Om hoeveel mensen gaat het eigenlijk?

Om hoeveel mensen gaat het eigenlijk?

“Ze hebben gewoon geen zin om te veranderen.

Ze kunnen alleen maar mopperen en klagen.

Het lijkt wel of het ze helemaal niets interesseert.”

geeft Zuzu aan. De frustratie druipt uit haar stem.

We zijn aan de slag met een deel van een groot team.
De mensen over wie het gaat blijken niet in deze groep te zitten.
Dat is jammer want dan kunnen we weinig met deze frustratie.

Wat wel opmerkelijk is, is dat de mensen die
in deze groep zitten allemaal heel welwillend zijn.
En ook echt bereid zijn om te kijken naar hun eigen aandeel.

Een luie interventie

“Welke vragen roept dit op?” vraag ik.
Er komt geen respons. Enkel vragende blikken.
Maar dan verbreekt James de stilte.

“Om hoeveel mensen gaat het hier eigenlijk?” vraagt hij.
“Want als er hier niemand zit die bij die groep hoort
ben ik benieuwd hoeveel mensen het eigenlijk zijn.”

Zuzu zucht eens diep.
Hardop telt ze:
“Nou Jan en Anneke zeker…”
Timo vult aan: “Daar hoort Dirk ook bij”
“En Inez..” gaat Noura verder.
“We mogen Vaya niet vergeten” zegt Zuzu.

Het juiste perspectief zien

Dan blijft het stil.
“Dus dan gaat het totaal om 5 mensen?” vraagt James.
Er wordt geknikt in de groep.
“Dat zijn dus 5 mensen in ons team van 25?” gaat James door.

“Maar 5 mensen?” zegt Noura verbaasd.

Ik kijk rond en zie langzaam een ahaa effect door de groep trekken.
Eigenlijk kunnen we hier wel zo’n beetje stoppen.
James deed een fantastische interventie.

“Dan zijn er dus veel meer mensen die wél willen” geeft James aan.
“Ja, maar die hoor ik nooit!” foetert Zuzu.
Ze leunt eens achterover en kijkt James boos aan.

De valkuil

Dit team is in een valkuil getrapt,
waar we ook vele leidinggevenden in zien trappen.

Alle aandacht gaat naar die paar teamleden
die (meestal onbedoeld) best wat negatieve aandacht vragen.

Door het vele geluid dat er van de groep klagers of mopperaars
vandaan komt zou je zomaar uit het oog kunnen verliezen
hoe relatief klein die groep meestal is.

Waar richt je je aandacht op?

“Wat zou er gebeuren als jullie je aandacht
bij het geklaag en gemopper weghalen?” vraag ik.

“Ja, maar hoe dan?” vraagt Zuzu.
“Dat kan op heel veel manieren.” Leg ik uit.
“Door niet op het gemopper in te gaan,
door de mopperaars uit te leggen dat jouw energie erop weglekt,
door de stillere collega’s aan te kijken als er om een mening gevraagd wordt
of door die stille collega’s actief uit te nodigen iets te zeggen.
Kortom: door ander geluid meer uit te nodigen.”

Positieve groepsdruk

Zo ontstaat er langzamerhand positieve groepsdruk.
Groepsdruk richting de gewenste verandering.
Als er steeds meer ‘ander’ geluid op tafel komt
en het gemopper minder aandacht krijgt,
wordt het lastiger om te blijven mopperen.

“Misschien moeten we ons meer richten op die stille groep” aarzelt Timo.
Ik kijk hem bemoedigend aan.

Timo pikt het gelukkig op.
“Zo vind ik het bijvoorbeeld heel fijn dat jij nu iets zegt James.
Ik heb je eerlijk gezegd heel hoog zitten.
Je hebt veel kennis en ervaring.
En als je iets zegt of vraagt vind ik het altijd heel zinvol, zoals nu.”
Ik zou dat veel vaker willen zien.
Dat zou ook een mooi tegengeluid geven aan
dat gemopper en geklaag van de anderen” gaat Timo verder.

Een eerste beweging

Hij kijkt James verwachtingsvol aan.

