The only way is up

The only way is up

 

 

Onuitgesproken conflict in teams. IJzige stiltes. Hoe deal je daarmee zonder dat je het voor een team gaat oplossen? Twee luie interventies.

Keurig hangen de flappen aan de muur.
Elk team heeft een top 3 gemaakt van de ongeschreven regels
die in hun samenwerking spelen.

Er hangen mooie en minder mooie ongeschreven regels tussen.
Eentje komt overal terug: we vinden professioneel veel van elkaar maar geven elkaar daar nauwelijks feedback over.
Er zijn in de teams goede gesprekken over gevoerd.

Maar 1 flap trekt alle aandacht.
Omdat ie maagdelijk wit is.
Er staat helemaal niks op.

Onuitgesproken conflict

Het is duidelijk dat iedereen het ziet.
Niemand die iets zegt.
Er worden alleen blikken uitgewisseld.

Léonie en ik kijken elkaar aan:
“Je mag toch hopen dat ze het team een vraag stellen,
Een knuffel geven of wat dan ook. IETS.”

Het team dat de lege flap ophing, zit er verslagen bij.
Nog opvallender: ze zitten verspreid over de ruimte en niet als team bij elkaar,
zoals alle andere teams.

Luie interventie

We besluiten zelf maar een vraag te stellen:
“Welke logische vraag wordt nu niet gesteld?”

Kees reageert als eerste: “Waarom is jullie flap leeg? Hebben jullie geen ongeschreven regels?”

“Omdat we geen team zijn!” buldert Marian.
“Nooit geweest ook. Dat werd pijnlijk duidelijk in ons gesprek net.
Als je het tenminste een gesprek kunt noemen.”

Wow, denk ik.
Wat moedig en wat spannend om dit aan te gaan te midden van veertig collega’s.
Gelijk bekruipt me ook twijfel: hadden we dit anders aan moeten pakken?

De pijn van het verslagen team is voelbaar.
Maar na Marian’s uitbarsting blijft de rest van het team stil.

“Welke behoeften voelen jullie als je naar dit team kijkt?” vragen we.

“Ik kom even een knuffel geven” zegt Nisa. Ze staat op en knuffelt Marian.
Veel collega’s volgen en knuffelen de andere leden van dit team.
Er wordt gehuild. Ontlading. De spanning vloeit uit de groep weg.

We vragen het team van Marian hoe ze het ervaren
dat ze dit met de andere collega’s gedeeld hebben.
Ze geven (gelukkig) aan opgelucht te zijn.
Ook de andere teams zijn opgelucht.
De ijzige conflicten en onuitgesproken oordelen waren al tijden voelbaar
maar niet uitgesproken.

Dit ene team hield de andere teams daarmee
een mooie spiegel voor:
dit is wat er gebeurt als we de ongeschreven regel
(‘we vinden van alles van elkaar maar spreken dit niet uit’)
onder de oppervlakte laten door broeien en niet aanpakken.

Het spelen van het spel der ongeschreven regels leverde in dit geval twee dingen op:

  1. Het team van Marian werd wakker en besloot om zich verder te laten coachen door ons. De pijn lag nu op tafel. Ze konden er niet meer omheen.
  2. De andere teams voelden meer urgentie om zich te gaan uitspreken en is dat ook meer gaan doen.

Wat het spel niet bracht? Luchtigheid en lol.
Die was ver te zoeken.

Vaak genoeg brengt het spel wel luchtigheid en lol.
Dat dit nu niet gebeurde, nemen we op de koop toe.
De resultaten vinden we veel belangrijker.

Wil je leren hoe je ons spel met optimaal resultaat inzet?
Hoe je omgaat met onverwachte wendingen en spannende situaties
die je tegen kunt komen als je met het spel werkt?

Op 9 april geven we weer training ‘het spel der ongeschreven regels’.
Meer weten? Klik hier.

Die ene vraag die alles verandert

Die ene vraag die alles verandert

 

 

Sneller resultaten boeken met samenwerken. Soms kan één vraag het verschil maken. Wij constateren dat één essentiële vraag in 9 van de 10 teams zelden of nooit gesteld wordt. Het voorbeeld uit dit blog maakt helder welke vraag dat is.

