Leidinggeven in rouw

Leidinggeven in rouw

by | Jan 15, 2025 | Ongeschreven regels, Opvang en nazorg, Psychologische veiligheid, teamcultuur, Veiligheid in teams

De telefoon gaat.
Ik neem op.
Achter me weet ik acht teamleden die in spanning afwachten.

Slecht nieuws

“Het is niet goed” zegt hij.
“Ze heeft de operatie niet overleefd.
Ik bel je morgen terug over de uitvaart.”
“Oké, sterkte” zeg ik.
We hangen op.
Dan haal ik even diep adem.
Ik heb slecht nieuws te brengen aan het team.

Dan draai ik me om en breng de boodschap.
De stilte is oorverdovend.
Verslagenheid, een traan over een wang.
We nemen de tijd met elkaar.

Mijn collega leidinggevende Karin loopt langs en blikt naar binnen.
Ze snapt onmiddellijk wat er aan de hand is.
“Ik regel het wel, geef jullie lijsten maar.”
Ik sta op en pak de lijsten.

Langzaam zakt de eerste verbijstering in het team.
De eerste gesprekken komen op gang.
De tranen rollen.
Ze werkte al zo lang in dit team.
Hoe dan?

Blind vertrouwen

“Hoe moeten we nu gaan werken” vraagt Dick.
“Dat hoeven jullie niet” zeg ik.
“Maar de cliënten dan?”
“Dat heeft Karin geregeld” zeg ik.
Ik vertrouw volledig op mijn collega.

Met het team zijn we nog zo’n twee uur bij elkaar.
Er wordt gepraat, gehuild en soms even gelachen.
Dan stapt iedereen op en vertrekt naar huis.
Morgen zien we elkaar weer.

Echte collega’s

En ik?
Ik loop naar Karin.

Ik plof op een stoel.
En zucht eens diep.
Ook bij mij zitten de tranen hoog.
“Dank je wel” zeg ik.
“Wat fijn dat je zonder dat ik iets
hoefde te vragen aan de slag ging.”

“Daar zijn collega’s toch voor?!” zegt ze.
Dan stromen bij mij de tranen over mijn wangen.
Karin legt haar hand op mijn rug.

Steun ervaren

Ze heeft zo gelijk.
En toch voel je je als leidinggevende zo vaak alleen.
Je hoort niet echt bij de teams waar je leiding aan geeft.
En het managementteam waar je deel van uitmaakt is niet
altijd de warme basis die je zou wensen.
Dan is het zo fijn als er een of meerdere collega’s zijn
waarbij je vanzelfsprekend verbinding voelt.
Waar je altijd terecht kunt en steun ervaart.
Met je vragen, je onzekerheden, je twijfels en je emoties.
Ik gun iedere leidinggevende een Karin.

 

 

 

 

In ons programma Leidinggeven aan teams, leer je eigenaarschap in teams te vergroten.

Een versplinterd MT

Een versplinterd MT

by | dec 18, 2024 | Feedback, Patronen doorbreken, Resultaatgericht samenwerken, teamcultuur, Teaminterventies

 

Bij de intake met de directeur begreep ik al
dat er twee subgroepen waren in dit managementteam.
Twee duo’s en een trio, allemaal nog werkzaam op hun ‘eigen oude locatie’.
Ze zijn intussen al een aantal jaar gefuseerd,
in de praktijk is daar nog weinig van te merken.

De spanning in het team direct voelbaar

Hoewel ik de stoelen in een mooie kring gezet had,
Ontstaat, zodra iedereen zit, in de ruimte een driedeling van koppeltjes.

Ik heb mezelf nog niet eens voorgesteld maar ik kan het niet laten er alvast iets over te merken.
“Is dit exemplarisch voor wat er speelt?” grap ik.
Men kijkt onzeker rond, schuift de stoelen weer wat dichter in de kring,
maar niemand lacht.

Ai, awkward.

Conflicten bespreken: de olifant in de kamer benoemen

Na het inchecken zet ik een olifant in de ruimte
en vraag de teamleden om alle olifanten in de kamer op te schrijven
en bij de olifant neer te leggen.

Al snel is de olifant omringd met gevouwen briefjes.
We lopen ze samen langs.

Dan vraag ik hen te gaan staan bij de olifant
die volgens hen nu het meest in de weg zit.

