Als het teamproces wordt verstoord

Als het teamproces wordt verstoord

“Dat hebben we toch gewoon in de kast liggen.

Hoezo moeten we het daar nu weer over hebben?”
Vraagt Hugo. Om hem heen wordt driftig geknikt.

Ik ben aan de slag met een team en ze werken aan hun kernopdracht.
Ze hebben inderdaad een stuk liggen.
Een stuk van voor de samenvoeging van twee locaties.

“Dat stuk zegt nog niks over onze visie op samenwerking.
Daar zouden we het nu toch juist over hebben?”
vraagt Kaisa terwijl ze mijn kant op kijkt.

Als leidinggevende of teamcoach is het heel verleidelijk om je inhoudelijk te mengen in deze discussie. Als je wilt dat het team met elkaar in gesprek gaat is het slim om deze uitnodiging af te slaan.

Ik knik en blijf even stil.
Ik ben benieuwd hoe ze nu verder gaan.

Kijk eens rond wat je ziet gebeuren, leun achterover en houd je kaken op elkaar! Meestal neemt iemand uit het team initiatief om het gesprek te openen.

Aan de slag

Hugo neemt opnieuw het voortouw.
“Oké, dan kunnen we dat toch gewoon even aanvullen,
En dan zijn we klaar.”
Weer wordt er geknikt en ze gaan aan de slag.

Kaisa doet half mee en wisselt blikken uit met Irma.
Irma houdt ondertussen haar mond stijf dicht.
Niemand die haar ook iets vraagt.

“Volgens mij is het zo klaar” zegt Hugo terwijl hij eens rondkijkt.
Bijna iedereen knikt instemmend.

Luister naar wat de voorgrond je vertelt en kijk ondertussen naar wat je op de achtergrond ziet gebeuren. Welke reacties zie je daar? Welke ondertiteling zou je die geven? Bepaal dan of je daar een vraag over wilt stellen.

“Dus iedereen kan hiermee instemmen?” vraag ik
terwijl ik Irma en Kaisa uitnodigend aankijk.

Heb je mensen gezien waarvan je de reactie anders vond dan van de rest van de groep? Stel een vraag en kijk de betreffende personen aan. Meestal bevinden die zich op de achtergrond!

Het teamproces verstoren vraagt moed

Kaisa kijkt naar haar schoenen.
Zij is duidelijk niet van plan om de knuppel in het hoenderhok te gooien.
Ik blijf nog even stil.

Soms moet je geduld hebben als teamcoach, of zoals wij dat noemen lui zijn. Echt achterover leunen, wachten en ondertussen de stilte en de spanning die dat met zich meebrengt verduren.

Dan kijkt Irma mij aan en zegt
“Eerlijk gezegd niet”.

“Hoezo?” vraagt Hugo. “Staat niet alles erin?”
Hij is duidelijk niet blij met deze verstoring van het proces.
Ze waren net zo lekker bezig.

“Ik mis nog iets” zegt Irma.
Irma kijkt naar Kaisa.
Maar die blijft stug naar haar schoenen kijken.
Het is duidelijk dat zij dit heel ongemakkelijk vindt.

“Wat mis je dan?” vraagt Medy aan Irma.
“Fijn, dat je die vraagt stelt Medy” zegt Irma.
“Ik mis nog gelijkwaardigheid”.

“Huh, die snap ik niet” zegt Hugo.
“Nee, dat snap ik” zegt Irma vilein.

De spanning is om te snijden

Ik ben benieuwd of Irma nu doorpakt.
Om haar aan te moedigen kijk ik haar aan.

Ook hier geldt kaken op elkaar en kijk de mensen aan die je wilt stimuleren om hun mond open te doen.

“Bijna altijd als we iets nieuws moeten maken
Dan roepen jullie dat dat er al is.
Dat is dan een oud stuk van voor de samenvoeging van de teams.
En daarmee is het klaar.
Er wordt nooit aan ons gevraagd of wij ook iets
hebben of dat we er iets aan willen toevoegen.
Alsof wij niets belangrijks toe te voegen hebben.
Daarmee ga je voorbij aan de ervaring die wij meebrengen” zegt Irma.
Inmiddels met flink rode wangen. Zodra ze klaar is zucht ze eens diep.