James denkt even na en zegt:
“Dat snap ik wel. Ik houd er niet zo van
Om op de voorgrond te treden.
Dus houd ik meestal mijn mond.
Maar ik hoor ook wat je zegt.
Ik ga wat vaker mijn mond open doen.
En nodig me vooral uit als ik het niet doe,
Dat vind ik helemaal prima.”

Langzaam zakken de schouders van Zuzu naar beneden.
Alsof er een last vanaf is gevallen.

“Dat zou fijn zijn” verzucht ze.

Samenwerken anno nu

Samenwerken anno nu

 

Drie onmisbare vaardigheden voor iedereen die samenwerkt

Steeds minder mensen werken in vaste teams. Soms zijn teams groot, waardoor je dagelijks in andere samenstellingen aan het werk bent. Het verloop en de tekorten aan personeel in sommige sectoren zijn zo groot, dat je regelmatig met zzp-ers, flexers of nieuwe collega’s samenwerkt. Bovendien werken de meeste mensen in verschillende (tijdelijke), vaak multidisciplinaire, teams. Kortom: de meeste professionals moeten snel goed samen kunnen werken met verschillende collega’s in verschillende teams. Welke interpersoonlijke vaardigheden zijn hierbij behulpzaam?

De manier van samenwerken, waarbij je in korte tijd een team vormt en dus heel snel goed gebruik wilt maken van alle aanwezige kennis en talenten, wordt door Amy Edmonson (2012) ‘Teaming’ genoemd. Dit is samenwerken waar werken en leren gelijktijdig plaatsvindt, omdat de samenstelling van die teams nogal eens wisselt en er wel snel goede teamprestaties verwacht worden. Wil je ‘teamen’ dan vraagt dat om interpersoonlijke vaardigheden, vaardigheden om de interactie tussen mensen in groepen en teams soepel te laten verlopen. Met die vaardigheden kun je immers adequaat meningsverschillen overbruggen, problemen van alle kanten bekijken en vak- en taalbarrières overbruggen. Precies datgene wat nodig is om effectieve oplossingen voor dagelijkse problemen te vinden.

Veel organisaties realiseren zich dat hier behoefte aan is. Ze besteden extra aandacht aan het trainen van communicatieve vaardigheden die helpen om het gedrag van anderen te beïnvloeden en zo het beste uit het interpersoonlijke contact te halen. Zo leren mensen hoe ze optimaal feedback geven, hoe ze omgaan met weerstand, hoe ze anderen makkelijk meekrijgen en hoe ze anderen kunnen inspireren.
Dit zijn voor een goede samenwerking zeker belangrijke vaardigheden, maar in onze visie wordt dan een essentiële skillset vergeten. In wisselende teamsamenstellingen zul je jezelf niet alleen moeten kunnen verhouden tot verschillende mensen, maar ook en vooral tot verschillende groepen. Wij zien te veel teamleden die zich enkel bezighouden met de vraag: “hoe krijg ik die ene of die paar collega’s mee” in plaats van “hoe vergroot ik de urgentie voor deze taak, actie of verandering etc. in deze hele groep?” En “hoe zorg ik dat ik de krachten binnen deze groep zo benut dat we samen meer voor elkaar krijgen?”
De vaardigheid om de hele groep te beïnvloeden is allang niet meer enkel voorbehouden aan de leidinggevende. Sterker nog in veel teams volgen de leidinggevenden elkaar in hoog tempo op. Dus is het essentieel dat ieder teamlid (op basis van z’n kennis en ervaring) leiderschap in brengt en op die manier waarde toevoegt aan het team.
Wil je niet alleen kunnen inspelen op mensen maar ook op groepen, dan vraagt dat om deze vaardigheden: 1) Het herkennen van interactiepatronen en de teamdynamiek rond die patronen) 2) Van jouw probleem een teamprobleem maken

Het herkennen van interactiepatronen in teams en groepen

Wat zijn patronen precies? Patronen hebben een aantal kenmerken:

