Samenwerken tijdens de coronacrisis. Praktische tips.

Samenwerken tijdens de coronacrisis. Praktische tips.

 

Of je nu thuis aan het werk bent of in het ziekenhuis op de IC, je bent allemaal uit je comfortzone aan het werk sinds de coronacrisis. Veel dingen doe je voor het eerst of op een andere manier. Dat heeft unieke effecten op de samenwerking. We geven je in ons blog de komende tijd praktische, eenvoudig toe te passen tips om het ongemakkelijke makkelijker te maken.

Je staat misschien met allemaal onervaren,
nieuwe collega’s aan het bed waardoor je
ineens een leidersrol moet nemen.

Corona verandert de samenwerking

Die geoliede machine waarin je normaal kunt werken
met je vertrouwde collega’s is nu niet vanzelfsprekend.

Of je ziet mensen juist alleen online en merkt
dat je boodschap heel anders aankomt dan normaal.
Je hebt veel minder structuur in je dag
en krijgt minder gedaan dan anders.
Of je wordt geconfronteerd met nieuwe kanten van je rol als ouder….

In nieuwe situaties is één ding belangrijker dan ooit:
de procedure expliciet maken.

Huh wat?

Wat in de onderstroom speelt

In de interactie met anderen spelen vier aspecten een rol.

  1. Inhoud: waar hebben we het over?
  2. Procedure: hoe doen we dat?
  3. Emoties: wat ervaren we in deze situatie?
  4. Interactie: hoe gaan we met elkaar om?

In veel gevallen maken we met elkaar alleen de inhoud expliciet.
Alles wat we communiceren over de procedure, emoties en interactie,
blijft impliciet, ofwel in de onderstroom.

Dat is waarom in de samenwerking
soms grote misverstanden ontstaan.
Nu meer dan ooit.

Een online overleg start over het algemeen
nog wel met een agenda (=procedure).
Het gewenste resultaat van elk agendapunt
wordt echter zelden expliciet gemaakt.

Ook wordt nauwelijks gesproken over randvoorwaarden
voor een goed overleg: hoe gaan we dit nu doen?
Hoe gaan we om met mensen die door elkaar praten
tijdens een Zoom sessie?
Hoe zorgen we dat ieder zijn of haar bijdrage kan leveren?

Ook als je met elkaar een dienst gaat draaien kun je tijd nemen om procedure-afspraken zoals hierboven te maken.

Sta stil voordat je door rent

Juist als het superdruk is, zijn we geneigd
om gelijk met elkaar aan de slag te gaan.
Ieder vertrekt dan vanuit zijn eigen verwachtingen en aannames.

Omdat niemand nu vanuit de normale routines werkt,
is het belangrijker dan ooit om expliciete afspraken
te maken over hoe je met elkaar werkt, overlegt, discussieert etc.

De voordelen:

  • Het verbindt
  • Het geeft rust, want je weet wat je van elkaar verwacht
  • Je werkt makkelijker en sneller naar je doelen toe
  • Je hebt minder misverstanden
  • Je houdt meer energie over

Dus stuur aan op procedureafspraken
voordat je met je collega’s aan het werk gaat.

In ons volgende blog gaat het over een ander actueel heet hangijzer in de samenwerking: hoe deal je met al die verschillende thuissituaties en het effect hiervan op hoeveel werk je verzet? In de onderstroom zijn er allerlei oordelen over elkaar. Wat doe je daarmee? Meer praktische tips lezen rondom samenwerken? In ons boek Samenwerken voor gevorderden, krijgt je er eindeloos veel. Je team door ons laten coachen? Klik hier

Stilte in de storm

Stilte in de storm

 

In tijden van crisis heb je soms geen keuze.
Dan zet je met elkaar je schouders eronder en gaan.
Hoe zorg je goed voor jezelf en voor elkaar?

Lekker hard aan het werk

Van een leidinggevende in een ziekenhuis hoorden we
dat het wel lekker gaat nu.
Bijna beter dan ooit.
Ze zetten met elkaar de schouders eronder.
Alles regelen ze.
Ze werken net zolang door tot het klaar is.
Zonder pauzes, maar dat lijkt niemand nu erg te vinden.
Het hoort er even bij.