“Maar je kunt toch altijd iets zeggen? ”probeert Hugo nog.
Hij vindt deze spanning duidelijk erg ongemakkelijk.

“Die ruimte voel ik niet” gaat Irma verder.

Wat vinden andere teamleden hiervan?
“Herkennen meer mensen dat?” vraag ik.

Dit is een vraag om te verbreden. Delen meer mensen de mening van Irma?

Kaisa knikt. En ook Lilian doet nu haar mond open.
“Ik vind het best lastig om iets in te brengen.
Jullie kunnen behoorlijk stellig overkomen.
Ik heb gewoon meer tijd nodig.
Maar voor ik het weet is het moment voorbij.
En is het besluit al genomen.
Dan voel ik niet de ruimte om er later op terug te komen”.

“Hoe zou je het dan willen?” vraagt Medy.

“Ik zou het fijn vinden als jullie ook eens vragen hoe
wij iets hadden geregeld op onze locatie.
Dat jullie ons eens vragen naar onze kennis en ervaring.
Die lijkt er helemaal niet toe te doen in dit team.
Dat vind ik echt zo zonde” zegt Irma.
Ze slikt een paar keer. En dan kijkt ze Hugo met vochtige ogen aan.

De oogst

Wat volgt is een mooi gesprek over de plek
die iedereen heeft en krijgt in dit team.
Bij de samenvoeging zijn ze hieraan voorbijgegaan.
Ze leren elkaar en elkaars gebruiksaanwijzing beter kennen.

Zo weet Irma nu dat Hugo vaak iets heel stellig zegt,
maar dat hij het prima vindt om teruggefloten te worden
of nieuwe input te krijgen.
En Hugo weet dat Irma het fijn vindt
uitgenodigd te worden om haar ideeën te delen.

“Wat is er nu veranderd?” vraag ik?

Teams hebben niet altijd door dat ze op een andere manier met elkaar in gesprek zijn. Je helpt een team door de resultaten te oogsten.

“Volgens mij hebben we een mooi begin gemaakt met opener communiceren” zegt Hugo.
Ik heb het gewoon niet door als ik te dominant ben.
Ik ben gewend dat mijn collega’s mij daarop aanspreken,
maar ik vergat misschien dat nieuwe collega’s die ruimte nog niet voelen.
Het laatste dat ik wil is dat wij het stempel krijgen dat we alles bepalen.
We moeten het echt samen doen.

“Voelt dit meer als samen?” vraag ik aan de rest.
“Zeker!” zegt Irma.
De rest knikt bevestigend.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Hoe drie letters het verschil maken in teamcoaching

Hoe drie letters het verschil maken in teamcoaching

Ons vorige blog sloten we af met een cliffhanger waarop we een vervolg beloofden.

We namen je mee in het verhaal van een team dat ontdekte hoeveel lucht en energie er ontstaat als verwachtingen expliciet worden uitgesproken.
En als daar een duidelijk antwoord op komt.

We gaven aan dat de leidinggevende zichzelf behoorlijk in de penarie gewerkt had met één drieletterig woord.

We nemen je nog even mee naar de uitspraak van de leidinggevende,
die hij deed in reactie op het probleem waar het team nu al een tijd mee worstelde: “Wat kunnen wij doen om dit probleem tot een goede oplossing te brengen?”

Het zit ‘m in het woordje wij.

Een woord dat vraagt om zorgvuldig en bewust gebruik,
omdat je voor je het weet je eigen graf graaft.

Peter, de leidinggevende uit dit verhaal had met zijn team afgesproken
dat het rooster hun verantwoordelijkheid was.
En problemen rond het rooster ook.

De vraag “wat kunnen wij doen om…”
suggereert dat het probleem ook van hem is.
Dat hij gaat bijdragen aan de oplossing. 

Vervang het woordje ‘wij’ door ‘jullie’ en het klinkt al heel anders:

“Wat kunnen jullie doen om dit probleem tot een goed oplossing te brengen?”

Merk je het verschil?

Het lijkt futiel.
Dat ene woordje.