  • Ze gaan over terugkerend gedrag in de samenwerking. Binnen een uur zie je de eerste patronen al ontstaan in een groep. Hoe is bijvoorbeeld de spreektijd verdeeld? Hoe oplossingsgericht is de groep? Mag er afgedwaald worden? Is er ruimte voor emoties en informeel contact? Wordt er ingegrepen bij langdradigheid?
  • Die patronen zijn van iedereen. Iedereen draagt op zijn eigen manier bij aan het in stand houden van die patronen.
  • Patronen kunnen positieve, helpende kanten hebben en ook negatieve, niet helpende kanten. Hoe het patroon uitwerkt op de prestaties is afhankelijk van de opdracht van het team of de groep. Neem bijvoorbeeld een team dat flexibel omgaat met regels. Voor een creatief team of salesteam is dat misschien wenselijk, terwijl het patroon binnen een financieel team hoogstwaarschijnlijk juist nadelen oplevert.
  • Patronen krijg je in je eentje never nooit veranderd. Daar heb je de andere groepsleden bij nodig.

Waarom is het zo belangrijk om patronen te leren herkennen en beïnvloeden? Omdat groepen altijd patronen in hun interactie ontwikkelen. Ze helpen de groep in korte tijd te verbinden, zaken voorspelbaar te maken en een gezamenlijke identiteit te vormen. De patronen in groepen zijn heel bepalend voor de prestaties van de groep en daarmee essentieel om ze te leren herkennen en vervolgens te kunnen beïnvloeden. Laten we eerst stilstaan bij hoe je patronen makkelijker herkent.

We geven twee tips. Deze zijn:
1) Ga op zoek naar de ongeschreven regels
2) Zoom afwisselend in en uit

1. Ga op zoek naar ‘ongeschreven regels’

Een manier om snel de patronen in groepen te zien is door te denken in ongeschreven regels. Ongeschreven regels gaan namelijk altijd over patronen. Stel jezelf de vraag: welk gedrag vindt deze groep heel normaal? Waar zegt niemand iets van?
Voorbeelden van zulke ongeschreven regels (A. Figee en L. van Rijn, 2017) zijn:

  • Te laat of onvoorbereid bij een overleg zijn is hier vrij normaal
  • Voorstellen en meningen verpakken we in een vraag of een voorzichtige boodschap
  • We vinden van alles van elkaar maar we spreken dat nauwelijks uit
  • Een geintje op z’n tijd moet kunnen.
  • We helpen elkaar, ook ongevraagd.

2. In- en uitzoomen

Van nature gaat onze aandacht in groepen uit naar de verschillende individuen binnen de groep. In het bijzonder richten we ons, zo blijkt ook uit sociaal wetenschappelijke experimenten, op de mensen die op de voorgrond treden (A. Figee en L. van Rijn, 2019). Oftewel, de mensen die het meest praten en/of de mensen die zich non-verbaal laten gelden. Ook gedrag waaraan we ons irriteren, of dat we juist enorm bewonderen, valt onder ‘voorgrond’. We richten ons op dat wat ons opvalt. Dat is wat ons brein van nature doet. We noemen dat inzoomen. Als we inzoomen richten we ons op een of een paar teamleden.
Dat is zonde, want daarmee mis je veel informatie. Uit onderzoek blijkt namelijk dat we maar één ding tegelijk kunnen waarnemen. Zijn we op het ene gericht, dan zien we het andere niet. Onderstaande afbeelding illustreert dat mooi. Je kunt er twee beelden in zien. Vaak zie je de ene of de andere. Maar nooit gelijktijdig beide beelden. Zo zijn onze hersenen niet bedraad.

Door je te richten op de paar mensen op de voorgrond in een groep, zie je niet wat er intussen op de achtergrond gebeurt. Als je uitzoomt, dan zie je hoe de mensen op de achtergrond non-verbaal reageren op de mensen op de voorgrond. Je gaat zien wat er tussen mensen gebeurt.

Wij vinden dat elk lid van een groep dat zou moeten kunnen. Waarom? We geven een kort voorbeeld.

