-verbale bijval.
“Die hingen altijd gewoon achter de balie.

Van de ene op de andere dag zijn ze ineens weggehaald.
Super onhandig.

Wie verzint dat nou?!
Nu moeten we alles in het systeem opzoeken
Kost bakken met tijd”

“Ik heb dat gedaan” klinkt het ineens.
Het is Gina, de kwaliteitscoördinator van het team.
Verschrikt kijken teamleden haar aan.

Het ongemak dat nu ontstaat is voelbaar.
Ik voel het ook.
Het maakt me alert.

Ik heb groot respect voor Gina,
die te midden van al het indirecte geklaag haar nek uitsteekt,
door te zeggen dat zij het heeft gedaan.

Ik vraag me af of ik dat gedurfd zou hebben
onder deze omstandigheden.

Maar de rest van de groep
negeert de opening die Gina geeft.

Ze schieten weer terug in het geklaag waarmee ze waren begonnen.
Gina staat er verloren bij.

We begeleiden een teamsessie.
Doel van deze sessie is om helder te krijgen
welke interactiepatronen er zijn
en welk effect die hebben op de sfeer en resultaten.
Ik begin langzaam beeld te krijgen.

“Zo gaat het dus steeds” gaat Ivo nog even door.
“Men doet hier gewoon dingen zonder na te denken
over wat er op de werkvloer nodig is
En wij moeten het weer oplossen.
En wie is daar de dupe van?
De patiënt.
Want daar hebben we natuurlijk steeds minder tijd voor.”

Hmm, dat is interessant.
Ze willen een veiliger teamklimaat
en ze maken het zo onveilig!

Ze kunnen het gesprek aangaan
met de collega die de lijsten heeft weggehaald
maar kiezen ervoor om in het algemeen te blijven praten.

Ze praten over haar waar ze bij staat!

Blijkbaar is het veel te spannend
om het gesprek direct met Gina aan te gaan.
Te ver uit hun comfortzone,

Je kunt je achter afvragen wat spannender is…

Ik besluit een luie coachvraag te stellen:
“Wat gebeurt hier nu?”

Verbaasde blikken kijken mijn kant op.
Sommige zelfs enigszins geïrriteerd.

Gina gaat rechtop zitten.
Zij heeft dondersgoed in de gaten wat er gebeurt.
“Jullie praten over iets wat ik gedaan heb
terwijl ik er gewoon bij ben”.

Weer dat ongemak.
“Ja dat is waar..” zegt Ivo.
“Maar waarom heb je dat gedaan dan?”

“Vanwege de privacy mogen we die lijsten niet meer ophangen.”

Nu voeren ze eindelijk het gesprek dat gevoerd moet worden.
Het klagen gaat over in meedenken.

Al snel ligt er een nieuw voorstel op tafel
dat voor iedereen werkbaar lijkt.

Het team mag ruiken aan succes,
omdat één collega besluit iets te doen wat normaal nooit gebeurt:
ze gaf openlijk haar gedrag toe.

In (wat wij noemen) harmonieteams gebeurt dit vaker.
Er wordt over elkaar gepraat
waar er mét elkaar gepraat moet worden.
Zelfs als de collega’s erbij zijn waar het overduidelijk over gaat.

Vaak is het management het mikpunt.

De meest gebruikte teksten die wij langs horen komen:
“Er moet veel duidelijker gecommuniceerd worden”
“Het lijkt mij dat het management hier een rol in heeft”
“Dat kunnen ze van hogerhand wel bedenken…”
“Er zijn hier mensen die….”
“Wie verzint dat nou?!”

Allemaal algemeenheden met de volgende effecten:

  • De probleem aangevers krijgen precies waar ze bang voor waren: ze worden niet gehoord (de self fullfilling prophecy).
  • Het is killing voor de veiligheid in het team. Terwijl ze dat nu juist zo belangrijk vonden.

Wat je kan doen om dit patroon in je team te helpen doorbreken?

  • Wees nieuwsgierig, check aannames.
  • Spreek elkaar rechtstreeks aan. Geef daarin het goede voorbeeld.
  •  
  • Benoem het patroon als het langskomt en het effect ervan op jou. Hoe je dat kunt doen, lees je o.a. in dit artikel.
  •  
  • Spoor je collega’s aan om specifieker en directer te zijn.
  •  
  • Praat in wensen, niet in problemen.

