Blog - Firijn

Niet poepen op het schoolplein

by Annemieke en Léonie | apr 16, 2024 | Grensoverschrijdend gedrag, Patronen doorbreken, Teaminterventies

“Maar heb je het dan niet aan het secretariaat gevraagd?”
vraagt de zorg coördinator verbouwereerd.
“Nee, dat lukte niet want ze waren al naar huis.
Dus toen is het blijven liggen.
Ik dacht dat het secretariaat het na het weekend wel op zou pakken,
maar dat is dus niet gebeurd” zegt Cyril.

We zitten bij een schooloverleg, waar we aanschuiven
om een indruk te krijgen van de samenwerkingspatronen.
Het begint gelijk interessant.

Voor alles een regel

“Misschien moeten we een regel maken voor hoe we
ermee omgaan als het secretariaat er niet meer is” oppert Peter.
“Nou, dat lijkt me een goed idee” zegt Cyril.
“Dan hebben we de volgende keer dit soort misverstanden niet meer.”

Later spreken we de zorg coördinator, Martin.
Hij is witheet.
“Ik word er helemaal gek van!
Iedereen kan toch bedenken dat je niet zomaar iets
last minute moet dumpen op het bureau van het secretariaat
en dan verwachten dat het vanzelf opgepakt wordt?!
Ze was notabene een lang weekend weg.
Dan check je dat toch? Het staat gewoon op het rooster!
Moeten we dan alles uitspellen?!”

“Wat doen jouw collega’s steeds als er iets niet goed gaat?” vraag ik.
Daar hoeft Martin niet lang over na te denken.
“Ze bedenken een nieuwe regel.”
“Zag je het gebeuren?” vraag ik.
“Ze willen echt alles dichttimmeren met regels en afspraken.
We maken toch ook geen regel die zegt
dat je niet mag poepen op het schoolplein?!”
Je kunt ook zelf nadenken, toch?!”

De directeur, die er tot nu toe luisterend bij zit,
schiet hard in de lach.
Martin vindt het niet grappig meer.
Hij kijkt scherp naar de directeur, Tessa.
Alsof hij zegt: “doe eens wat!”

Winst van nieuwe regels

“Wat is de winst van steeds een nieuwe regel bedenken?” vraag ik.
Ik kijk Tessa, de directeur aan.
“Euh, nou misschien omdat je dan misschien niet aanspreekbaar bent?” aarzelt ze.
“Bedoel je: als we steeds nieuwe regels bedenken,
hoeven we het niet te hebben over ons gedrag?” vraagt Martin.
“Ja, precies” zegt Tessa.
“En wat moeten wij daar volgens jou dan aan doen?” vraagt Martin.

“Hmmm”, zeg ik tegen Martin.
“Klinkt alsof jij het antwoord wel weet op die vraag,
maar aarzelt om het te zeggen.”

Verwachting uitspreken

“Ja, nou dat is misschien wel zo” zegt Martin voorzichtig.
“Ik denk ook dat er te weinig aangesproken wordt.”
“Dat ben ik helemaal met je eens!” beaamt Tessa.
Ze kijkt tevreden voor zich uit.

Martin zit er nu bedremmeld bij.

“Tessa, ik zou even checken wat Martin precies bedoelt” hint ik.
“Euh, je doelt toch op onze aanspreekcultuur?”
“Ja, ook” zegt Martin,
“maar ook op jouw rol daarin.
Kees, Cyril en Tanja houden zich stelselmatig niet aan afspraken
en leggen altijd de schuld buiten zichzelf.”
“Ja, dat weet ik toch.
Ik voer ook regelmatig coachgesprekken met hen.” geeft Tessa aan.

“Ja, maar spreek je hen ook echt stevig aan?” vraagt Martin.
Hij is zichtbaar gespannen.
“Maar dat is toch allereerst een taak voor de collega’s?” zegt Tessa opnieuw.

“Ja, maar die doen dat ook!” zegt Martin.
“Maar die gasten zijn niet aanspreekbaar.
Dat heb ik al vaker gezegd.”

Klaar met coachen

Ik zet ‘m maar even op scherp.
“Wat verwacht je nu concreet van je directeur, Martin?”
En tegen de directeur: “Mag hij het even ongecensureerd formuleren?”
“Nou, graag zelfs” zegt Tessa.
“Nou, oké” zegt Martin
“ik vind dat jij je rol als directeur moet pakken
en moet zorgen dat zij niet meer wegkomen met dit gedrag.
Ik vind dat je dat teveel bij het team legt.
Jij bent de directeur.
De tijd van coachen is ook een keer klaar.
Bovendien, de mensen die zich wél aan afspraken houden,
krijgen minder ‘coachtijd’ dan deze mensen.
Ik vind dat een raar signaal.”

Even blijft het stil.

Feedback laten landen

Martin kijkt geschrokken naar Tessa,
met zijn blik checkend hoe deze boodschap gevallen is.

Tessa bedankt Martin voor zijn eerlijkheid
en spreekt af er de volgende ochtend op terug te komen.
Ze moet het even laten bezinken.

Mooi, denk ik.
Dat is een teken dat ze de feedback heel serieus neemt.

De volgende ochtend bedankt ze Martin nogmaals.
“Ik heb niet geslapen vannacht.
Ik vond het confronterend maar ook heel waardevol.
Ik heb wat te doen.
Voordat ze straks echt gaan poepen op het schoolplein.”

Teamcoaching is niet altijd zonder gevolgen

by Annemieke en Léonie | mrt 13, 2024 | Patronen doorbreken, teamcultuur, Teaminterventies, Werkdruk

Ik heb een overleg met onze opdrachtgever, het clusterhoofd, en de leidinggevenden van de afdeling die wij begeleiden bij een urgente verandering.