Stel: je zit nu al een tijdje in een projectgroep. Je ergert je aan het feit dat een aantal mensen zich onvoldoende aan gemaakte afspraken over voorbereiding en het aanleveren van stukken houdt. Als je inzoomt dan zie je drie collega’s die koploper zijn met het niet nakomen van afspraken. De meest logische actie zou zijn dat je die drie collega’s individueel aanspreekt. Maar je hebt ze al eens aangesproken en dat hielp niet. Bovendien ben jij steeds maar degene die er wat van zegt. De rest houdt zijn mond. Als je echter uitzoomt, dan zie je dat je in een projectteam werkt waar ruimte is om je niet aan afspraken te houden, omdat er niet of veel te voorzichtig aangesproken wordt op dit gedrag.

De volgende vergadering besluit je eens op te letten wat er gebeurt in de groep. Bij de start geven twee mensen aan niet aan de voorbereiding toe te zijn gekomen. “Druk, druk”. Ze noemen allerlei argumenten. Je besluit eens rond te kijken hoe andere collega’s in stilte reageren op deze argumenten. Nu zie je hele andere dingen: je ziet twee collega’s zuchten. Een andere collega verstrakt en trekt haar wenkbrauwen op. Proef je het verschil tussen beide benaderingen? In het eerste geval, wanneer je inzoomt op het probleemgedrag, voelt het als jouw probleem. In het tweede geval, wanneer je uitzoomt, ga je zien dat het een probleem van het hele team is en dat jij niet de enige bent die er wat van vindt.

Als je meer uit wilt zoomen dan helpt het om te luisteren naar wat er op de voorgrond gebeurt en ondertussen te kijken naar hoe daar op de achtergrond op wordt gereageerd. Hoe zou je het gedrag wat je dan ziet ondertitelen? Wanneer je uitzoomt, kun je slimmere interventies gaan doen waarmee je alle krachten, kennis en ervaring uit de groep benut.

Maak van jouw probleem een teamprobleem.

Samenwerken anno nu vraagt dat we gebruik leren maken van de groep als geheel en niet gaan proberen zaken in ons eentje op te lossen. Maak je gebruik van de groep als geheel, dan kom je veel sneller tot mooie resultaten en blijven onwenselijke patronen niet onnodig lang sluimeren.
We keren terug naar het voorbeeld dat we eerder noemde. Je wilt als individu af van het patroon dat mensen wegkomen met het niet nakomen van afspraken. Je hebt, door uit te zoomen, kunnen waarnemen dat je niet de enige bent met deze ergernis.

We noemen een aantal mogelijke interventies, waarmee je van jouw probleem een teamprobleem maakt:
“Ben ik de enige die zich eraan ergert, dat niet iedereen zich altijd voorbereid voor een gezamenlijk overleg?” Vervolgens kijk je naar de drie collega’s die non-verbaal lieten zien dat ze zich eraan leken te ergeren. Grote kans dat ze jou bij gaan vallen.

“Marieke, wat betekent die frons van jou?”. Hiermee nodig je Marieke, die anders meestal stil blijft, uit om te zeggen wat ze denkt .

Dus in de kern betekenen de interventies dat je ruimte geeft aan diegene die normaal eerder op de achtergrond blijven door ze meer of minder expliciet uit te nodigen om hun mening te geven. Hiermee verbreed je het probleem van een opmerking van een enkeling naar meerdere groepsleden. Hiermee krijg je zicht op alle perspectieven die er in de groep leven.

Het belang van verbreden

Meer dan ooit is het belangrijk om in korte tijd alle diversiteit in een team te herkennen en benutten. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe doe je dat als toch altijd dezelfde mensen en meningen de boventoon hebben of als je het gevoel hebt dat er eigenlijk niet geluisterd wordt naar wat je deelt?
In onze visie is de oplossing hiervoor heel simpel. Leer verbreden! Die vaardigheid houdt in essentie in dat je in staat bent om alle geluiden uit het team op te halen, ook degene die niet onmiddellijk of vanzelfsprekend worden gedeeld. Een onmisbare vaardigheid binnen de samenwerking anno nu.