Wil je teams helpen om zich meer bewust te worden van patronen zoals deze? Met een makkelijke, lollige en succesvolle werkvorm? Ons spel der ongeschreven regels helpt je daarbij.

De meest voorkomende communicatie-bug in teams

De meest voorkomende communicatie-bug in teams

We zijn twee minuten bezig en ik ben de draad al kwijt.We bereiden ons voor op een nieuw traject. Daarom zijn we aangeschoven bij een werkoverleg. Bij het rondje mededelingen kan ik het niet meer volgen.

Natuurlijk ligt dat aan mij.

De materie is nieuw voor mij.
De mensen zijn nieuw voor mij.
Hmmm…Wacht even,
ik ben toch specialist in teaminteracties?
En die kan ik niet volgen.

Er zijn onafgemaakte boodschappen.
Vragen die niet echt beantwoord worden.
Bevestigingen die uitblijven.
Meningen die half worden geuit.
Aangereikte oplossingen die niet worden aangenomen.
Beslissingen die worden genomen zonder dat iedereen gehoord is.

Nu kun je dit op verschillende manieren uitleggen.
Soms zie je teams die inderdaad aan een half woord genoeg hebben.
Ik vind dit team dat niet uitstralen.
Er worden veel wenkbrauwen gefronst,
blikken over en weer geworpen,
zuchten geslaakt.

Ik vraag me af of alle teamleden
zich gaan houden aan de gemaakte afspraken.
Of Theo inderdaad volgende keer zijn collega’s belt
in plaats van meteen tot actie over te gaan.
Of Jaimy nog een keer aanbiedt
om werk van haar collega over te nemen.
Haar aanbod wordt vast weer genegeerd.

Ik vraag de teamleden hoe ze terugkijken op het overleg.
Ze vinden dat ze lekker hebben overlegd.
Was wel een beetje vreemd met ons erbij.
Maar ze hebben veel besproken.

Ik besluit maar even niks te zeggen.
Gelukkig vragen ze me ook niks.
Intussen ga ik in mijn hoofd na
wat allemaal onbesproken is gebleven.

Ik doe een invuloefening:
teamleden vinden Theo zelfingenomen.
Theo doet zijn eigen ding.
Zal ie altijd blijven doen.
Daar zegt niemand wat van.

En dan Jaimy.
Een aantal teamleden lijkt te twijfelen
aan haar competenties.
Waarom wordt ze anders steeds genegeerd
als ze haar hulp aanbiedt?

Dan is er nog het telefoongebruik.
Eef keek negen keer in een uur op haar telefoon.
Karel vijf keer.
Blijkbaar vinden zij iets van de voortgang in het overleg.
Hun subtiele hint werd niet opgepikt:

“Misschien kunnen we dit de volgende keer efficiënter bespreken?”
Dat soort dingen…
Dit is een team dat prima signaleert hoe ze beter,
efficiënter en lolliger kunnen overleggen.
Alles wat ze zien wordt ook aangegeven.

Het probleem?

Ze communiceren half!
Daar is dit team niet uniek in.
Sterker nog, wij denken dat het een van de grootste issues is in veel teams.

In de top vier van halve boodschappen in de samenwerking:

  1. Een voorstel verpakt in een vraag: “Zullen we….?”,
    “Is het misschien een idee om…?”
  2. Een hulpvraag verpakt in geklaag
  3. Feedback verpakt in een vraag: “Zullen we het even centraal houden?”
  4. Een mening geven, zonder om een reactie te vragen.

Nog interessanter als het hele team dit te pas en te onpas doet.
Gelukkig is de oplossing heel simpel.
Hou jezelf en elkaar scherp op halve communicatie.
Als je het door hebt,
weet je precies wat je eigenlijke boodschap moet zijn.

Heb je een voorstel?
Doe dan ook een voorstel!
Dus zo: “Ik stel voor…. Wat vinden jullie ervan?”

Geen rocket science.