“Wij hebben ook nog wel een puntje van orde dat we willen inbrengen…” zegt één van de leidinggevenden.

Zo klein en voorzichtig als het geformuleerd is, voelt het juist als iets groots.

“We komen nu echt op een kritiek punt qua personeelsbezetting.”

“Oh, vertel?” zegt het clusterhoofd. “Zijn daar nieuwe ontwikkelingen?”

Onvoorziene gevolgen

“Nou, na de eerste dag met Firijn heeft Maria zich ziekgemeld

en Reggie diende na die dag zijn ontslag in.”

“Oei, dat is niet zo best.” reageert Eveline, het clusterhoofd.

“En nu?” voegt ze eraan toe. Ze laat de leidinggevenden nog even zweten.

Neemt nog geen apen op haar schouder.

“Ja, we weten het ook niet zo goed…

Die geplande tweedaagse voor vier teams levert brengt ons wel extra in de problemen.

De werkdruk is al zo hoog!”

“Wat stel je nu eigenlijk voor?” vraagt Eveline enigszins geïrriteerd.

Schuiven met teamsessies

“We weten dat het kort dag is, maar misschien moeten we toch overwegen

de teamsessies door te schuiven?”

“Wat vind jij daarvan?” vraagt Eveline nu aan mij.

“Nou, los van wat ik ervan vind wil ik jullie vragen

na te denken over de consequenties van de scenario’s die nu voorliggen.

Jullie schetsen wat er mogelijk gebeurt als de sessies door worden geschoven.

Jullie vrezen dat er dan nog meer mensen omvallen of vertrekken, klopt dat?”

“Ja dat klopt. Ik denk dat dit een reëel gevaar is.” zegt Yasmine, één van de leidinggevenden.

“Ja, dat denk ik ook.” bevestig ik.

De scenario’s afwegen

“Hou er rekening mee dat er in alle scenario’s mensen vertrekken

of net het laatste duwtje krijgen waardoor ze zich ziekmelden.

Als jullie de teamsessies verplaatsen en dus voorlopig niks doen

om de sfeer en samenwerking te verbeteren,

gaan er mensen vertrekken.

Als jullie de teamsessies wél door laten gaan,

gaan er ook mensen vertrekken of omvallen.

Eens?” vraag ik.

“Ja, ik ben bang dat je gelijk hebt.” zegt Yasmine.

“De vraag is nu” vervolg ik “Wie zal er in welk scenario vertrekken?”

“Nou dat kan ik wel raden.” zegt het Eveline.

“Als we niks doen, vertrekken juist de mensen die we willen behouden.”

Ik vul aan: “Onze ervaring is dat teamcoaching ertoe leidt

dat de juiste mensen onder druk komen te staan.

Heel vervelend gezegd vertrekken dan vaak de mensen die je goed kunt missen.

Op langere termijn knapt het team er meestal enorm van op.

Maar op korte termijn levert kan dat natuurlijk een groter probleem in de bezetting opleveren.

Zijn jullie bereid dat te accepteren als consequentie van dit traject?”

“Tja, als je het zo zegt dan hebben we gewoon geen keus.

We hebben dit aan te gaan.” zegt Yasmine.

Misha, de andere leidinggevende, is nog even stil.

“En wij dan?

Wij moeten ook aan onze gezondheid denken.

Voor ons wordt het ook steeds zwaarder.”

Onvoorwaardelijke steun

“Wat hebben jullie van mij nodig?” vraagt Eveline.

“En van HR?”

“We hebben jullie steun nodig.” zegt Yasmine.

“Die hebben jullie onvoorwaardelijk.” zegt Eveline meteen.

“We staan voortdurend naast en achter jullie de komende tijd.”

“Ook als de pleuris uitbreekt?” vraag ik.

“Juist als de pleuris uitbreekt!” zegt Eveline.

Overgaan tot actie

“Het klinkt ook alsof we naar prioriteiten

en werkverdeling moeten kijken.” gaat Eveline verder.

“Ik stel voor dat we maandag met elkaar gaan zitten om te kijken welk werk jullie voorlopig laten liggen en hoe we dat naar de rest van de organisatie kunnen managen.”

“Heel fijn!” verzucht Misha.

“Dat moet echt.”

Het voelt alsof we nu echt alle handen op elkaar hebben

om het traject tot een succes te gaan maken.

Generatiegedoe

by Annemieke en Léonie | feb 11, 2024 | Patronen doorbreken, Teaminterventies

“Jullie geven ons steeds het gevoel dat het vroeger beter was dan nu
en daarmee voelt het alsof wij het dus niet goed doen.”
Ze krijgt veel knikkende hoofden ter bevestiging.

Zo scherp is het nog niet eerder uitgesproken.

De jonge garde staat aan één kant van de zaal. De oude aan de andere kant.
Sommige van hen zijn er al vanaf eind jaren 80 van de vorige eeuw.

De mensen van de jonge garde zijn bijna allemaal de laatste 3 jaar komen werken.
Veel van hen zijn ook weer vertrokken,
tot grote frustratie van de mensen die al zo lang loyaal zijn aan deze werkplek
en het enorm belangrijke werk dat er gedaan wordt.

Generatie-eilanden

Al de hele ochtend gaat het in dit team over ‘de eilandencultuur’.
Daarover zijn ze het blijkbaar heel erg eens in dit team.

“Zullen we die eilanden maar eens in beeld brengen?” vragen wij.
“Welke eilanden zijn er allemaal?”
Er ontstaan drie eilanden in de ruimte: oude garde, jonge garde en ‘de leiding’.