Hoe ziet deze vaardigheid eruit?
Als je een mening deelt, feedback geeft of een voorstel doet, verbreed dan direct daarna, door vragen te stellen zoals:

  • Wie herkent dit?
  • Wie kijkt er ook zo naar?
  • Wie kijkt er anders naar?
  • Wat vinden jullie hiervan?
  • (De stillere krachten uitnodigen) Klaas, wat vind jij hiervan?
  • Zijn er nog andere invalshoeken?
  • Welke ideeën zijn er nog meer?
  • We zien te vaak teams waarin alleen meningen gedropt worden. Aan het eind van het overleg hebben allerlei mensen hun mening, voorstel of visie gedeeld en ze lopen het overleg uit zonder te weten wat hun collega’s er nu echt van vonden, wat er nu is opgelost of wat er nu is afgesproken. Zonde van alle diversiteit en zonde van de tijd. Terwijl de oplossing zo simpel is: stel vragen nadat je je mening hebt gedropt.

Het vergroten van slagkracht in teams

Wil je in korte tijd meters maken, gebruik makend van alle diversiteit aan talenten in jouw teams? Onderzoek dan altijd eerst hoe je van jouw probleem een teamprobleem kan maken of hoe je ervoor kunt zorgen dat iedereen zijn kennis, mening en ervaring in kan brengen. Dat het niet alleen de geijkte groepsleden zijn die hun kennis, mening en ervaring ventileren, maar dat alle perspectieven gehoord worden.

Daarvoor heb je dus drie belangrijke vaardigheden nodig:

  1. Je ziet in korte tijd welke ongeschreven regels de samenwerking in sluipen en weet deze te benoemen.
  2. Je zoomt uit om te zien wie welke rol pakt waardoor de ongeschreven regels in stand blijven. Je luistert naar de mensen op de voorgrond en kijkt wat er intussen op te achtergrond gebeurt.
  3. Je verbreedt. Je maakt de ongeschreven regels bespreekbaar, door te verbeden. En bovendien zet je bij al jouw inbreng de vaardigheid van verbreden in, zodat je jezelf en jouw team helpt om meters te maken.

Vraag je je af waar je kunt starten met het eigen maken van deze vaardigheden? Dan raden we je aan om eens te beginnen bij het uitzoomen: kijk eens wat vaker naar de mensen die niet praten. Hoe reageren zij non-verbaal? Welke informatie levert dat op? Ben je daar beter in geworden? Ga dan aan de slag met de andere tips uit dit artikel.

We wensen je veel samenwerkingssucces!

Referenties
A.C. Edmondson (2012) Teaming. How organizations learn, innovate and compete in a knowledge economy. Boston: Josseybass
A.Figee en L. van Rijn (2017) Ongeschreven regels. Hoe je hardnekkige patronen in teams verandert. Amsterdam: Firijn
A.Figee en L. van Rijn (2019) Samenwerken voor gevorderden. Hoe je van elke samenwerking een succes maakt. Amsterdam : Firijn

Dit artikel verscheen in Opleiding & Ontwikkeling no. 3 2022

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Boosterdag voor teamcoaches

16 juni 2023

Hoe vragen tot onveiligheid leiden

Hoe vragen tot onveiligheid leiden

 

“Ik heb juist geleerd dat als ik een oordeel heb,
ik die beter kan verpakken in een vraag.”
De leidinggevende kijkt me verward aan.

“Ik ben het daar helemaal niet mee eens.” Zeg ik.
Ik schrik een beetje van mijn eigen stelligheid.

Dit gesprek vindt plaats tijdens de pauze van een teamsessie.
Het team is in tweetallen buiten aan het wandelen.

Zoals altijd pakt de leidinggevende deze gelegenheid
gelijk beet om feedback te vragen.

Ik heb veel complimenten uit te delen.
Daarnaast één verbeteradvies.

“Ik zag je op drie momenten een vraag stellen
terwijl je volgens mij ook een oordeel had.”
Ik noem twee voorbeelden.