Maar het gebruik van dat woord impliceert veel:
– Dat jij op de een of andere manier (mede)verantwoordelijk wordt voor een probleem waarvan je vindt en hoopt dat het team dit oppakt en oplost
– Dat je het team afhankelijk maakt of houdt van jou
– Dat je de aandacht op jezelf vestigt in plaats van dat je zorgt dat het team met elkaar zaken oplost.

Ben je leidinggevende? Dan gebruik je soms wij en soms jullie.
Als jij vindt dat je onderdeel van het probleem en de oplossing bent vanuit jouw rol, gebruik dan wij.
Als jij wil en vindt dat je team het zelf heeft op te lossen,
dan gebruik je jullie.
Als je die afweging steeds bewust maakt, is er niks aan de hand.

Ben je teamcoach? Dan gebruik je nooit wij.
Als wij onszelf dat woord horen gebruiken,
dan weten we dat we ingezogen zijn.
We zijn onderdeel geworden van de kudde.

Dan hebben we te weinig afstand om patronen
scherp te zien en waar nodig rake klappen uit te delen.

Een prachtige kans dus.
Je hoeft maar één woordje te onthouden
en je voorkomt een hoop ellende!

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Resultaat boeken door op je handen te zitten

Resultaat boeken door op je handen te zitten

Het belang van een goed contract met je opdrachtgever

“Wat een goed idee!” zegt onze opdrachtgever en afdelingshoofd. “Het lijkt me echt belangrijk dat zij individueel feedback krijgt op haar houding en jullie verwoorden haar houding nu heel treffend. Nemen jullie even contact met haar op voor de volgende teamsessie?”

Mijn ego krijgt een aai. Ik hoor ons ‘ja’ zeggen.
Tegelijkertijd stijgt er een gevoel van onbehagen op. Onrust in mijn lijf.

In de trein naar huis beginnen de alarmbellen te rinkelen.

Wie heeft de aap op zijn schouders?

“Potverdorie”, denk ik bij mezelf, “We zijn er weer ingestonken”

Léonie, mijn collega, denkt er blijkbaar hetzelfde over want even later belt ze me.

“Dit gesprek moeten wij niet naar ons toe trekken.” zegt Léonie.
“Het is een managementtaak. Hij komt er weer lekker mee weg zo.”

We besluiten onze opdrachtgever, het afdelingshoofd, te bellen om de taak terug te leggen.

Rollen expliciet maken

Tijdens deze opdracht zijn we continu bezig de rollen helder te krijgen en te houden.
Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wat trekken wij, als teamcoaches, wel en niet naar ons toe?
(Zie ook onze visie op teamcoaching)

Alles in het afdelingshoofd doet een beroep op ons om voor hem te gaan zorgen.
Zodat hij zelf al die spannende confrontaties niet aan hoeft te gaan.
We worden binnengehaald als helden.

De verleiding is groot om het te gaan doen.
Die spannende coachgesprekken van hem over te nemen, de voortgang in het verbetertraject te houden, de leidinggevende achter zijn broek aan te zitten.

Ze hebben er goed geld voor over om die shit uit handen te geven.
Dat wel. Commercieel aantrekkelijk dus.

Resultaat boeken door op je handen te zitten

We hebben onze opdrachtgever belooft om te hélpen.
Dat doen we niet als we hem in zijn comfortzone laten modderen en we zijn werk overnemen.

Dan gaat hij nooit zijn plek innemen als de leidinggevende die grenzen stelt aan ontoelaatbaar gedrag en die heldere kaders schept; doet wat ie zegt en zegt wat ie doet.

En het team gaat haar verantwoordelijkheid niet pakken als de leidinggevende blijft doen wat ie doet.

Het belang van contracteren

Bij de start van het traject hebben we dit allemaal besproken.
Wat verwachten we van jou als leidinggevende?
Wat verwachten we van het team?
Wat mag je van onze rol verwachten? Wat doen we wel en niet?
En dat we geen toverstafje hadden.
Hij hoefde gezien de complexiteit van de conflicten geen wonderen te verwachten.

Belangrijke zaken om op te contracteren voordat je een opdracht aanneemt.

Maar in de praktijk moet je vaak meerdere keren opnieuw contracteren.

Ik bel de leidinggevende op om het patroon met hem te bespreken.