Noah praat maar door.
Over wat er allemaal anders moet op deze afdeling.
En dat hij dat al heel vaak heeft ingebracht.

Ik zie de lege blikken in de ogen van zijn collega’s.
Niemand luistert naar hem.

Ik denk terug aan de vraag die hij me stelde toen de teamsessie begon:
“wat doe je als je iets al heel vaak aangegeven hebt,
maar er wordt niks mee gedaan?”

Ik begin te snappen hoe het komt dat zijn inbreng blijft liggen.

Hij kijkt mij verwachtingsvol aan.
Alsof ik zijn lot kan veranderen.
Intussen praat hij non-stop door.
Ik word onrustig. Zijn collega’s ook zo te zien.

“Wil je weten wat je collega’s van jouw ideeën vinden?” vraag ik.
Oeps, dat kwam er iets te cynisch uit…

Hij valt stil en kijkt me vragend aan.
“Ja natuurlijk” antwoordt hij.
Het blijft weer stil.

“Misschien moet je ze dan een vraag stellen” moedig ik hem aan.
Hij lacht verlegen.
Hij wordt zichtbaar kleiner, kwetsbaarder.
Blijkbaar is het heel spannend voor hem
om zijn collega’s hun mening over zijn ideeën te vragen.
Om echt contact met ze te maken.

“Wat vinden jullie hiervan?” vraagt hij dan.
De vraag leidt tot een gesprek over de voor- en nadelen van zijn ideeën.
Hij praat niet meer. Hij luistert.
Want hij merkt dat er nu wél iets met zijn inbreng gedaan wordt.
En dat hij niet de enige is die er zo over denkt.

“He he, er is contact!” Denk ik tevreden.
Die simpele vraag: “wat vinden jullie ervan?” wordt bijna nooit gesteld.
Echt niet. Let maar eens op.
Meestal praat de inbrenger van een voorstel, mening of idee maar door.
Omdat er niet gereageerd wordt.

Vaak reageren mensen niet omdat er simpelweg niet om een reactie wordt gevraagd.

Feedback vragen is spannend

Feedback vragen op jouw inbreng is spannend.
Je neemt actief het risico dat jouw mening of idee wordt afgewezen,
of wordt aangenomen. Net zo spannend…
Door niks te vragen, kan je de illusie vasthouden dat het aan de ander ligt.
Dat jij slachtoffer bent van de onwilligheid en desinteresse van de ander.
Feedback vragen vraagt leiderschap.

Vraag jij altijd expliciet om een reactie op jouw inbreng?
Doen jouw collega’s dat?
We dagen je uit om het aan te gaan.

Je zult merken dat je veel meer voor elkaar krijgt
Naarmate je jouw team expliciet uitnodigt om te reageren.

Check ook of ze echt reageren.
Gaan ze in jouw spoor mee?
Of pakken ze gewoon hun eigen spoor weer op?

Vraag in dat geval nogmaals om een reactie op jouw idee of voorstel.

Zo simpel kan het toch niet zijn?
Jawel, zo simpel is het.

Wil je dat we jouw team helpen om met relatief weinig energie veel meer uit jullie samenwerking te halen? Klik hier voor onze visie op teamcoaching.

In ons nieuwe boek krijg je nog veel meer praktische tips zoals die in dit blog. Nieuwsgierig? Bestel het boek hier.

Hoe een flamingo zorgt voor betere samenwerking

Hoe een flamingo zorgt voor betere samenwerking

Plagend steekt er een flamingo in de lucht.
Sigrid heeft hem op een ijsstokje geplakt.
Het duurt even voordat Monique hem ziet.
“Ja, ja, ik zal het gaan afronden….” Moppert ze.

“Ja, sorry” lacht Teun. “We mochten elkaar er scherp op houden.”
“Tuurlijk, dat is ook prima. Soms moet ik even slikken, maar dat hoort er bij”
Het team kijkt Kiki nu afwachtend aan.
“Oh ja, ik moest ook een vraag stellen… Wat vinden jullie van mijn voorstel?”
Kiki krijgt applaus. Er wordt gelachen.