“Ja, dat klopt inderdaad.” Zegt ze.
“Ik had er ook een oordeel over.”

“Maar ik heb verschillende cursussen gevolgd
Waarin ik geleerd heb om dan een vraag te stellen

in plaats van een oordeel te uiten.”

Congruentie

“Ik ben meer van de school:
zeg wat je te zeggen hebt en vraag wat je echt wilt weten.
Anders word je incongruent.”

“Was ik incongruent?”

“Ja, ik kon merken dat je een oordeel had.
Het team hoorde jouw oordeel waarschijnlijk ook tussen de regels door.
En zo blijft dat oordeel onuitgesproken in de onderstroom sudderen.
Zowel bij jou als bij de ander.
Dat geeft ruis.”

Vragen waarin een oordeel verscholen ligt

Binnen teams worden regelmatig vragen gesteld
waar eigenlijk een oordeel of suggestie (over hoe het moet) onder ligt.
Je herkent ze aan de vorm en/of aan de toon:
“Vind je niet dat..?”
“Wat zou je de volgende keer anders doen?”
“Hoe vond je het gaan?”
“Waarom heb je…?”
“Kon je niet…?”
“En hoe denk je dan over….?”

Als er een duidelijk sturende intentie onder die vraag ligt
of een oordeel over het handelen van de ander,
en je spreekt dat niet uit,
word je vaak incongruent.
Je non-verbale gedrag komt niet overeen met wat je zegt.

Onveiligheid

Incongruentie geeft naast ruis ook onveiligheid.
Als jouw team klaagt over onveiligheid,
is de mate van congruentie binnen de communicatie
het eerste waar je naar kunt kijken.

Kip ei

Je vraagt je misschien af wat er eerst was.
de onveiligheid,
daarna de voorzichtigheid
en vervolgens de incongruentie?

Of juist precies andersom?

Gek genoeg maakt dat niet zoveel uit.
Ga in jouw team en bij jezelf eens observeren
hoeveel incongruentie je opmerkt in de communicatie.

Benoem het. Help jezelf en anderen om hun oordeel en intentie zuiver te benoemen.
Kijk eens wat het doet voor de veiligheid.

Je zult zien dat je met kleine stappen grootse effecten sorteert.

Succes!

Wil je teams nog beter leren coachen? Zodat ze samen gaan excelleren en het beste in elkaar naar boven halen? Zonder dat jij daar steeds aan moet blijven trekken? Binnenkort start de 9e editie van ons programma ‘Luie teamcoaching met grote impact’. Klik hier voor meer informatie. 

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Kunnen we het een beetje zakelijk houden?

Kunnen we het een beetje zakelijk houden?

 

“Als jullie maar niet verwachten dat ik mijn hele hebben
en houwen op tafel ga gooien. Dat vind ik niet zo nodig.” zegt Kim.
Twee van haar collega’s trekken hun wenkbrauwen op.
“Nu niet zo ongezellig doen, hoor!”
zegt Wouter terwijl hij Kim amicaal op haar schouders slaat.

Ik coach een team adviseurs in de zorg.
In Corona-tijd zijn ze elkaar kwijt geraakt.
De verbinding in het team is ver te zoeken.
Niet heel verwonderlijk natuurlijk.
Dat hebben we in veel teams zien gebeuren.

Impliciete verwachtingen

Er lijken allerlei impliciete verwachtingen te leven
over hoe die verbinding eruit moet zien.
Wat de meeste teamleden betreft gaat het over de gezelligheid met elkaar,
alles met elkaar kunnen bespreken en delen (ook privézaken)
en daar oprecht naar luisteren.

Zo ook tijdens de teamsessies.
Geregeld worden privézaken aangehaald.
Zo weet ik inmiddels dat de moeder van Ernst flink ziek is,
dat de dochter van Wouter moeite heeft om mee te komen op school
en dat Joyce binnenkort gaat trouwen.

Blijkbaar vindt een deel van dit team deze uitwisseling belangrijk.
Er wordt in ieder geval ruimhartig tijd en ruimte voor gemaakt.

Wat is er echt nodig?