Ik zeg hem dat het voor ons voelt alsof wij ons onderhand meer verantwoordelijk voelen voor het resultaat dan hij.
Dat we hem graag helpen en begeleiden om de noodzakelijke en spannende gesprekken aan te gaan, maar dat hij die moet doen.

Bovendien, vertel ik hem, houdt hij ons alleen aan boord als hij meer prioriteit gaat geven aan dit verandertraject.

Er zit aardig wat spanning in mijn lijf.
“Shit, gaan we dit echt doen?
Het risico lopen dat we opdracht kwijt zijn?”

Maar voor het eerst heb ik het idee dat het landt.
Hij is niet beledigd maar geschrokken.
Geeft aan dat het binnenkomt. Dat hij ons erg graag aan boord houdt.
Dat hij aan de bak gaat. Een paar dagen later belt hij me uit zichzelf op om verslag te doen van een spannend en vruchtbaar gesprek met één van zijn teamleden.

Er zit weer beweging in.

Wil je leren hoe je met of binnen jouw organisatie goed kan contracteren? Zodat voor alle partijen helder is wat hun rol is en ze weten wat ze van jou kunnen verwachten? Binnenkort organiseren we een online training over dit onderwerp: Contracteren, de basis voor goede teamcoaching

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Waarom sommige patronen in teams nooit verdwijnen

Waarom sommige patronen in teams nooit verdwijnen

“Komt er ooit een dag dat we wel op één lijn zitten?”

verzucht Wilma aan het einde van de teambijeenkomst.

“Soms snap ik niet waarom dit al jaren zo’n thema is in ons team.
We hebben dankzij de teamcoaching zeker nieuwe stappen gezet,
maar ik hoop dat we die dit keer ook echt vasthouden,
want het is zo’n taai thema.
Af en toe verlang ik naar een toverstafje waarmee ik ervoor kan zorgen dat we dit gezeur nooit meer hebben.”

Ik coach een docententeam.
Ze bakkeleien al jaren over de schoolregels.

Nu zou je zeggen: waarom bakkeleien over regels?
Regels zijn regels en staan dus niet ter discussie.
Althans, niet voortdurend.

Een afspraak over de afspraak maken

In dit team dus wel.
Tot een maand of drie geleden althans.
Bijna elke vergadering trok er wel een docent aan de bel.
“Nog steeds houdt niet iedereen zich aan de afspraken over niet eten in de klas.”
En opnieuw werd er een afspraak over de afspraak gemaakt:
“Laten we afspreken dat we ons nu echt allemaal aan deze afspraak houden.”

Iedereen wist precies hoe het daarna verder zou gaan,
Wie zich, zoals altijd, wel aan de regels zou houden
en wie niet.

En zo herhaalden ze al jaren dezelfde dans met elkaar.
Steeds alsof het de eerste keer was dat ze dit bespraken.

En de leidinggevende dan?

De leidinggevende deed ook mee in deze dans.
Door mensen individueel aan te spreken
en het terug te laten komen in beoordelingsgesprekken.

Prima acties,
maar ze leidde slechts tot korte momenten van verbetering.

Tijdens de teamcoaching hebben ze mooie stappen gezet.
De problemen werden scherper dan ooit benoemd,
en alle teamleden namen verantwoordelijkheid voor hun eigen aandeel.

In de maanden tussen de verschillende bijeenkomsten
lukte het voor het eerst in jaren om de afspraken na te leven.
Blijkbaar zaten ze eindelijk op één lijn.

Genoeg successen te vieren dus.

Tegelijkertijd realiseer ik me dat Wilma gelijk heeft.
Er is geen toverstafje dat voorgoed afrekent met sommige patronen.

Tijd voor wat realisme.

Teamcoaching is geen toverstafje

“Jullie zijn echt ver gekomen met elkaar
en zo te zien levert dit goede energie op.
Het is daarnaast ook goed om jullie te realiseren
dat jullie nooit helemaal klaar zijn met dit thema.

Het zal voor jullie een klus blijven om op één lijn te komen en te blijven.

Dat is inherent aan het soort team dat jullie zijn.
Jullie zijn een hart & ziel-team vol eigenwijze professionals.
Jullie hebben deels voor dit vak gekozen vanwege de vrijheid
om op jullie eigenwijze je ding te kunnen doen.
Dat schuurt nog wel eens met jullie teamafspraken.