De meeste teamleden gaan staan bij het briefje met de tekst
‘Een conflict tussen twee collega’s uit deze groep.’
“Kijk eens rond”, zeg ik.
“Welke vragen hebben jullie aan elkaar?”
“Nou” begint Aischa. “Ik ben benieuwd hoe de rest kijkt naar het conflict dat speelt. Ik weet dat wij er in ieder geval echt last van hebben.”
Ze wijst naar de collega naast haar, van dezelfde vestiging.
“Ja, ik denk wel dat het opgelost moet worden” beaamt Marieke.

“En over wie gaat dit?” vraag ik.
“Nou, ik denk over mij en over Teun.” zegt Tanja.
Teun knikt bevestigend.

Tijd om het uit te spreken

“Het wordt inderdaad tijd om dit eens goed uit te praten” zegt Teun.
“Er is tussen ons het nodige gebeurd naar aanleiding van een incident
en we hebben elkaar nooit opgezocht om dat goed uit te praten.”
“Nou, daar ben ik het niet mee eens” reageert Tanja nu fel.
“Ik heb verschillende keren geprobeerd er met jou uit te komen
maar iedere keer had je een andere smoes om niet met mij in gesprek te gaan.”
Vervolgens gaat ze los. Het ene na het andere voorbeeld wordt uitgekauwd.
Teun reageert daarop en binnen een paar minuten hebben ze zich samen vastgebeten in waarheidsvinding.

Samen bewegen naar oplossingen

Ik kijk rond.
Is dit werkelijk van twee mensen vraag ik me af.
De rest van het team is opvallend stil terwijl deze twee
elkaar aan het overtuigen zijn van hun eigen gelijk.
Non-verbaal doen ze echter volop mee,
door mee te knikken als de collega van hun vestiging aan het woord is
en argwanend te kijken zodra de collega van de andere vestiging praat.

De collega’s van de derde vestiging zitten er verslagen bij.
De directeur kijkt mij wanhopig aan.

“Ik ga jullie even stoppen” zeg ik tegen Teun en Tanja.

Het valt me op dat er twee mensen bekvechten terwijl de rest toekijkt.
“Van wie is dit conflict?” vraag ik.

Het valt even stil.

Dan zegt de directeur: “van hen allemaal.”
“Oh en niet van jou zeker!” snauwt Aicha hem toe.

“Hoe heeft ieder van jullie eraan bijgedragen
dat dit conflict ontstond en zo lang kon blijven bestaan?”

“Door coalities te smeden” antwoordt Anoek.
“Wil je eens toetsen wie dat herkent?” vraag ik.
“Euh ja, wie herkent dat?” vraagt ze nu aan haar collega’s.
Er gaan meerdere handen omhoog.

Er lijkt iets van collectiviteit te ontstaan.
Hoog tijd voor wat beweging na al die zwaarte.

In tweetallen gaan teamleden wandelen.
Samen reflecteren ze op een aantal vragen.

  • Welk gedrag laten we allemaal zien rondom dit conflict? Laten we dat gedrag vaker zien? Wat is het effect op wat we samen willen bereiken?
  • Wat is mijn specifieke aandeel in het huidige conflict en het feit dat het al zo lang duurt?
  • Wat heb ik te doen en te laten om tot een oplossing te komen?

Als ze terugkomen is meer energie voelbaar in het team.
Er worden grapjes gemaakt.
In de nabespreking ontstaat steeds meer bewustzijn
van de patronen die spelen in dit team en ieders aandeel daarin.

De kop is eraf.

In ons programma Leidinggeven aan teams, leer je eigenaarschap in teams te vergroten.
Teamcoaching is niet altijd zonder gevolgen

Teamcoaching is niet altijd zonder gevolgen

by | mrt 13, 2024 | Patronen doorbreken, teamcultuur, Teaminterventies, Werkdruk

 

Ik heb een overleg met onze opdrachtgever, het clusterhoofd, en de leidinggevenden van de afdeling die wij begeleiden bij een urgente verandering.

 “Wij hebben ook nog wel een puntje van orde dat we willen inbrengen…” zegt één van de leidinggevenden.

Zo klein en voorzichtig als het geformuleerd is, voelt het juist als iets groots.

 

“We komen nu echt op een kritiek punt qua personeelsbezetting.”

“Oh, vertel?” zegt het clusterhoofd. “Zijn daar nieuwe ontwikkelingen?”

 

Onvoorziene gevolgen

 

“Nou, na de eerste dag met Firijn heeft Maria zich ziekgemeld

en Reggie diende na die dag zijn ontslag in.”