“Ik vind het een goed voorstel” zegt Marleen.
In de vijf minuten die volgen worden voor- en nadelen afgewogen en neemt het team een besluit.

Niet eerder deden ze dat zo snel.
Zeker niet met zoveel aandacht voor elkaar en zo to-the-point.

Dat is wel eens anders geweest.

Er waren klachten over gebrekkige binding in het team.
Teamleden vonden dat er weinig onderlinge interesse was in elkaar en elkaars expertises.
Er werd onvoldoende gebruik gemaakt van elkaars kennis en kunde.
Vergaderingen werden makkelijk afgezegd, nauwelijks voorbereid en kostten meer energie dan ze opleverden.

Het team deed, onbewust, veel om die gebrekkige binding te versterken.
Zo werd duidelijk toen wij een overleg van dit team bij woonden.

Inbreng bleef vaak ‘hangen’
Teamleden nodigden elkaar niet uit om te reageren op inbreng.
Bij gebrek aan respons op hun inbreng herhaalden ze
hun standpunt nog eens in andere woorden of harder.
Gevolg: mensen haakten af. Reageerden nog minder.
Verder werd er meer in problemen en klachten dan in oplossingen gesproken.
Niet erg uitnodigend om op aan te haken. 

Toen we onze observaties teruggaven,
werd het onmiddellijk herkend.
Teamleden realiseerden zich wat ze zelf deden
om hun eenzame gevoel in het team te versterken.
Niet alleen in een overleg,
ook in de mail, in dagelijkse 1 op 1 situaties
herkenden men het patroon terug.

Het team realiseerde zich: als je niks vraagt en niet uitnodigt, krijg je ook niks.
Als je dat wel doet, versterk je de interactie en de binding in het team.

Zo simpel?
Ja, zo simpel kan het zijn. 

Dit team besloot een eerste stap te zetten.
Ze spraken een codewoord af voor als het onwenselijke gedrag zich voordeed.
Het werd ‘flamingo’.
Eén collega ging helemaal los.
Ze toverde overal plaatjes vandaan en verspreidde die in het team.
Ze hing ze ook op in de werkruimtes.

Het levert dit team lol en hilariteit op.
En betere samenwerking.

Maar ook vragen van andere teams:
“wat betekenen die flamingo’s toch?”.

Zo begint er een olievlek-effect te ontstaan.
Want natuurlijk is dit patroon niet uniek voor alleen dit team.

Wil je verrassend simpele én doeltreffende tips om effectiever samen te werken?
Lees dan ons nieuwe boek: ‘Samenwerken voor gevorderden’.

Hoe je veranderen makkelijker en leuker maakt

Hoe je veranderen makkelijker en leuker maakt

“Come on dr Freud!
Get your ass in line with your shoulders!”
brult mijn boot camp docent (of beul), Russell

Ik zweet me, ondanks de ijzige kou van de eerste winterochtend
helemaal kapot.
Mijn buikspieren doen pijn.

Smile!” zegt Russell met een grote glimlach op zijn gezicht.
Ik lach.
Ik meen het nog ook.
Het is écht leuk, deze heavy boot camp,
waar ik al anderhalf jaar braaf naartoe ga op woensdag.

Toen ik op deze sportschool begon
keek ik nog met jaloezie naar al die ‘die hards’
die konden wat ik nu kan.

Ik voel me trots.

Terwijl ik met mijn buikspieren in de kramp lig,
denk ik terug aan de lessen die ik hoorde uit de mond van Denise de Ridder,
Hoogleraar op het gebied van gezondheidspsychologie
en expert op het gebied van gedragsverandering.

Ze houdt zich met name bezig met de vraag: hoe hou je gedrag vol?