Ze doen op elk eiland een rondje omgekeerd roddelen:
Welke aannames en oordelen denken wij dat er over ons leven bij de twee andere eilanden?
We vragen hen om deze op te schrijven.

Dat hoeven we geen twee keer te vragen.
Ze gaan los.

Aannames toetsen

Ieder eiland toets in eerste instantie één aanname.

De oude garde start met een vraag aan de jonge garde.
“Vinden jullie dat wij jullie niet serieus genoeg nemen?”

Na een korte aarzeling, treedt Alex als eerste naar voren.
“Nou, ik ervaar dat eerlijk gezegd niet bij ieder van jullie.”
Hij illustreert zijn feedback met een voorbeeld uit de praktijk.
Twee mensen uit de jonge garde vullen aan.
Nog twee mensen knikken tijdens de inbreng bevestigend.
De rest blijft voorlopig stil.

Wij kijken nieuwsgierig rond of iemand van de oude garde
de logische vervolgvragen durft te stellen:
“Wie ervaart dat nog meer?”
“Ervaar je dat ik jullie niet altijd serieus neem?”
“Wat bedoel je eigenlijk met serieus nemen?”
Deze vragen blijven nu nog achterwege.

We besluiten het zo te laten.
Eerst dit signaal maar even laten landen.

Nu is de jonge garde aan de beurt.
“Vinden jullie dat wij het minder goed doen
dan jullie het ooit gedaan hebben?”

“Nee natuurlijk niet” zegt Roeland vrijwel direct.
“Dat zou toch heel arrogant zijn?”

Carine vult hem aan.
“We hadden het vroeger wel echt heel gezellig
en omdat we elkaar al zo lang kennen
kunnen we lezen en schrijven met elkaar.
Het liep gewoon heel goed.”

Tussen de regels door luisteren

“Ja, maar dit is precies wat wij voelen” zegt Brahim nu fel.
“Dit soort uitspraken horen we zo vaak.”

“Blijkbaar hoor je nog een boodschap,
tussen de regels door, klopt dat?” vraag ik.

“Ja” zegt Brahim.
Een aantal collega’s begint driftig mee te knikken.

“Welke boodschap hoort Brahim volgens jullie?”
Ik kijk de oude garde aan.

“Nou, ik denk dat zij het niet goed doen ofzo?
Maar dat bedoelen we helemaal niet!” zegt Carine.

“Maar dat is precies het gevoel dat ik krijg elke keer als jullie zeggen
dat het vroeger zo goed liep
en dat iedereen toen zijn verantwoordelijkheid pakte.” reageert Marike.
“Het lijkt steeds alsof jullie vinden dat jullie heel hard werken en dat wij lui zijn.”

“Nou, ik merk wel dat jullie beter zijn in grenzen aangeven dan wij.” zegt Charlotte.
“Ik vind dat soms irritant, maar tegelijkertijd ben ik ook jaloers.”
Waar ze precies jaloers op is laat ze in het midden.

Tempo van het team volgen

Wij kijken elkaar aan.
Bemerken ons eigen ongeduld
en realiseren ons dan dat dit het tempo is waarin het team nu beweegt.

Lang niet iedereen kijkt nog kritisch naar zijn eigen aandeel.
De oude garde spreekt nog steeds als één mond.
Man en paard zijn nergens nog genoemd.

Maar er is een begin gemaakt.
Nooit eerder zijn de beelden over en weer zo besproken.
Veel teamleden staken deze dag hun nek verder uit dan ze ooit gedaan hebben.
En de gegeven feedback zal menig teamlid vannacht uit de slaap houden.

Morgen weer verder.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Nieuwe mensen moe

by Annemieke en Léonie | Jan 16, 2024 | Inclusie, Ongeschreven regels, Teaminterventies, Werkdruk

“Ja, maar ik ben nog nieuw in dit team.” zegt Thirza aarzelend.
Ze kijkt vertwijfeld in het rond.
“Hoe lang ga je dat nog zeggen?” vraagt Jim, op enigszins geïrriteerde toon.
Hij schudt zijn hoofd.
“Je hoort er nu toch gewoon bij, dus je kunt gewoon meedoen.”
“Ja, zo nieuw ben je nu ook weer niet.
Je zit hier tenslotte al twee maanden.” Vult Chris aan.

Thirza glimlacht, maar voelt van binnen een knoop in haar maag.
Waarom heeft ze dan nog steeds het gevoel
dat ze haar plek niet heeft gekregen van dit team?

We zijn aan het werk met een team in de zorg.
Ze werken met een complexe doelgroep.
Voor nieuwe medewerkers is het niet eenvoudig
om te snappen hoe met deze doelgroep om te gaan.

Inwerken

Natuurlijk is er een zorgdossier.
Daarin staat keurig vermeld hoe de client benaderd en geholpen wil worden.
Alleen staat er niets over alle bijzonderheden en uitzonderlijke situaties.
En die zijn in dit team meer regel dan uitzondering.

Ook merkt Thirza dat er andere verwachtingen
leven naar haar dan ze uit haar oude team gewend is.
Daar vroegen collega’s voortdurend of ze nog iets nodig had en of ze het naar haar zin had in de eerste periode dat ze er werkte.
Hier lijkt men te verwachten dat ze zelf meer initiatieven neemt.
Kortom, ze voelt zich nog helemaal niet zo ingewerkt.

Een wit plukje

Ik moet onmiddellijk denken aan het verhaal van Eric de Blok.
Eric is zoöloog, psycholoog en veranderkundige.
Hij nam ons mee op een inspiratiewandeling in Burgers’ Zoo.
Bij de chimpansees vertelde hij dat jonge chimpansees
een wit plukje haar hebben op hun billen.