“Oei, dat is niet zo best.” reageert Eveline, het clusterhoofd.

“En nu?” voegt ze eraan toe. Ze laat de leidinggevenden nog even zweten.

Neemt nog geen apen op haar schouder.

 

“Ja, we weten het ook niet zo goed…

Die geplande tweedaagse voor vier teams levert brengt ons wel extra in de problemen.

De werkdruk is al zo hoog!”

 

“Wat stel je nu eigenlijk voor?” vraagt Eveline enigszins geïrriteerd.

 

Schuiven met teamsessies

 

“We weten dat het kort dag is, maar misschien moeten we toch overwegen

de teamsessies door te schuiven?”

 

“Wat vind jij daarvan?” vraagt Eveline nu aan mij.

 

“Nou, los van wat ik ervan vind wil ik jullie vragen

na te denken over de consequenties van de scenario’s die nu voorliggen.

Jullie schetsen wat er mogelijk gebeurt als de sessies door worden geschoven.

Jullie vrezen dat er dan nog meer mensen omvallen of vertrekken, klopt dat?”

 

“Ja dat klopt. Ik denk dat dit een reëel gevaar is.” zegt Yasmine, één van de leidinggevenden.

 

“Ja, dat denk ik ook.” bevestig ik.

 

De scenario’s afwegen

 

“Hou er rekening mee dat er in alle scenario’s mensen vertrekken

of net het laatste duwtje krijgen waardoor ze zich ziekmelden.

Als jullie de teamsessies verplaatsen en dus voorlopig niks doen

om de sfeer en samenwerking te verbeteren,

gaan er mensen vertrekken.

Als jullie de teamsessies wél door laten gaan,

gaan er ook mensen vertrekken of omvallen.

Eens?” vraag ik.

 

“Ja, ik ben bang dat je gelijk hebt.” zegt Yasmine.

 

“De vraag is nu” vervolg ik “Wie zal er in welk scenario vertrekken?”

“Nou dat kan ik wel raden.” zegt het Eveline.

“Als we niks doen, vertrekken juist de mensen die we willen behouden.”

 

Ik vul aan: “Onze ervaring is dat teamcoaching ertoe leidt

dat de juiste mensen onder druk komen te staan.

Heel vervelend gezegd vertrekken dan vaak de mensen die je goed kunt missen.

Op langere termijn knapt het team er meestal enorm van op.

Maar op korte termijn levert kan dat natuurlijk een groter probleem in de bezetting opleveren.

Zijn jullie bereid dat te accepteren als consequentie van dit traject?”

 

“Tja, als je het zo zegt dan hebben we gewoon geen keus.

We hebben dit aan te gaan.” zegt Yasmine.

Misha, de andere leidinggevende, is nog even stil.

“En wij dan?

Wij moeten ook aan onze gezondheid denken.

Voor ons wordt het ook steeds zwaarder.”

 

Onvoorwaardelijke steun

 

“Wat hebben jullie van mij nodig?” vraagt Eveline.

“En van HR?”

“We hebben jullie steun nodig.” zegt Yasmine.

“Die hebben jullie onvoorwaardelijk.” zegt Eveline meteen.

“We staan voortdurend naast en achter jullie de komende tijd.”

 

“Ook als de pleuris uitbreekt?” vraag ik.

“Juist als de pleuris uitbreekt!” zegt Eveline.

 

Overgaan tot actie

 

“Het klinkt ook alsof we naar prioriteiten

en werkverdeling moeten kijken.” gaat Eveline verder.

“Ik stel voor dat we maandag met elkaar gaan zitten om te kijken welk werk jullie voorlopig laten liggen en hoe we dat naar de rest van de organisatie kunnen managen.”

 

“Heel fijn!” verzucht Misha.

“Dat moet echt.”

 

Het voelt alsof we nu echt alle handen op elkaar hebben

om het traject tot een succes te gaan maken.

 

Als de teamcultuur niet past bij de opdracht

Als de teamcultuur niet past bij de opdracht

by | apr 12, 2023 | Luie teamcoaching, Ongeschreven regels, Patronen doorbreken, teamcultuur, Teaminterventies, Teamklimaat, Veiligheid in teams

“Ik geloof dat ik niet zo goed snap wat je bedoelt met die assen.
Kun je dat nog een keer uitleggen?”
Een aantal van haar collega’s knikken driftig mee.
De rest kijkt wat glazig voor zich uit.
Maar lijkt ook niet direct te snappen wat ik bedoel.