Slimme werkvormen leren (begeleiden) om dit soort patronen in teams te veranderen? We leren je alles tijdens onze training ‘het spel der ongeschreven regels’
Zelf je team laten begeleiden door ons? Klik hier voor onze programma’s.

Ode aan de rebel

Ode aan de rebel

In bijna elk team zien we ze: rebellen. Niet overal krijgen ze de waardering die ze verdienen en nodig hebben. In “Ode aan de rebel” geven we je tips hoe jij dit kunt doen.

“Jullie zien mij dus als een rebel.”
De frustratie druipt van haar gezicht.

“Nou oké dan..”

Het team duikt er gelijk bovenop.
“Ja, maar nu vat je het heel negatief op!” haast de leidinggevende zich te zeggen.
“Ja dat klopt ja. Zo voelt het ook”
“Maar het is juist positief!”, reageert een ander teamlid.

“Jij zegt dingen die anderen niet zeggen of niet durven te zeggen.
Je stelt vragen die ik ook heb, maar die ik niet stel.
Misschien komt het niet zo over, maar ik waardeer dat enorm.”

Driedeling in teams

We doen een werkvorm om teamleden bewust te maken van de natuurlijke dynamiek in teams
en de rol die zij daarin pakken:die van trekker, volger of die van de rebel.
Het helpt teams om hierover na te denken.

Ze worden zich bewust van wie welke rol pakt en welke toegevoegde waarde dat heeft in het team.
Ze geven elkaar hier feedback over. Ze realiseren zich dat elke rol noodzakelijk is en geen enkele beter is dan de andere.

Dat is althans de opzet. In de meeste teams werkt die opzet prima.
Soms ineens niet. De laatste tijd maakten we in een paar teams mee
dat er gedoe ontstond na de werkvorm.

Via de manager hoorden we terug dat het nog dagenlang werd nabesproken.
In alle gevallen waren het sterk relationele teams, met veel kenmerken van de harmoniecultuur

Rebel in een harmonieteam

Rebellen voelen zich altijd al buitenbeentjes.
In harmonieteams nog meer.

In deze teams werkt men ontspannen als er eensgezindheid is,
gezelligheid, een fijne sfeer.

Daar passen geen rebellen in. Die gooien af en toe de knuppel
in dat hoenderhok. Je hebt dus wel wat uit te leggen
als je jouw collega een rebel noemt.

De toegevoegde waarde van de rebel

Het is jammer dat het zoveel gedoe oplevert.
Want juist harmonieteams hebben die rebel hard nodig.

De rebel zorgt voor nieuwe ideeën, andere invalshoeken,
een kritisch geluid, een vraag die tot denken aanzet.
In tijden van verandering essentieel.
Zonder rebellen, blijven harmonie teams al snel in oude patronen hangen.

Rebellen tonen lef om te zeggen wat gezegd moet worden,
ook als hen dat niet in dank wordt afgenomen.
Ze zouden zich niet zo in een verkeerd hokje geduwd voelen
als het team hen echt een plek zou geven.

Rebellen een plek geven

Door hen actief uit te nodigen om te reageren.
Door ze te bedanken voor hun kritische vragen.
Door hun stem mee te nemen in idee-vorming en besluiten.

Dan kunnen rebellen voluit gaan.
Ze hoeven geen ruimte meer te claimen, want ze krijgen die.

Hun inbreng wordt beter, tactischer en genuanceerder. We nodigen harmonieteams van harte uit om het eens te proberen.

In onze training ‘Luie teamcoaching’ leer je hoe je de dynamiek in teams kan beïnvloeden. Lui en met grote impact.
Ben je geïnteresseerd? Klik dan hier voor meer informatie en aanmelden.

Hoe neem jij een vesting?

Hoe neem jij een vesting?

Mensen bouwen muren om zichzelf heen om zich tegen de buitenwereld te beschermen. Dat kan heel eenzaam voelen. Welke effecten de muren hebben en wat je anders kunt doen lees je in dit blog.

Waarom bouwen mensen toch van die muren om zichzelf heen?

Soms hele hoge, soms hele dikke, soms een aantal lage muurtjes achter elkaar.

Net als je denkt nu dring ik door komt er op de valreep nog een venijnig muurtje.

Nu snap ik ook dat mensen bang zijn om hun kwetsbare zelf bloot te stellen aan alle gevaren van buitenaf.