Uit haar onderzoek blijkt dat mensen nieuw gedrag volhouden
als aan twee voorwaarden voldaan is:

  1. Het is makkelijk
  2. Het is leuk

Ik hou drie keer per week sporten bij deze sportschool prima vol,
omdat aan beide voorwaarden voldaan is.
De mensen die er komen zijn leuk. En de docenten ook.
Er is fijne muziek. Niet van die hampestampe ellende.
Ze maken het me makkelijk door me te laten voelen dat ik gezien wordt.

Steeds als Russel mijn kant op kijkt
of Dr Freud naar me roept,
ga ik een tandje harder.

De steengoede docenten maken het makkelijk.
De mensen waarmee ik sport maken het leuk.

Deze twee belangrijke voorwaarden voor gedragsverandering,
nemen wij steevast mee als we teams helpen om tot nieuw gedrag te komen.

Hoe teams veranderen makkelijk en leuk kunnen maken?

Door te denken in hele kleine stappen,
af te spreken wat succesvol betekent
en successen op te merken.

Een voorbeeld.
In een team specialisten speelt zoveel tegelijk
dat ze zelf niet weten waar ze moeten beginnen.
Ze komen om in het werk.
Intussen werken ze elkaar meer tegen dan dat ze elkaar helpen.
Ze praten teveel en luisteren te weinig.
Ze komen niet tot besluiten.
Er is allerlei oordeel naar elkaar dat niet wordt uitgesproken.
Kortom, ze voeren de druk alleen maar op, door hoe ze met elkaar omgaan.

Ze maken grootse verander-afspraken met elkaar.
De urgentie is tenslotte hoog.
Ze moeten hun samenwerking sterk gaan verbeteren.
Het liefst vandaag nog, want de patiënt leidt eronder.

Zoals je kunt raden, komt er van die afspraken niks terecht.
Gevolg: het team gelooft niet meer dat ze het kunnen, die verandering.

Hun leidinggevende gelukkig wel.

Na een eerste teamdag op de hei
besluiten ze om terug naar af te gaan.
Om te vertragen en kleine stapjes te zetten.

Ze pakken eerst dit patroon aan:
Tijdens hun overleg wordt er teveel gepraat en herhaald,
zonder dat er echt op elkaar gereageerd wordt.
Het kost veel energie en levert weinig op.
Heel frustrerend in tijden van drukte.

Hun eerste stapje?
Ze spreken af dat elke inbreng, idee of voorstel
afgerond wordt met een vraag:
“Wat vinden jullie daarvan?”.

Deze afspraak is voor iedereen haalbaar.
Dat ie ook leuk is, gaan ze pas merken als hem in praktijk gaan brengen.

Het mag dan een klein stapje zijn,
in de praktijk blijkt het grootse effecten te hebben.

Voor het eerst sinds tijden hebben teamleden weer het gevoel
dat ze vorderingen met elkaar maken.
Er wordt naar elkaar geluisterd.
Teamleden borduren voort op elkaars ideeën.
Er worden concrete afspraken gemaakt.

Die ene kleine actie heeft een sneeuwbaleffect.
Het brengt bewustzijn, focus en verbinding.

Doordat ze proeven aan dat succes,
wordt de verandering vanzelf leuk!

Heb jij ook de wens
om veranderen makkelijker en leuker te maken?

Stel realistische doelen.
Bedenk alleen de eerste stap.
Maak die stap makkelijk.
Een klein beetje uitdaging mag best.
Vanuit je comfortzone kom je nergens.
Ga daarna doen.
Geef jezelf en je team daar tijd voor.
Merk kleine successen op.
Zodat het leuk blijft.

Veel succes!

 

In januari starten we met de vijfde editie van de praktische training ‘luie teamcoaching met grote impact‘. 
In drie dagen leer je anders kijken, zowel naar jezelf als naar teams. Je ontdekt een heel nieuw arsenaal aan interventies en je impact op teams wordt vele malen groter.
En dat met minder energie. Je werkt in een kleine groep aan jouw ontwikkeldoelen met ons als coaches. Voor wie: voor iedereen die leiding of coaching aan teams geeft en toe is aan the next step.
Klik hier voor meer informatie en aanmelden.