Ook horen we van thuiswerkers die van de ene call in de andere gaan. Die soms zelfs vergeten te eten of te drinken.
Alles om er met z’n allen voor te zorgen dat het bedrijf blijft draaien.
Dat de juiste keuzes worden gemaakt.
Dat ze in deze crisis ons hoofd boven water houden.

En eerlijk gezegd is dat wel lekker zo’n enorme adrenaline-rush.

In deze tijd is er weinig tijd voor geneuzel.
Kleine irritaties die normaal zijn in teams doen er nu niet toe.
Er zijn ergere dingen aan de hand.

Dus met z’n allen op adrenaline aan de slag.
Dan blijken er bergen werk verzet te kunnen worden.
Dingen waar teams al maanden op wachten kunnen
nu binnen een paar dagen worden geregeld.
Maar tijd om je daarover te verbazen,
laat staan aan te ergeren is er helemaal niet.

Totdat je begint te merken dat je moe bent.
Dat de eerste barstjes komen in de geoliede machine.
Want hoe fijn de adrenaline-rush ook is,
die kun je niet eindeloos volhouden.
Dan val je letterlijk om.

Hoe je merkt dat er barstjes komen in de geoliede machine?

Als je fysieke klachten krijgt
(vermoeidheid in je hele lijf, hoge ademhaling, slecht slapen)
Als je lontje korter wordt.
Als je steeds over Corona en aanverwante zaken blijft praten
met iedereen die je tegenkomt.
Als je minder goed voor jezelf zorgt dan anders.
Als je aandacht alle kanten op schiet.
Als je jezelf (en misschien ook wel de mensen om je heen)
geen tijd voor reflectie gunt.

Tuurlijk hou je het een hele tijd vol zo.
Overleven kun je vast als de beste.
De vraag is alleen: hoe lang? En wat kost het?

Je bent het aan jezelf en je omgeving verschuldigd om te blijven draaien. Gezond!

Keihard voor jezelf zorgen

Je zult dus keihard voor jezelf moeten zorgen. Juist nu.

Dus sta af en toe stil tijdens deze storm.
Neem een korte pauze.
Voel even hoe het met je gaat.
Wat heb je nodig om verder te kunnen?
Haal eens goed en diep adem.
Voel even je voeten op de vloer.
Geniet van een lekkere kop thee.

Zorgen voor elkaar

Als je een barstje ziet bij je collega.
Neem hem of haar dan iets uit handen.
Schenk een kop koffie in.
Geef even oprechte aandacht.
Ook als je op afstand bent.

Voor het zorgpersoneel een extra advies.
Sta met je collega’s stil wat alle media aandacht
voor jullie rol met je doet.
In positieve én in negatieve zin.

Ja, die laatste is er ook.
De eindeloze waardering legt ook druk op.
Druk om door te gaan. Flink te zijn.
Het geeft een ego boost. Nog meer adrenaline.
En daarmee nog meer risico om jezelf voorbij te lopen.
Laat je niet gek maken.

We denken aan je.
Take care.

Wil je tips hoe je voor jezelf kunt zorgen in deze tijd? Doe dan mee aan ons ZORG voor jezelf-programma. Je krijgt 30 dagen lang, elke dag tips, (fysieke) oefeningen en korte opdrachten. Die doe je op een moment dat het jou uitkomt. Klik hier voor meer informatie en opgeven.

 

Die ene vraag die alles verandert

Die ene vraag die alles verandert

 

 

Sneller resultaten boeken met samenwerken. Soms kan één vraag het verschil maken. Wij constateren dat één essentiële vraag in 9 van de 10 teams zelden of nooit gesteld wordt. Het voorbeeld uit dit blog maakt helder welke vraag dat is.

Noah praat maar door.
Over wat er allemaal anders moet op deze afdeling.
En dat hij dat al heel vaak heeft ingebracht.

Ik zie de lege blikken in de ogen van zijn collega’s.
Niemand luistert naar hem.

Ik denk terug aan de vraag die hij me stelde toen de teamsessie begon:
“wat doe je als je iets al heel vaak aangegeven hebt,
maar er wordt niks mee gedaan?”