Het zal in de toekomst makkelijker worden om op één lijn te komen.
Jullie hebben nu ervaren wat ervoor nodig is.
Maar het zal nooit helemaal vanzelf gaan.

Daar zijn jullie overigens niet uniek in.
Dat geldt voor alle teams met deze kenmerken”

“Nou, dat is een opluchting!” zegt Hans
“Het is maar wat je een opluchting noemt” reageert Jos.
Hij is duidelijk teleurgesteld.
“Als we er nu al vanuit gaan dat het niet lukt.. Lekker dan.”

“Nee, dan doen we niet” zegt Marielle.
“Ik denk dat ze gelijk heeft. We moeten altijd scherp blijven.
Niet denken dat het vanzelf gaat.
En ook accepteren dat we af en toe uit de bocht vliegen.”
Een groot aantal collega’s knikt mee.

Ze weten dat ze dit kunnen.
Ook zonder toverstafje.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Hoe je teams op de kast krijgt

Hoe je teams op de kast krijgt

“Hoe dachten jullie dat zélf op te lossen?”
vraagt de manager aan het team.

Je ziet een paar teamleden intern ontploffen.

“We vragen het toch aan jou?!”
De manager houdt stug vol:
“Ja, maar wat zijn jullie eigen ideeën?”

“Die hebben we dus allemaal al geprobeerd.
We weten het niet goed meer.
Daarom leggen we het nu bij jou neer.”

“Vertel eens, wat hebben jullie allemaal al geprobeerd…”
Vervolgt de manager.

Het team geeft het op.
Ze geven zich over aan de rituele dans
die ze steeds met hun manager maken.
Ze vertellen keurig wat ze allemaal al geprobeerd hebben
om hun problemen met het rooster op te lossen.

Terug op de werkplek maken ze er met elkaar
cynische grappen over.

“Komt ie weer met die eeuwige ‘wat denk je zelf-vraag’
Hij is zeker weer op cursus geweest!”
Grappig vinden ze het allang niet meer.
“We leggen toch niet voor niks die vraag bij hem neer?!”

De manager is inderdaad op cursus geweest.
Hij vindt dat het team veel zelfstandiger kan opereren.
Ze leggen zaken bij hem neer die ze prima zelf kunnen oplossen.
Hij leerde een paar handige trucjes om zaken terug te leggen.

Ons advies aan de manager:
kappen met die wat-denk-je-zelf-vraag!

Dat is niet de manier om teams in beweging te krijgen.
Ze haken af.
Ze voelen zich niet serieus genomen.
Soms zelfs een beetje in de maling genomen.

Maar wat dan wel?

We hebben twee tips.

Weeg eerst zorgvuldig af wat je terug legt
in het team en wat niet.
Soms is een hulpvraag écht terecht.
Bovendien mag je blij zijn als je team
zo volwassen is om
een duidelijke hulpvraag neer te leggen.

Als je dan toch besluit om het niet
voor je team op te lossen,
vertél ze dit gewoon.

Leg uit welke visie jij hebt op hun rol
en die van jou bij het oplossen
van dit soort problemen.

Dat kan bijvoorbeeld zo klinken:
“Ik zou dit probleem met alle liefde voor jullie oplossen,
ik ben er alleen van overtuigd dat jullie het zelf kunnen en moeten doen.
Jullie zijn een team professionals
die samen tot betere oplossingen kunnen komen
dan ik ooit kan bedenken.
Daarom leg ik het probleem bij jullie terug.
Waar ik wél bij kan helpen is…..”.

Die ‘wat denk je zelf-vraag’ kun je prima stellen
(hoewel wij hem graag anders geformuleerd zien),
maar leg dan wel eerst uit waarom je die vraag stelt.
Scheelt bakken met weerstand.

In onze programma’s voor managers en teamcoaches
leer je hoe je de kracht in teams kunt ontgrendelen,
met slimme, speelse en luie interventies
waar teams van in beweging komen.

Nieuwsgierig? Klik hier.

Wil je jouw team laten coachen door ons? Klik hier