Over de auteurs

Léonie en Annemieke zijn eigenaar van Firijn. Auteurs van de boeken ‘Groepsdruk‘ en ‘Ongeschreven regels‘ en makers van het ‘Spel der ongeschreven regels‘. Vanaf 28 noember 2019 is hun derde boek ‘Samenwerken voor Gevorderden‘ te bestellen bij Managementboek. Firijn is gespecialiseerd in alles dat met teams te maken heeft. We coachen teams naar betere prestaties. Daarnaast ontwikkelden we, met onze eigen methodiek als basis, twee programma’s voor teamcoaches en managers die beter willen worden in teamcoaching.

Hoe bescheidenheid leidt tot vertraging in je team

Hoe bescheidenheid leidt tot vertraging in je team

Zit jij in een (project)team waar overleg
steeds uitloopt of onderwerpen
regelmatig naar een volgend overleg
worden geschoven?
Niet omdat de agenda te vol is
maar omdat er veel en
en lang wordt gepraat,
zonder duidelijke opbrengst.

Dan boeit het verhaal uit dit blog je vast.

Je krijgt een voorproefje uit
ons nieuwe boek
‘samenwerken voor gevorderden’.

Natuurlijk geven we je tips
om het tempo, de voortgang en de opbrengst
van een teamoverleg te helpen bevorderen.

Eindeloze discussies

“Wat heeft dit te maken met ons agendapunt?”
vraagt Maria onzeker.
Ze vangt de blik van Peter.
“Niks” zegt hij.
“we zijn weer eens afgedwaald”

Maar niemand hoort wat ze zeggen.
De drie collega’s die in discussie zijn
praten gepassioneerd door.

Peter waagt nog een poging:
“Zullen we weer even teruggaan naar het agendapunt?”

Dit keer wordt wel gereageerd,
Maar niet zoals gewenst:
“Ja, maar dit is ook belangrijk” zegt Heleen.
Twee teamleden knikken.
En ze gaan weer verder met hun discussie.

Maria en Peter trekken hun schouders op naar elkaar alsof ze zeggen:
“laat maar zitten, we hebben het geprobeerd.”

Arnold zit intussen op zijn mobiel te typen, zoals altijd tijdens een vergadering.

Ook Maria laat haar gedachten afdwalen.

Als ze de vergaderruimte uitlopen,
vraagt ze zich voor de zoveelste keer af
wat het nut van deze vergaderingen eigenlijk is.
Zoveel urgente onderwerpen worden
met het grootste gemak doorgeschoven
naar de volgende keer.
Beschamend is het eigenlijk.

Zo ligt er een jaarplanning die
nog niet voor de helft af is.
Niemand lijkt daarmee te zitten.

Serieus probleem

Het voorbeeld herken je misschien wel.
Wij zien het in ieder geval wekelijks.

Steeds zien we dezelfde ongeschreven regels:

  • Er mag hier lang gepraat worden zonder dat iemand stuurt op de opbrengst.
  • Je mag hier van de agenda afwijken.
  • Als iemand zegt ‘het is belangrijk’, gaan we gewoon door met praten.

Wat we ook vaak zien
is teams die proberen tot oplossingen te komen,
maar in plaats daarvan
steeds het probleem blijven herhalen.
Steeds in andere bewoordingen
of een andere invalshoek.

Maar ze blijven hangen.
Heel frustrerend.
Teams hebben dat zelf niet eens door.
Let maar eens op hoe vaak je dit ziet gebeuren.

Halve interventies

Wat we in dit verhaal zien gebeuren,
gebeurt in de beste teams ook:
teamleden die zich ergeren aan patronen
proberen het tij te keren,
en doen dat met halve interventies.

Die werken niet.
Zeker niet in een kippenhok
vol pratende teamleden.

Als je serieus genomen wil worden
in een hectisch, chaotisch overleg,
stel dan geen vragen,
maar doe een voorstel.
Wees vooral niet te bescheiden.

Dus geen vragen.
Geen verklein woorden en
niet teveel woorden

Dus niet zo:
“Misschien kunnen we…?”
“Zullen we…?”
“Is het een idee dat…?”