Zolang dat witje plukje er is, is er voor hen alle ruimte om fouten te maken
zonder dat ze daarop worden afgerekend.
Dat ‘inwerktraject’ kan zo’n 5 jaar duren.
Een stuk langer dan in de meeste organisaties.

Die periode is zo lang,
omdat ‘inwerken’ belangrijk is voor de jonge garde in de groep,
maar ook omdat er door de toevoeging van deze nieuwelingen een andere groepsdynamiek mag ontstaan.

De groepsmores

Daarvoor is het eerst belangrijk dat nieuwelingen
snappen wat de mores van de groep is.
Wat zijn de geschreven en ongeschreven regels binnen deze groep?
En je snapt dat ze dat deze chimpansees niet op een briefje kunnen geven.

Teams kunnen dat doorgaans ook niet.
Ze zijn zich over het algemeen niet eens bewust van alle kleine details in hun werk
en de ongeschreven regels die in de onderstroom leven.
De inwerkprogramma’s voorzien vaak niet in dat stuk.

We gunnen iedereen zo’n wit plekje, zoals die van de jonge chimpansees,
waardoor de groep zich bewust blijft van haar verantwoordelijkheid om nieuwe mensen de aandacht en ruimte te geven die ze verdienen.

Nieuwe mensen moe

Veel teams zijn in de loop der tijd ongeduldiger geworden.
Dat witte plekje bij nieuwelingen wil niet graag gezien worden,
want ze zijn ‘nieuwe-mensen-moe’.

De ongeschreven regel in deze teams:
‘laat eerst maar eens zien wat je kunt en of je blijft.
Dan gaan wij pas echt in je investeren.’

Het gevolg laat zich raden: veel nieuwe mensen vertrekken ook weer uit deze teams.
Het is een self fullfilling prophecy geworden.

Teamleden beschermen en wapenen zich door niet echt te verbinden met nieuwkomers.
Zo hoeven ze ook de pijn van hun vertrek niet te voelen.

Als ik toets of het team zich herkent in dit nieuwkomer-moe-zijn en bijbehorende gevolgen,
gaat er een zucht van verlichting door het team.
“Ik herken me daar zeker in” zegt Raymond.
“Dat is ook waarom ik liever geen mensen meer inwerk”
“Ja, ik betrap me er ook op dat ik steeds minder investeer in nieuwe mensen” zegt ook Nicole.
“Dat is natuurlijk helemaal niet goed.
Ik denk ook dat we jou tekort gedaan hebben Thirza.
We kunnen niet verwachten dat je je na twee maanden helemaal opgenomen voelt
terwijl we zelf minimale inspanning geleverd hebben.”

Bij Thirza stromen intussen de tranen over haar wangen.
Ze is ontroerd door dit onverwachte gebaar.

Nu pas voelt ze zich een beetje opgenomen.

Het team besluit samen te gaan kijken hoe ze in de toekomst dealen met hun eigen angst voor vertrekkende collega’s.
Daarna scherpen ze de afspraken rond het inwerken van nieuwe teamleden aan.

Ben je leidinggevende of teamcoach en wil je dat gesprekken als in dit blog beschreven makkelijker gevoerd worden in jouw team? Zonder dat jij daar heel hard aan moet trekken? In april start de 12e editie van ons programma ‘luie teamcoaching met grote impact‘

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Egovrij leiderschap

by Annemieke en Léonie | dec 6, 2023 | Luie teamcoaching, Patronen doorbreken, Resultaatgericht samenwerken, Teaminterventies

“Mag ik eens een experiment doen?”

De directeur kijkt er onzeker bij.
Hij kijkt mij vragend aan.

“Tuurlijk”, zeg ik.
“Het is jullie feestje. Niet het mijne.”

Formele en informele rollen in het team

De MT leden staan al een tijdje opgesteld in de ruimte,
aan de hand van de drie informele rollen die we in bijna alle teams terugzien:
trekkers, volgers en rebellen.

Zoals je mag verwachten staat de directeur bij de trekkersrol.
De drie teamleiders Zorg staan tussen de trekkers- en rebellenrollen in.

“Staan jullie open voor een experiment?”
checkt de directeur bij zijn team.

Zodra het team instemt, komt de directeur in beweging.
Hij verplaatst zichzelf naar een volgerspositie.
“Wat gebeurt er met jullie als ik hier naartoe ga?”

Als potentie vrijkomt

Zonder aarzelen lopen de drie teamleiders Zorg naar de trekkerspositie.
Het verschil met waar ze stonden is enorm.
Ze staan trots, rechtop.
Het plezier spat ervan af.
Ze kijken eerst verwachtingsvol en glimlachend naar elkaar,
en daarna schuldbewust naar de directeur.

“Tja”, zegt de directeur, “dit is niet te ontkennen.
Er is zoveel potentie voelbaar als jullie die plek gaan innemen.
En blijkbaar heb ik dan iets te doen.
Ook met mijn ego.”
Iedereen lacht.

Tegelijkertijd is er ontroering.

Over de vrijgekomen potentie
en over de moed die het vraagt
van de directeur om dit experiment aan te gaan.

“Misschien ben ik wel overbodig geworden.” peinst hij hardop.
Hij meent het.

Dat is pas leiderschap.

Ik ben ook overbodig geworden, bedenk ik me op weg naar huis.
Zo fijn.