Ik begin te snappen hoe het komt dat zijn inbreng blijft liggen.

Hij kijkt mij verwachtingsvol aan.
Alsof ik zijn lot kan veranderen.
Intussen praat hij non-stop door.
Ik word onrustig. Zijn collega’s ook zo te zien.

“Wil je weten wat je collega’s van jouw ideeën vinden?” vraag ik.
Oeps, dat kwam er iets te cynisch uit…

Hij valt stil en kijkt me vragend aan.
“Ja natuurlijk” antwoordt hij.
Het blijft weer stil.

“Misschien moet je ze dan een vraag stellen” moedig ik hem aan.
Hij lacht verlegen.
Hij wordt zichtbaar kleiner, kwetsbaarder.
Blijkbaar is het heel spannend voor hem
om zijn collega’s hun mening over zijn ideeën te vragen.
Om echt contact met ze te maken.

“Wat vinden jullie hiervan?” vraagt hij dan.
De vraag leidt tot een gesprek over de voor- en nadelen van zijn ideeën.
Hij praat niet meer. Hij luistert.
Want hij merkt dat er nu wél iets met zijn inbreng gedaan wordt.
En dat hij niet de enige is die er zo over denkt.

“He he, er is contact!” Denk ik tevreden.
Die simpele vraag: “wat vinden jullie ervan?” wordt bijna nooit gesteld.
Echt niet. Let maar eens op.
Meestal praat de inbrenger van een voorstel, mening of idee maar door.
Omdat er niet gereageerd wordt.

Vaak reageren mensen niet omdat er simpelweg niet om een reactie wordt gevraagd.

Feedback vragen is spannend

Feedback vragen op jouw inbreng is spannend.
Je neemt actief het risico dat jouw mening of idee wordt afgewezen,
of wordt aangenomen. Net zo spannend…
Door niks te vragen, kan je de illusie vasthouden dat het aan de ander ligt.
Dat jij slachtoffer bent van de onwilligheid en desinteresse van de ander.
Feedback vragen vraagt leiderschap.

Vraag jij altijd expliciet om een reactie op jouw inbreng?
Doen jouw collega’s dat?
We dagen je uit om het aan te gaan.

Je zult merken dat je veel meer voor elkaar krijgt
Naarmate je jouw team expliciet uitnodigt om te reageren.

Check ook of ze echt reageren.
Gaan ze in jouw spoor mee?
Of pakken ze gewoon hun eigen spoor weer op?

Vraag in dat geval nogmaals om een reactie op jouw idee of voorstel.

Zo simpel kan het toch niet zijn?
Jawel, zo simpel is het.

Wil je dat we jouw team helpen om met relatief weinig energie veel meer uit jullie samenwerking te halen? Klik hier voor onze visie op teamcoaching.

In ons nieuwe boek krijg je nog veel meer praktische tips zoals die in dit blog. Nieuwsgierig? Bestel het boek hier.

Hoe een flamingo zorgt voor betere samenwerking

Hoe een flamingo zorgt voor betere samenwerking

Plagend steekt er een flamingo in de lucht.
Sigrid heeft hem op een ijsstokje geplakt.
Het duurt even voordat Monique hem ziet.
“Ja, ja, ik zal het gaan afronden….” Moppert ze.

“Ja, sorry” lacht Teun. “We mochten elkaar er scherp op houden.”
“Tuurlijk, dat is ook prima. Soms moet ik even slikken, maar dat hoort er bij”
Het team kijkt Kiki nu afwachtend aan.
“Oh ja, ik moest ook een vraag stellen… Wat vinden jullie van mijn voorstel?”
Kiki krijgt applaus. Er wordt gelachen.

“Ik vind het een goed voorstel” zegt Marleen.
In de vijf minuten die volgen worden voor- en nadelen afgewogen en neemt het team een besluit.

Niet eerder deden ze dat zo snel.
Zeker niet met zoveel aandacht voor elkaar en zo to-the-point.

Dat is wel eens anders geweest.