Maar zo:
“Ik stel voor dat……Wat vinden jullie daarvan?”
“Ik heb een voorstel. Willen jullie het horen?”

Teaminterventies met impact

Kies het goede moment uit.
En nee, niet wachten tot iedereen stil is.

Het goede moment is
wanneer jij begint af te haken.

Zeg kort en helder wat je te zeggen hebt.
Doe een voorstel en
vraag om een reactie.
En daarna blijf je stil.

Klinkt simpel toch?
Is het ook.

Tegelijkertijd kan het ook spannend zijn
om zo duidelijk te gaan staan
voor wat je wil.

Dat is waarom veel mensen
voorstellen verpakken in een vraag.

Dan klinkt het aardiger.
Klopt, maar de kans dat het niet
Aankomt is vele malen groter.

Go all the way.
Dan heb je echt invloed.
Je team zal je dankbaar zijn.

Hoe je teams op de kast krijgt

Hoe je teams op de kast krijgt

“Hoe dachten jullie dat zélf op te lossen?”
vraagt de manager aan het team.

Je ziet een paar teamleden intern ontploffen.

“We vragen het toch aan jou?!”
De manager houdt stug vol:
“Ja, maar wat zijn jullie eigen ideeën?”

“Die hebben we dus allemaal al geprobeerd.
We weten het niet goed meer.
Daarom leggen we het nu bij jou neer.”

“Vertel eens, wat hebben jullie allemaal al geprobeerd…”
Vervolgt de manager.

Het team geeft het op.
Ze geven zich over aan de rituele dans
die ze steeds met hun manager maken.
Ze vertellen keurig wat ze allemaal al geprobeerd hebben
om hun problemen met het rooster op te lossen.

Terug op de werkplek maken ze er met elkaar
cynische grappen over.

“Komt ie weer met die eeuwige ‘wat denk je zelf-vraag’
Hij is zeker weer op cursus geweest!”
Grappig vinden ze het allang niet meer.
“We leggen toch niet voor niks die vraag bij hem neer?!”

De manager is inderdaad op cursus geweest.
Hij vindt dat het team veel zelfstandiger kan opereren.
Ze leggen zaken bij hem neer die ze prima zelf kunnen oplossen.
Hij leerde een paar handige trucjes om zaken terug te leggen.

Ons advies aan de manager:
kappen met die wat-denk-je-zelf-vraag!

Dat is niet de manier om teams in beweging te krijgen.
Ze haken af.
Ze voelen zich niet serieus genomen.
Soms zelfs een beetje in de maling genomen.

Maar wat dan wel?

We hebben twee tips.

Weeg eerst zorgvuldig af wat je terug legt
in het team en wat niet.
Soms is een hulpvraag écht terecht.
Bovendien mag je blij zijn als je team
zo volwassen is om
een duidelijke hulpvraag neer te leggen.

Als je dan toch besluit om het niet
voor je team op te lossen,
vertél ze dit gewoon.

Leg uit welke visie jij hebt op hun rol
en die van jou bij het oplossen
van dit soort problemen.

Dat kan bijvoorbeeld zo klinken:
“Ik zou dit probleem met alle liefde voor jullie oplossen,
ik ben er alleen van overtuigd dat jullie het zelf kunnen en moeten doen.
Jullie zijn een team professionals
die samen tot betere oplossingen kunnen komen
dan ik ooit kan bedenken.
Daarom leg ik het probleem bij jullie terug.
Waar ik wél bij kan helpen is…..”.

Die ‘wat denk je zelf-vraag’ kun je prima stellen
(hoewel wij hem graag anders geformuleerd zien),
maar leg dan wel eerst uit waarom je die vraag stelt.
Scheelt bakken met weerstand.

In onze programma’s voor managers en teamcoaches
leer je hoe je de kracht in teams kunt ontgrendelen,
met slimme, speelse en luie interventies
waar teams van in beweging komen.

Nieuwsgierig? Klik hier.

Wil je jouw team laten coachen door ons? Klik hier