Ben je leidinggevende of teamcoach en wil je jezelf ook minder belangrijk maken? Het team op de juiste manier in beweging krijgen? In april start de 12e editie van ons programma ‘luie teamcoaching met grote impact‘

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Ongezouten feedback als teken van groei

by Annemieke en Léonie | nov 21, 2023 | Luie teamcoaching, Ongeschreven regels, Patronen doorbreken, Teaminterventies

“Ik weet van mezelf dat ik soms heel streng en chagrijnig kan zijn.
En omdat mijn stem vrij hard is, kan dat best intimiderend overkomen.
Ik doe echt mijn best om daaraan te werken.
Maar dat lukt me nog niet altijd” zegt Dirk.

We zijn aan de slag met een team dat bij aanvang van dit traject in zwaar weer zat.
Er was onderling gedoe, de zorg was onder de maat
en de bejegening van cliënten en familie was niet om over naar huis te schrijven.
Gaandeweg het traject halveerde het team.
Mensen vertrokken omdat ze gedwongen werden of om andere redenen.
Dit trok een flinke wissel op de groep die bleef.

Een andere sfeer

Vandaag, een jaar later, zien we weer een voltallig team.
De energie is totaal anders.
Lichter. Luchtiger.

Ongezouten feedback

“Je hebt ook goeie dagen hoor” grapt Iris tegen Dirk.
Iedereen lacht mee.
“Nee, serieus. We zien echt dat je je best doet.
En soms schiet je uit je slof.
Maar dat is ook lekker duidelijk.”

Een jaar geleden was zo’n geintje ondenkbaar in dit team.
Het team was bloedserieus en elke uitspraak lag op een weegschaal.
De zwaarte droop ervan af.
De lol en de sjeu was eruit.

Samen leren

Dit team is echt samen op weg gegaan.
Ze geven elkaar ruimte om te leren.
En snappen heel goed dat dit niet in één keer tot een perfect resultaat leidt.
Daar tillen ze niet te zwaar aan.

Soms schieten ze nog even door.

Hakima, een stille dame die het lastig vindt
om voor zichzelf op te komen, zegt bij de voornemens:
“Mij ga je vaker nee horen zeggen.”

“Ja, daaaag. Dat is niet de bedoeling.” roept Iker lachend.

Een stukje psycho-educatie

We adviseren het team om alle stappen die gezet worden te omarmen.
Ook de minder mooie.
Als mensen zich dingen voornemen,
zoals meer feedback geven of vaker grenzen aangeven,
dan kan het gebeuren dat iemand daarin doorschiet.
En dan wel heel vaak z’n grenzen aangeeft en op alles nee zegt.
Of dat de feedback niet zo netjes is.

Samen stappen zetten

Wees je dan vooral bewust van de stap die wél is gezet:
er is een grens aangegeven en er is feedback gegeven.
Dat was er eerst niet dus het is een stap vooruit.
Gun elkaar deze leerruimte en blijf met elkaar
de stappen die gezet worden zien en benoemen.
Dat fijnslijpen komt gaandeweg wel.

Waarom teams vaak weer doen wat ze altijd deden

Maar het is killing als je eindelijk de stoute schoenen aantrekt
om een keer je grens te trekken en je collega brandt je volledig af
omdat de vorm en toon niet helemaal klopt.

De kans dat je die stap nog eens zet is erg klein.

Als aan het einde van de bijeenkomst een nieuwe collega oppert
dat zij nu de potentie hebben het beste team van de organisatie te worden,
klinkt er spontaan een applaus.

Dit perspectief klinkt ze wel heel aangenaam en ook haalbaar in de oren.
Ook ons zou het niets verbazen als ze dat zou lukken.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Hoe stop je de eindeloze discussie in je team?

by Annemieke en Léonie | okt 30, 2023 | Patronen doorbreken, Teaminterventies

Het is een veelvoorkomende frustratie voor leidinggevenden: steeds opnieuw dezelfde vragen moeten beantwoorden over een verandering in het team of een nieuwe maatregel. Je geeft keer op keer uitleg en antwoord, maar sommige teamleden lijken de boodschap gewoon niet te willen begrijpen. Dit kan zowel voor jou als leidinggevende als voor het team veel tijd en energie kosten.

“Ik weet niet of dat zin heeft, eerlijk gezegd. Ik heb namelijk al vijf keer uitgelegd hoe het werkt. Dus ik denk niet dat ze het bij de zesde keer wel ineens gaan snappen.” geeft Sylvie aan.

Na afloop van een teambijeenkomst praten Sylvie, de teammanager, en ik nog even na. Het team kwam met het idee om een bijeenkomst te plannen waarin ze alle vragen over de aankomende verandering kunnen stellen. Zodat er daarna geen enkel misverstand meer kan bestaan.

“Is het iedereen duidelijk dat dit rooster sowieso doorgaat?” vraag ik. Sylvie kijkt me enigszins verbaasd aan. “Hoe bedoel je?” vraagt ze.

Als teamleden ruimte voelen

“Nou, het lijkt alsof teamleden nog ruimte voelen om het besluit terug te draaien. Als ze maar lang genoeg vragen blijven stellen dan hoeven ze niet te veranderen. En het lijkt alsof ze denken dat de verandering dan misschien vanzelf verdwijnt.” geef ik aan. “Hoe duidelijk ben je tot nu toe geweest, Sylvie?”

“Hmmm, ik heb vooral antwoord gegeven op alle vragen die er zijn. Ik heb zelfs de HR-adviseur uitgenodigd op een werkoverleg. Het lijkt me dat het wel duidelijk is dat we niet om dit besluit heen kunnen.” geeft Sylvie aan.

“Toch lijkt die boodschap nog niet bij de teamleden te zijn geland.” zeg ik.

“Daar lijkt het niet op.” geeft Sylvie toe.

“En nu?” vraag ik.

“Misschien moet ik nog een keer een vragenuur organiseren zodat echt alle vragen gesteld zijn?” oppert Sylvie.