Er waren klachten over gebrekkige binding in het team.
Teamleden vonden dat er weinig onderlinge interesse was in elkaar en elkaars expertises.
Er werd onvoldoende gebruik gemaakt van elkaars kennis en kunde.
Vergaderingen werden makkelijk afgezegd, nauwelijks voorbereid en kostten meer energie dan ze opleverden.

Het team deed, onbewust, veel om die gebrekkige binding te versterken.
Zo werd duidelijk toen wij een overleg van dit team bij woonden.

Inbreng bleef vaak ‘hangen’
Teamleden nodigden elkaar niet uit om te reageren op inbreng.
Bij gebrek aan respons op hun inbreng herhaalden ze
hun standpunt nog eens in andere woorden of harder.
Gevolg: mensen haakten af. Reageerden nog minder.
Verder werd er meer in problemen en klachten dan in oplossingen gesproken.
Niet erg uitnodigend om op aan te haken. 

Toen we onze observaties teruggaven,
werd het onmiddellijk herkend.
Teamleden realiseerden zich wat ze zelf deden
om hun eenzame gevoel in het team te versterken.
Niet alleen in een overleg,
ook in de mail, in dagelijkse 1 op 1 situaties
herkenden men het patroon terug.

Het team realiseerde zich: als je niks vraagt en niet uitnodigt, krijg je ook niks.
Als je dat wel doet, versterk je de interactie en de binding in het team.

Zo simpel?
Ja, zo simpel kan het zijn. 

Dit team besloot een eerste stap te zetten.
Ze spraken een codewoord af voor als het onwenselijke gedrag zich voordeed.
Het werd ‘flamingo’.
Eén collega ging helemaal los.
Ze toverde overal plaatjes vandaan en verspreidde die in het team.
Ze hing ze ook op in de werkruimtes.

Het levert dit team lol en hilariteit op.
En betere samenwerking.

Maar ook vragen van andere teams:
“wat betekenen die flamingo’s toch?”.

Zo begint er een olievlek-effect te ontstaan.
Want natuurlijk is dit patroon niet uniek voor alleen dit team.

Wil je verrassend simpele én doeltreffende tips om effectiever samen te werken?
Lees dan ons nieuwe boek: ‘Samenwerken voor gevorderden’.

Hoe bescheidenheid leidt tot vertraging in je team

Hoe bescheidenheid leidt tot vertraging in je team

Zit jij in een (project)team waar overleg
steeds uitloopt of onderwerpen
regelmatig naar een volgend overleg
worden geschoven?
Niet omdat de agenda te vol is
maar omdat er veel en
en lang wordt gepraat,
zonder duidelijke opbrengst.

Dan boeit het verhaal uit dit blog je vast.

Je krijgt een voorproefje uit
ons nieuwe boek
‘samenwerken voor gevorderden’.

Natuurlijk geven we je tips
om het tempo, de voortgang en de opbrengst
van een teamoverleg te helpen bevorderen.

Eindeloze discussies

“Wat heeft dit te maken met ons agendapunt?”
vraagt Maria onzeker.
Ze vangt de blik van Peter.
“Niks” zegt hij.
“we zijn weer eens afgedwaald”

Maar niemand hoort wat ze zeggen.
De drie collega’s die in discussie zijn
praten gepassioneerd door.

Peter waagt nog een poging:
“Zullen we weer even teruggaan naar het agendapunt?”

Dit keer wordt wel gereageerd,
Maar niet zoals gewenst:
“Ja, maar dit is ook belangrijk” zegt Heleen.
Twee teamleden knikken.
En ze gaan weer verder met hun discussie.

Maria en Peter trekken hun schouders op naar elkaar alsof ze zeggen:
“laat maar zitten, we hebben het geprobeerd.”

Arnold zit intussen op zijn mobiel te typen, zoals altijd tijdens een vergadering.

Ook Maria laat haar gedachten afdwalen.

Als ze de vergaderruimte uitlopen,
vraagt ze zich voor de zoveelste keer af
wat het nut van deze vergaderingen eigenlijk is.
Zoveel urgente onderwerpen worden
met het grootste gemak doorgeschoven
naar de volgende keer.
Beschamend is het eigenlijk.

Zo ligt er een jaarplanning die
nog niet voor de helft af is.
Niemand lijkt daarmee te zitten.

