Verbeter de aanspreekcultuur

Tijdens een schooloverleg ontstaat een felle discussie over miscommunicatie en verantwoordelijkheid. Martin confronteert de directeur met het gebrek aan actie tegen collega’s die zich niet aan afspraken houden. Tessa neemt zijn feedback serieus en belooft actie te ondernemen. Er blijkt een noodzaak voor minder regels en het verbeteren van de aanspreekcultuur. Ontdek hoe duidelijke feedback en verantwoordelijkheid problemen oplossen.

“Maar heb je het dan niet aan het secretariaat gevraagd?”
vraagt de zorg coördinator verbouwereerd.
“Nee, dat lukte niet want ze waren al naar huis.
Dus toen is het blijven liggen.
Ik dacht dat het secretariaat het na het weekend wel op zou pakken,
maar dat is dus niet gebeurd” zegt Cyril.

We zitten bij een schooloverleg, waar we aanschuiven
om een indruk te krijgen van de samenwerkingspatronen.
Het begint gelijk interessant.

Voor alles een regel

“Misschien moeten we een regel maken voor hoe we
ermee omgaan als het secretariaat er niet meer is” oppert Peter.
“Nou, dat lijkt me een goed idee” zegt Cyril.
“Dan hebben we de volgende keer dit soort misverstanden niet meer.”

Later spreken we de zorg coördinator, Martin.
Hij is witheet.
“Ik word er helemaal gek van!
Iedereen kan toch bedenken dat je niet zomaar iets
last minute moet dumpen op het bureau van het secretariaat
en dan verwachten dat het vanzelf opgepakt wordt?!
Ze was notabene een lang weekend weg.
Dan check je dat toch? Het staat gewoon op het rooster!
Moeten we dan alles uitspellen?!”

“Wat doen jouw collega’s steeds als er iets niet goed gaat?” vraag ik.
Daar hoeft Martin niet lang over na te denken.
“Ze bedenken een nieuwe regel.”
“Zag je het gebeuren?” vraag ik.
“Ze willen echt alles dichttimmeren met regels en afspraken.
We maken toch ook geen regel die zegt
dat je niet mag poepen op het schoolplein?!”
Je kunt ook zelf nadenken, toch?!”

De directeur, die er tot nu toe luisterend bij zit,
schiet hard in de lach.
Martin vindt het niet grappig meer.
Hij kijkt scherp naar de directeur, Tessa.
Alsof hij zegt: “doe eens wat!”

Winst van nieuwe regels

“Wat is de winst van steeds een nieuwe regel bedenken?” vraag ik.
Ik kijk Tessa, de directeur aan.
“Euh, nou misschien omdat je dan misschien niet aanspreekbaar bent?” aarzelt ze.
“Bedoel je: als we steeds nieuwe regels bedenken,
hoeven we het niet te hebben over ons gedrag?” vraagt Martin.
“Ja, precies” zegt Tessa.
“En wat moeten wij daar volgens jou dan aan doen?” vraagt Martin.

“Hmmm”, zeg ik tegen Martin.
“Klinkt alsof jij het antwoord wel weet op die vraag,
maar aarzelt om het te zeggen.”

Verwachting uitspreken

“Ja, nou dat is misschien wel zo” zegt Martin voorzichtig.
“Ik denk ook dat er te weinig aangesproken wordt.”
“Dat ben ik helemaal met je eens!” beaamt Tessa.
Ze kijkt tevreden voor zich uit.

Martin zit er nu bedremmeld bij.

“Tessa, ik zou even checken wat Martin precies bedoelt” hint ik.
“Euh, je doelt toch op onze aanspreekcultuur?”
“Ja, ook” zegt Martin,
“maar ook op jouw rol daarin.
Kees, Cyril en Tanja houden zich stelselmatig niet aan afspraken
en leggen altijd de schuld buiten zichzelf.”
“Ja, dat weet ik toch.
Ik voer ook regelmatig coachgesprekken met hen.” geeft Tessa aan.

“Ja, maar spreek je hen ook echt stevig aan?” vraagt Martin.
Hij is zichtbaar gespannen.
“Maar dat is toch allereerst een taak voor de collega’s?” zegt Tessa opnieuw.

“Ja, maar die doen dat ook!” zegt Martin.
“Maar die gasten zijn niet aanspreekbaar.
Dat heb ik al vaker gezegd.”

Klaar met coachen

Ik zet ‘m maar even op scherp.
“Wat verwacht je nu concreet van je directeur, Martin?”
En tegen de directeur: “Mag hij het even ongecensureerd formuleren?”
“Nou, graag zelfs” zegt Tessa.
“Nou, oké” zegt Martin
“ik vind dat jij je rol als directeur moet pakken
en moet zorgen dat zij niet meer wegkomen met dit gedrag.
Ik vind dat je dat teveel bij het team legt.
Jij bent de directeur.
De tijd van coachen is ook een keer klaar.
Bovendien, de mensen die zich wél aan afspraken houden,
krijgen minder ‘coachtijd’ dan deze mensen.
Ik vind dat een raar signaal.”

Even blijft het stil.

Feedback laten landen

Martin kijkt geschrokken naar Tessa,
met zijn blik checkend hoe deze boodschap gevallen is.

Tessa bedankt Martin voor zijn eerlijkheid
en spreekt af er de volgende ochtend op terug te komen.
Ze moet het even laten bezinken.

Mooi, denk ik.
Dat is een teken dat ze de feedback heel serieus neemt.

De volgende ochtend bedankt ze Martin nogmaals.
“Ik heb niet geslapen vannacht.
Ik vond het confronterend maar ook heel waardevol.
Ik heb wat te doen.
Voordat ze straks echt gaan poepen op het schoolplein.”

Ben je leidinggevende of teamcoach en wil je jezelf ook minder belangrijk maken? Het team op de juiste manier in beweging krijgen? In december 2024 start de volgende editie van ons programma ‘luie teamcoaching met grote impact‘

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.