Iets heel anders

“Oh, eerlijk gezegd zat ik aan iets heel anders te denken “ zeg ik “Het lijkt mij slimmer om nog een keer helder uit te leggen dat deze verandering sowieso gaat gebeuren omdat jullie simpelweg niet anders kunnen.”

“Dat heb ik al zo vaak gedaan” sputtert Sylvie tegen.

“Blijkbaar hebben teamleden dat niet zo opgevat, want anders zouden ze geen ruimte voelen om het besluit terug te draaien. Dat moet je nu elke keer opnieuw uitleggen. Dat lijkt mij erg vermoeiend.” zeg ik.

“Nou inderdaad” zegt Sylvie “Ik ben er eerlijk gezegd wel klaar mee.”

“Dat klinkt als stevige taal. Ik denk dat je jouw team helpt om ook naar hen die stevige taal te spreken.” opper ik.

Duidelijk op de inhoud, zacht op de relatie

“Dus ik moet een beetje de boeman uithangen?” vraagt Sylvie.

“Hmm, ik denk dat het vooral helpt als jij kristalhelder bent in dat die verandering er sowieso komt. Waarna je vervolgens ruimte geeft voor vragen en emoties die dit oproept.”

“Ah, hard op de inhoud, zacht op de relatie. Daar hadden we het laatst op de managementtraining ook over.” geeft Sylvie aan.

“Ik spreek liever over duidelijk op de inhoud en zacht op de relatie. Je kunt namelijk heel duidelijk zijn, zonder perse hard te zijn. Zorg dat je al je wollige en twijfeltaal uit je boodschap haalt. Zodat er geen enkel misverstand over jouw boodschap kan ontstaan. Deze verandering gaat er komen, of teamleden dit nu leuk vinden of niet. Eenvoudigweg omdat dit nodig is in deze fase voor de organisatie.”

Stop met steeds opnieuw uitleg geven of antwoorden

We komen vaker leidinggevenden tegen die moe worden van steeds opnieuw antwoorden moeten geven op vragen over een verandering of ingevoerde maatregel. Elke keer opnieuw uitleggen. Daar gaat veel tijd en energie mee verloren. Zowel van de leidinggevenden als van de teams. Een misvatting die dan makkelijk wordt gemaakt is dat teams er niets van snappen of maar in de weerstand blijven hangen.

Veel vaker zien wij dat leidinggevenden het patroon van vragen stellen zelf voeden. Door eindeloos ruimte te geven aan die vragen en/of door te voorzichtige boodschappen te geven, die voorzien zijn van allerlei strikken of twijfeltaal. Pas als teamleden de urgentie van de verandering snappen en snappen dat de organisatie niet anders kan of wil kunnen ze toekomen aan een volgende fase. Pas dan is het zinvol om ze vragen te laten stellen.

“Zullen we samen eens kijken naar hoe je die boodschap zo goed mogelijk kunt brengen naar jouw team?” vraag ik.

“Dat lijkt me een slim plan want blijkbaar ben ik voorzichtiger dan ik denk. Ik wil het ook echt even oefenen.” geeft Sylvia aan.

“Slim plan!”

Smaakt dit blog naar meer? Wil je meer met teams bereiken met minder energie? De juiste interventies op het juiste moment inzetten? In ons programma ‘luie teamcoaching met grote impact’ ga je meters maken.

Meer bereiken met minder energie

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Leiderschap neem je niet

by Annemieke en Léonie | okt 9, 2023 | Resultaatgericht samenwerken, Teaminterventies

Vol energie staan we met een groep van twaalf mensen klaar voor het cross circuit bij mijn fijne sportschool,
als een van de docenten met een gestrest hoofd op ons af komt:
“Sorry jongens, ik moet weg en de docent die zou komen om les te geven is ziek. Jullie kunnen het circuit zelf doen.”

Beteuterde gezichten.
Iemand pakt alvast haar waterfles en handdoek om te vertrekken.
“Kan iemand de tabata timer en de muziek bedienen?”
De docent kijkt mij verwachtingsvol aan.

Een appel

“Ja hoor dat wil ik wel doen,
hoor ik mezelf iets te snel zeggen.”
Fascinerend hoe snel ik aanga als er
ook maar een klein appel op mij gedaan wordt.

De twijfelaars besluiten te blijven hangen.
Nu kijkt de hele groep verwachtingsvol naar mij.
Ik zet de muziek aan.
Eeeuh warming up moet eerst, bedenk ik.
Voorzichtig zeg ik “Zullen we allemaal gewoon even een eigen warming-upje doen?”
Ik heb namelijk geen zin om de leiding te nemen,
en ik verkeer nog in de illusie dat ik daaraan ontkom.

Op de maat van de muziek begin ik wat jumping jacks te doen.
Als ik rondkijk, zie ik dat iedereen met mij meedoet.

Leiding tegen wil en dank

Zo snel gaat dat dus, bedenk ik me verwonderd.
Tegen wil en dank had ik de leiding gekregen,
omdat de groep die leidersrol nodig had op dat moment.

In ons werk met teams zien we dit vaak terugkomen.
Wij noemen die informele leidersrol in groepen en teams de ‘Trekker’
Teamleden denken vaak dat er teamleden zijn die die trekkersrol naar zich toetrekken.
Veel vaker is het echter zo dat mensen die rol krijgen.

Dynamiek in teams

Er is veel interessant onderzoek gedaan
naar de dynamiek in teams.

Zet een willekeurige groep mensen bij elkaar
rond een gezamenlijke opdracht
en het eerste dat de groep doet is op zoek naar één of twee leiders.
Niks zo eng als een dolende groep die nergens naartoe beweegt.
De groep wil daarom zo snel mogelijk helderheid over wie welke rol krijgt.