Misschien ben ik wat te vaag gebleven bedenk ik me.
Dus leg ik, deze keer concreter, uit hoe het model precies bedoeld is.

We zijn aan het werk met een team in de zorg.
Een heel divers, multidisciplinair team,
stuk voor stuk professionals in hun vak.
Ze hebben elkaar nodig om hun vakgebied
te versterken en de zorg voor hun patiënten te optimaliseren.

Kritische vragen

We hebben dit team uitgenodigd om in het model
een plek te kiezen die past bij de cultuur van dit team,
maar ze blijven vragen stellen.
Voordat ik m’n uitleg half af heb wordt de volgende vraag alweer gesteld.

M’n alarmbellen gaan nu langzamerhand rinkelen.
Blijkbaar is dit een patroon van dit team.

Ze willen eerst van de hoed en de rand weten voordat ze aan de slag gaan.
Dus stellen ze allerlei vragen.
Vragen die we in de meeste teams niet krijgen.
En die we op deze plek niet verwachten.

Teamcultuur

Dit patroon zien we vooral in wat wij een ‘doe-maar-gewoon-team noemen’
De ene keer omdat het team alles heel precies wil weten,
want precisie hebben ze hoog in het vaandel staan.
De andere keer omdat ze liever niet uit hun comfortzone gaan door in beweging te komen.
Want ze houden liever alles zoals het was.

Verandering of ‘anders dan anders’, daar zijn doe-maar-gewoon-teams niet zo van.

Doe-maar-gewoon teams zijn taakgericht en houden zich in de regel met interne zaken bezig.
Denk aan een financiële administratie of een ondersteunende ICT dienst.

Als we het team eindelijk verleid hebben te gaan staan,
Bevestigen ze onze eerste indrukken: verassend veel mensen staan in het doe-maar-gewoon kwadrant.

Past de cultuur bij de opdracht van het team?

Dit is echter een team in de zorg.
Een team dat met meerdere disciplines werkt met en voor patiënten.
Dus daar verwachten we geen doe-maar-gewoon cultuur met een interne oriëntatie.
Wij zouden eerder het tegenovergestelde verwachten.

We vragen de teamleden eens rond te kijken.
En elkaar te bevragen.

Cylla trapt af.
“Eigenlijk best bijzonder. We denken allemaal dat we erg gericht zijn
op de patiënt en toch staan we met z’n allen aan de interne kant van dit model.
Dus als team zijn we helemaal niet zo extern gericht.
Zijn we misschien wel minder met de patiënt bezig dan we zouden willen of moeten.”

“Dat herken ik wel” gaat Joya verder.

“We zijn veel meer bezig met al die eilandjes in ons team
dan met onze patiënten.
Tenminste daar lijken we ons veel drukker om te maken.
Daar besteden we in ieder geval meer tijd aan.
In ons overleg en ook bij de koffieautomaat.”

De eerste ongeschreven regels worden helder

“Ja” gaat Joris verder “En het is hier ook toegestaan
om een poli af te zeggen omdat je aan een project moet werken.
Ongeacht wat dit voor de patiënt betekent.”

“Ja, idioot eigenlijk als je dat zo hardop zegt” lacht Joya.

Als ik vervolgens vraag waar ze wel wat meer van zouden
kunnen of willen gebruiken dan schuift het team,
zoals verwacht, naar extern gericht op: een combinatie van de hart & ziel en cowboy-cultuur.
Op inhoud willen ze wel graag de zorgvuldigheid koesteren die past bij hun huidige cultuur.

“We zouden wel wat directer kunnen zijn.
We zijn nu vaak wel erg voorzichtig met elkaar.
We wegen onze woorden heel zorgvuldig.
Daar schieten we wel eens in door.
Dat zou wel ietsje minder kunnen.” zegt Maria.

“Wil je dat eens toetsen bij je collega’s? vragen we.
“Wie is het daarmee eens?” toetst Maria.
Er gaan veel enthousiaste handen omhoog.

Die van Ruud gaat slechts half omhoog.
“Maar het hoeft wat mij betreft ook weer niet te bot
en te direct te worden. Die zorgvuldigheid en vriendelijkheid
vind ik ook waardevol.” zegt hij aarzelend.

We besluiten om dit team met het spel der ongeschreven regels te laten werken,
om scherper te krijgen waar ze als team concreet mee aan de slag kunnen en samen voor willen gaan.

Je kunt misschien wel raden welke
ongeschreven regel ze allemaal graag wilden veranderen.