Serieus probleem

Het voorbeeld herken je misschien wel.
Wij zien het in ieder geval wekelijks.

Steeds zien we dezelfde ongeschreven regels:

  • Er mag hier lang gepraat worden zonder dat iemand stuurt op de opbrengst.
  • Je mag hier van de agenda afwijken.
  • Als iemand zegt ‘het is belangrijk’, gaan we gewoon door met praten.

Wat we ook vaak zien
is teams die proberen tot oplossingen te komen,
maar in plaats daarvan
steeds het probleem blijven herhalen.
Steeds in andere bewoordingen
of een andere invalshoek.

Maar ze blijven hangen.
Heel frustrerend.
Teams hebben dat zelf niet eens door.
Let maar eens op hoe vaak je dit ziet gebeuren.

Halve interventies

Wat we in dit verhaal zien gebeuren,
gebeurt in de beste teams ook:
teamleden die zich ergeren aan patronen
proberen het tij te keren,
en doen dat met halve interventies.

Die werken niet.
Zeker niet in een kippenhok
vol pratende teamleden.

Als je serieus genomen wil worden
in een hectisch, chaotisch overleg,
stel dan geen vragen,
maar doe een voorstel.
Wees vooral niet te bescheiden.

Dus geen vragen.
Geen verklein woorden en
niet teveel woorden

Dus niet zo:
“Misschien kunnen we…?”
“Zullen we…?”
“Is het een idee dat…?”

Maar zo:
“Ik stel voor dat……Wat vinden jullie daarvan?”
“Ik heb een voorstel. Willen jullie het horen?”

Teaminterventies met impact

Kies het goede moment uit.
En nee, niet wachten tot iedereen stil is.

Het goede moment is
wanneer jij begint af te haken.

Zeg kort en helder wat je te zeggen hebt.
Doe een voorstel en
vraag om een reactie.
En daarna blijf je stil.

Klinkt simpel toch?
Is het ook.

Tegelijkertijd kan het ook spannend zijn
om zo duidelijk te gaan staan
voor wat je wil.

Dat is waarom veel mensen
voorstellen verpakken in een vraag.

Dan klinkt het aardiger.
Klopt, maar de kans dat het niet
Aankomt is vele malen groter.

Go all the way.
Dan heb je echt invloed.
Je team zal je dankbaar zijn.

Samenwerken op afstand

Samenwerken op afstand

“Komt ze weer niet over de brug! Dat stomme wijf houdt zich nooit aan de afspraken. Zo kan ik toch niet werken!”

Zo scheldt Maria een tijdje door achter haar laptop.
De laptop voelt niets en zegt niks terug.
Dus ze kan lekker los.

Maria is nu een half jaar bezig met haar project.
Ze werkt samen met drie Belgische, één Nederlandse en twee Amerikaanse collega’s. De Amerikaanse collega’s zijn in dienst bij haar opdrachtgever. Maria is projectleider.

Door de cultuurverschillen en machtsverhoudingen
is het een bijzonder ingewikkeld project.

De afstand maakt het pas écht ingewikkeld.
Zeker omdat twee collega’s zich niet aan afspraken houden.
Maria krijgt er geen vat op.
Bij projecten in Nederland heeft ze daar minder last van.

Ze ligt er van wakker. Want haar opdrachtgever klopt bij haar aan
als de deadline gemist wordt of wanneer de kwaliteit niet naar behoren is.

Mensen die op afstand van hun teamleden werken
komen regelmatig vergelijkbaar gedoe tegen.

Op afstand samenwerken is namelijk niet zo eenvoudig.
Dat kan overigens ook in eigen land. Steeds meer mensen werken thuis of in andere gebouwen, terwijl ze moeten samenwerken met hun teamleden.

Samenwerken op afstand is om verschillende redenen niet altijd effectief.

Fysieke afstand maakt dat mensen
minder makkelijk invloed hebben op elkaar.

Daarvoor is tenminste één simpele reden te geven:
als we elkaar aardig vinden, dan laten we ons makkelijker beïnvloeden. We vertrouwen elkaar makkelijker,
vragen makkelijker om hulp en bieden sneller hulp.