De eerste die initiatief neemt, krijgt vaak de trekkersrol.
Hoe dat dan precies werkt?
Nou, eigenlijk precies zoals in het voorbeeld op de sportschool.
Als je als eerste initiatief neemt, is de kans groot dat de rest van de groep je daarna verwachtingsvol aankijkt, steeds als er initiatief gevraagd wordt.
Sociale dieren als we zijn, stellen we anderen niet graag teleur.
Dus trekken we het initiatief naar ons toe.

Rollen

Zo ontstaat, vaak al in het eerste uur van de samenwerking,
een dynamiek tussen trekkers en volgers.
Omdat groepen van voorspelbaarheid (= veiligheid) houden,
Blijft die ‘rolverdeling’ over het algemeen voor langere tijd in stand,
als deze zich eenmaal gevormd heeft.

Je bent niet je rol

Welke rol je pakt en/of krijgt,
hangt af van de context en van de groep waarin je aan het werk bent.

Hoe meer je je bewust bent van deze dynamiek in rollen,
hoe meer je ermee kunt spelen.

Bedenk voor een overleg bijvoorbeeld eens
welke momenten van jou meer of juist minder initiatief vragen,
zodat je niet het hele overleg op de achtergrond blijft zoals je dat misschien gewend bent.
Of andersom: dat je het hele overleg initiatieven neemt omdat het anders niet van de grond komt.
Je zult zien: als je die trekkersrol een keertje niet pakt en alle verwachtingsvolle blikken negeert,
staat vanzelf een andere trekker op.

En als je dan besluit wél die trekkersrol op te pakken,
doe het dan met verve.
Dat laatste besloot ik uiteindelijk te doen in mijn sportles.
Ik accepteerde de leidersrol en pakte deze voluit op.
Waardoor ik het applaus aan het einde van de les,
compleet in ontvangst kon nemen.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Meer bereiken met minder energie

Een teaminterventie als doekje voor het bloeden

by Annemieke en Léonie | sep 13, 2023 | Patronen doorbreken, Teaminterventies

Ik was leidinggevende van een team opleiders.
De samenwerking binnen dit team verliep niet optimaal.
Discussies liepen nu en dan hoog op,
zeker wanneer het ging over professionaliteit
en wat dit vraagt aan voorbeeldgedrag van de opleiders.

De ene collega vond het bijvoorbeeld niet uit te leggen
dat haar collega behangen met sieraden,
haren los en lange nagels voor de groep stond.
Andere collega’s vonden dit weer geen enkel probleem.

En zo waren er meer meningsverschillen over wat
professioneel inhield en wat absoluut niet.
Ze kwamen er samen niet uit.

Nu was ik net gestart als leidinggevende.
En eerlijk gezegd had ik er nog geen mening over.

Dus ik deed in eerste instantie even niks.

Verhitte discussies

Ondertussen laaide het vuurtje onder de discussie op.
De gemoederen raakten verhit.
Posities werden ingenomen.
Bontjes werden gesmeed.

Een teamcoach als redder

Tijd om in actie te komen.
Ik zocht contact met een teamcoach om ons team te begeleiden.
Zo kon het tenslotte niet doorgaan.

Je kunt misschien al raden wat er gebeurde…
Tijdens de sessie ontstond er verwarring en chaos,
waar de teamcoach ook geen raad mee wist.
De spanningen liepen alleen maar hoger op.
De ene collega gaf de ander scherpe feedback.
Die was daar niet echt van gediend en dreigde op te stappen.
De teamcoach heeft haar binnen kunnen houden.

Maar de collega weigerde nog langer aanwezig te zijn bij deze sessies.
Toen de directeur met haar in gesprek ging, op haar verzoek,
diende ze haar ontslag in.

Gegroeid probleem

Als leidinggevende was het ene probleem
opgelost en het volgende ontstaan.
Het gedoe in het team was nu klaar,
Maar de bezetting was niet meer op orde.
En we waren een kundige en ervaren collega kwijt.

Lekker dan.

De teamcoaching had niks opgelost.
Die had mijn probleem alleen maar erger gemaakt.

Geen quick fix

Als ik nu terugkijk dan had ik kunnen weten
dat een teaminterventie niks zou uithalen.
Waar ik me toen niet van bewust was
was dat ik het probleem en de oplossing uitbesteedde.

Ik hoopte stiekem dat die teamcoach
het teamprobleem voor ons kon fixen.
Maar zo werkt het natuurlijk niet.

Ik had allereerst zelf mijn verantwoordelijkheid moeten pakken
Op het moment dat teamleden er niet met elkaar uitkwamen.

Ze liepen compleet vast in de discussie over normen en grenzen op de afdeling.
Inmiddels waren goede inhoudelijke gesprekken amper meer mogelijk.

Ik had een heldere norm neer moeten leggen
over wat op onze afdeling geaccepteerd was en niet,
zowel in hoe we ons presenteerden
als over hoe we met elkaar om gingen.

Maar dat deed ik niet,
want dat vond ik toen spannend.
Ik wist dat ik tegen flinke weerstand op zou moeten boksen.
En dat elke grens arbitrair zou zijn.

Ik ging gedoe uit de weg.

Echt verantwoordelijkheid nemen

Misschien vond ik die kaders neerleggen niet eens het meest spannend.
Maar als je kaders neerlegt moet je ze ook handhaven.
Dan moet je consequenties verbinden aan
iemand die buiten de kaders gaat.

Ik wist dat dit zou gaan gebeuren
En ik had geen idee hoe ik dat aan moest pakken.