De neiging is om je kwetsbare zelf te beschermen. Zoals een kasteelmuur een kasteel beschermd.

Daar is natuurlijk helemaal niets mis mee.

Sterker nog, misschien juist wel goed om je kwetsbare zelf enigszins te beschermen.

Wat is het effect van de muren?

Nu weet ik niet hoe het bij jullie gaat maar bij mij gebeuren er vaak twee dingen wanneer ik voor zo’n vesting sta.

Ik ben behoorlijk nieuwsgierig naar mensen, dus wil ik weten wat zich achter de muren bevind.

Vervolgens voel ik me uitgedaagd om de vesting te nemen.

En hoe hoger of dikker de muur, hoe groter de uitdaging.

Hoe neem jij een vesting?

Vriendelijk aankloppen of je naar binnen mag?

Meestal niet!

Ik ga er vaak vol in.

Volle kracht, volle energie, pijl en boog paraat.

De vesting ontlokt helaas niet mijn beste gedrag.

En wat denk je?

Het effect is vaak dat de muren nog hoger worden opgetrokken.

Of op z’n minst wordt de loopbrug opgehesen.

Schrikeffect

Een andere optie is dat ik mij laat afschrikken door zo’n vesting.

Dat mijn nieuwsgierigheid juist helemaal niet wordt gewekt.

Dat ik geen zin heb om energie te gaan besteden aan het nemen van de vesting.

Want ik verwacht bij voorbaat al dat het niet eenvoudig zal worden.

Het kan natuurlijk helemaal aan mij liggen.

Ik ben zeker niet perfect in mijn gedrag.

Ik zie alleen dat mensen in hun werk vaker soortgelijke reacties krijgen.

Mensen die een muur om zich heen hebben gebouwd,

vooral eentje die snel herkenbaar is,

krijgen felle, heftige reacties of juist helemaal geen reacties.

De mensen achter de muren voelen zich daardoor geraakt,

of gekwetst in een slechter geval en ze voelen zich niet gezien of erkend.

Verbinden met de boze buitenwereld

Hoe kun je kwetsbare zelf nu beschermen tegen de boze buitenwereld

en toch met diezelfde buitenwereld in contact komen?

Het slechte nieuws is dat je je kwetsbare zelf niet helemaal kunt beschermen.

Want net zoals jij en ik, heeft ieder mens een aantal nare trekjes.

Met deze minder leuke kant van onszelf kunnen we mensen bedoeld en onbedoeld kwetsen.

Vaak zelfs zonder dat we doorhebben hoe pijnlijk onze opmerking voor de ander is.

Dus het loont de moeite om te leren omgaan met geraakt worden in je kwetsbaarheid.

Wat het goede nieuws is?

De muren bouwen mensen zelf om zich heen,

dit betekent dat zij ze zelf kunnen afbreken.

Misschien niet helemaal in een keer.

Want dat je jezelf wilt beschermen tegen de boze buitenwereld snap ik gerust wel.

Maar je kunt ook beginnen met ramen in je muur te maken.

Dan zien mensen om je heen een deel van de mens achter de muur.

Dit is een stuk uitnodigender dan een blinde muur.

Voor mij betekent dit dat ik me minder laat afschrikken,

en het betekent ook dat ik er niet volle bak inga.

Kwetsbaarheid laten zien

Wanneer ik maar een glimp van de kwetsbaarheid van iemand kan zien

roept dit al ander gedrag bij mij op.

Ik word vaak nieuwsgierig naar de persoon achter de muur.

Die wil ik graag beter leren kennen.

Dan gaat het mij niet meer om de uitdaging van het nemen van de muur,

maar om het hebben van oprecht contact, oprechte aandacht.

Wie wil dit nu niet?

Ik heb mij voorgenomen om meer van mijn kwetsbaarheid te laten zien

en daarmee wat van mijn muren omver te werpen.

Ik nodig jullie hierbij uit om hetzelfde te doen.

Ik denk dat onze wereld er dan een stuk leuker uit komt te zien!

In onze (individuele) programma’s besteden wij regelmatig aandacht aan verbinden met elkaar en kwetsbaar zijn.