Wat blijkt uit onderzoek van Becker?
We werken liever en vaker samen met de mensen die fysiek dichterbij ons zijn dan met de mensen die fysiek meer op afstand staan.

Ook Festinger toonde in zijn beroemde onderzoek aan
dat we positiever oordelen over mensen die we vaker fysiek tegenkomen. Hoe dichterbij, hoe vaker we de ander tegenkomen.

Deze relatie is al zichtbaar bij mensen die zich
op verschillende verdiepingen van een gebouw bevinden.

Het werkt overigens maar tot 30-50 meter.
Daarna maakt het niet meer uit hoe ver weg iemand zit.
50 m of 25 km maakt geen verschil.

Wat doe we met mensen op afstand?
We zijn geneigd mensen op afstand een beetje te ‘ontmenselijken’.
We oordelen sneller over de ander en zijn minder genuanceerd in ons oordeel.

Zo zal de scheldkanonnade van Maria
De relatie met haar collega niet ten goede komen,
ook al scheldt ze tegen een PC.

Hoe zorg je toch voor een vruchtbare samenwerking op afstand? Ben Tiggelaar zette een aantal handige tips op een rij.

Eén tip gaf hij niet, die toch erg belangrijk blijkt:
Organiseer regelmatig live bijeenkomsten.

Live contact blijkt nog altijd de meest effectieve vorm van contact. Waarom? Omdat we alleen in het live contact in staat zijn elkaar écht goed te begrijpen. We kunnen de non-verbale reacties van iemand zien. Er is minder ruis.

Uit onderzoek blijkt dat we zelfs elkaars fysiologische toestand waarnemen. Ga jij rustig ademhalen in een verhitte discussie.
Dan is de kans groot dat je gesprekspartner die ademhaling overneemt.

We lezen elkaar dus niet alleen door te observeren,
maar ook door te voelen.

Bovendien zorgt live contact er ook voor dat we de tijd nemen
om de ander te leren kennen. En dat is weer nodig om elkaar te kunnen vertrouwen en om een genuanceerd oordeel over elkaar te hebben.

Hoe je dat organiseert en wat haalbaar is
hangt af van jullie dagelijkse werkelijkheid.

Een klant van ons bedacht iets heel simpels.
Hoewel ze in hetzelfde land en zelfs in hetzelfde gebouw werkte,
was er toch afstand tussen de afdelingen die fysiek verder uit elkaar lagen. De verschillende afdelingen besloten (onder andere)
een koffie moment in te lassen elke dag om 10 uur.

Collega’s sporen elkaar aan om te komen.
Als je niet komt, geen ramp. Als je nooit komt, dan krijg je het te horen. De toegenomen nabijheid, maakt dat ze minder snel oordelen naar elkaar, en elkaar meer (aan)spreken.

Daardoor is er minder ruis, gedoe en ergernis.
De energie die daaraan verloren ging
kunnen ze nu in andere zaken steken.

Als je voor een internationale organisatie werkt,
is het slim om beleid te maken op samenwerken op afstand,
waarin je expliciet aandacht hebt voor de wijze waarop je wilt werken
aan vertrouwen binnen dit soort relaties.

Investeer in teambijeenkomsten voor teams op afstand.
Niet jaarlijks, maar minstens half jaarlijks.

Die investering verdien je vanzelf weer terug
door de toegenomen efficiëntie en kwaliteit.

Annemieke Figee en Léonie van Rijn zijn beide psycholoog met een passie voor groepsdynamiek. Ze coachen organisaties bij gedrags- en cultuurverandering. Ze schreven drie boeken: ‘groepsdruk’ kwam uit in 2015. In september 2017 publiceerden zij ‘ongeschreven regels’ waarin ze praktische tips geven om patronen in groepen te veranderen. In december 2019 verscheen ‘samenwerken voor gevorderden’, voor iedereen die van elke samenwerking een succes wil maken. De boeken kun je hier bestellen. 

In de programma’s van Firijn voor managers en teamcoaches 

leer je hoe je de kracht in teams kunt ontgrendelen,

met slimme, speelse en luie interventies
waar teams van in beweging komen.

Nieuwsgierig? Klik hier.

Wil je jouw team laten coachen door ons? Klik hier