Ik voelde me verantwoordelijk in mijn rol als leidinggevende,
Maar als ik heel eerlijk ben, was ik niet op alle fronten bereid
ook de consequenties te accepteren die kunnen voortvloeien
uit het pakken van die verantwoordelijkheid.

En blijkbaar had ik op dat moment ook
geen collega leidinggevende die mij daarbij kon helpen.
Of ik straalde uit het allemaal wel zelf te kunnen.
Zou ook heel goed kunnen.

Dit klinkt nu allemaal zo logisch.
Toen dacht ik oprecht dat ik goed deed
aan de teaminterventie door een externe partij.
Met de wijsheid van nu had ik hele andere keuzes gemaakt.

Geen doekje voor het bloeden

Nu weet ik dat een teamtraining, teamcoaching
of welk ander traject dan ook nooit ingezet moet
worden als doekje voor het bloeden omdat een leidinggevende zaken uit de weg gaat.

Mocht je een teamtraject in willen zetten als leidinggevende,
bedenk dan of je stiekem zaken uitbesteed aan de teamcoach
of dat je oprecht alles hebt gedaan wat je vanuit jouw rol te doen hebt.

Is het antwoord een volmondige ‘ja’
en zoek je nu nog de handvatten om het team weer een stap verder te helpen,
huur dan gerust een teamcoach in!

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Meer bereiken met minder energie

Waar teams van opknappen

by Annemieke en Léonie | aug 30, 2023 | Patronen doorbreken, Resultaatgericht samenwerken, Teaminterventies, Veiligheid in teams, Werkdruk

“Ik doe af en toe wel wat extra’s hoor”, zegt Kristine.
“Ik vind het niet erg om te doen en de cliënten zijn er blij mee.”
Haar collega’s vallen haar bij.

Een enkeling protesteert dat het soms onduidelijk
is voor cliënten als de een iets extra’s doet en de ander niet.
Maar echt tegengeluid is er niet.

Ze zijn het min of meer met elkaar eens dat je best iets kunt doen voor de client dat buiten de afspraken valt.
Voorheen deden ze al die dingen ook al.
Nu mag het ineens niet meer.
Dat raakt de medewerkers in hun zorghart.

“Hebben jullie dit gesprek al vaker met elkaar gevoerd?” checken we.
“Het klinkt van wel.”
“Dat klopt, dit gesprek hebben we al heel vaak gevoerd”, antwoordt de leidinggevende,
die al een tijdje onrustig op haar stoel zit.

Ze heeft lang op haar handen gezeten,
maar dit moment kan ze niet laten lopen.

Duidelijk zijn

“Ik snap dat het een bittere pil is.” zegt ze
“Maar de situatie zoals hij was komt er nooit meer.
Als we blijven doen wat we vroeger deden,
dan kunnen we binnenkort sluiten omdat we failliet zijn.
We krijgen hier simpelweg niet voor betaald.
Dus we kunnen het niet doen.
De werkzaamheden waar we wel voor betaald worden
komen erdoor in het gedrang.”

Ze blijft stil en kijkt rond in haar team.

Teamleden die eerst de boventoon voerden
in het gesprek blijven nu stil.

Een ander geluid

Tot de eerste schoorvoetend begint:
“Ik merk inderdaad dat ik soms te weinig tijd heb,
als ik ook nog gordijnen open moet doen en
bedden recht moet trekken omdat de cliënten
dat zo gewend zijn dan red ik het helemaal niet.
Maar ik vind het vervelend om elke keer die
discussie te voeren. Het zou fijn zijn als we
als team één lijn zouden trekken”.
Een paar collega’s knikken instemmend.

Het gesprek verandert.
Ze praten over wat ze als team nodig
hebben om te zorgen dat ze geen dingen doen
waarvoor ze niet worden betaald.
Al snel staan er mooie dingen op de flap:
goede voorlichting naar nieuw komende cliënten,
heldere afspraken met cliënten en familie,
goede communicatie onderling,
elkaar scherp houden wanneer iemand zich onverhoopt niet aan de afspraken houdt.

Consequenties benoemen

De sleutel van het succes van dit team was

de duidelijkheid van de manager.
Zij maakte klip en klaar duidelijk hoe de situatie nu is
en wat ze van het team verwacht.
Bovendien noemde ze onomwonden
de consequenties van het negeren van de afspraken.

Als ze dit niet had gedaan was een deel van het team erg tevreden geweest
met zichzelf en de extra’s die ze voor cliënten deden.
Met als gevolg dat mensen druk ervaarden,
hun werk niet afkregen en financiën niet klopte.
Dat zou op termijn niet goed gaan.

Teams knappen op

Wij zien teams altijd enorm opknappen van duidelijkheid.
Het biedt ze kaders, grenzen en het bakent het speelveld af
waarbinnen ze kunnen en mogen opereren.

Het geeft veiligheid.
Veiligheid die teams nodig hebben om zelfstandig
te functioneren, beslissingen en verantwoordelijkheid te nemen.

Als je speelveld te groot of onduidelijk is
is het veel lastiger om beslissingen
en verantwoordelijkheid te nemen.
Je bent dan minder in staat om de consequenties
van je handelingen in te schatten.
Waarschijnlijk ben je dan voorzichtiger dan noodzakelijk.

Openheid en veiligheid

Onderzoek van Brené Brown toonde aan dat
hoe duidelijker grenzen worden aangegeven,
hoe groter de empathie en de compassie naar anderen wordt
en hoe meer openheid en veiligheid er wordt ervaren.

Als je als leidinggevende een veilig en open klimaat wilt creëren,
begin dan eens met reflectie op dit punt.
Kijk waar je meer duidelijkheid kan bieden.

« Older Entries