De vraag is echter of het voor hun werk nodig is om op deze manier met elkaar te verbinden.

Tijd om ze even op scherp te stellen dus vraag ik:
“Wat hebben jullie nodig aan verbinding met elkaar
om jullie werk op een goede manier te kunnen doen?”

Wouter kijkt me wat schaapachtig aan.
“Hoe bedoel je?” vraagt hij.

Ik blijf even stil. Ik kijk richting Kim en Joyce.
Zij hebben al eerder laten weten dat ze zich storen aan al die privégesprekjes tussendoor.
Niet heel expliciet, maar ze hebben genoeg hints gegeven.

“Je bedoelt wat er echt nodig is om ons werk te kunnen doen?” vraagt Joyce.
“Wat mij betreft gaat dat dan vooral over de inhoud van ons werk.
Daar moeten we elkaar vinden.
En ik heb jullie daar ook in nodig.
Ik weet gewoon nog niet alles hier.
De organisatie is zo groot.”

 Groepsdruk om mee te doen

“Ja, maar er moet ook tijd blijven om gewoon even te kletsen.” geeft Wouter opnieuw aan.
Ook Ernst doet een duit in het zakje:
“Het moet wel een beetje luchtig blijven hoor. Anders houden we het niet vol met z’n allen”.

Ik kijk naar Kim.
Ze gebaart met haar armen “dit bedoel ik dus”.

Ik vraag haar wat haar gebaren betekenen.
“Ik ben blij dat Joyce aangeeft dat ze het over de inhoud van het werk wil hebben,
maar meteen wordt dit door Wouter en Ernst van tafel geveegd.
Het moet hier wel leuk blijven.
Ik vind dat dus helemaal niet leuk.
Ik stoor me mateloos aan het verspillen van onze kostbare vergadertijd aan al die privégesprekken.
Dan ga ik net zo lief gewoon aan het werk.
Heel eerlijk gezegd doe ik dat dus ook regelmatig.
En ik weet dat daarover wordt gesproken, maar niet me mij!” Zegt Kim.

Een tweede poging

Ik besluit nog een poging te wagen.

“Kunnen jullie eens met elkaar bespreken welke verbinding noodzakelijk is
om jullie werk op een goede manier te kunnen doen?
Ik raad jullie aan om onderscheid te maken tussen noodzakelijke verbinding en wenselijke verbinding.
Dus een must-have en een nice-to-have lijst”

Er volgt een flinke discussie over wat in welk rijtje hoort.
De discussie laat interessante patronen zien in de samenwerking en dynamiek binnen dit team.
Die zal ik jullie voor nu even besparen.

De lijstjes zien er als volgt uit.

Must have

Nice to have

Inhoudelijke afstemming van projecten Koffieleuten
Sparren rondom een inhoudelijk vraagstuk Elkaar appen in het weekend
Elkaar bevragen Samen lunchen
Niet alleen je mening droppen, maar ook vragen om reacties Af en toe een borrel of eten samen
Alle meningen de ruimte geven, ook afwijkende meningen (wie denkt hier anders over?) Elkaar privé beter leren kennen
Je irritaties uitspreken (bijv. bij “geleuter”) Elkaar bellen als je weet dat iemand een belangrijke afspraak heeft (Zakelijk of privé)
Om hulp vragen en hulp bieden  

 

Afspraken maken

Samen maken ze een top 3 van de belangrijkste must-haves voor hun samenwerking.

Ze maken de afspraak dat ze niet meer elk overleg starten met een rondje.
Dat kostte steeds gruwelijk veel tijd omdat het standaard uit de klauwen loopt.
Zo hopen ze de komende tijd hun overleggen effectiever te maken.

Daarvoor in de plaats gaan ze een keer per week samen koffie drinken.
Ze spreken af dat daarin ruimte is voor ieders behoeftes rondom verbinden.
Voor Joyce en Kim is het een grote opluchting dat er begrensde ruimte is voor het uitwisselen van privé-zaken.
De rest heeft meer respect en begrip gekregen voor die grenzen.

 

 

 

Boosterdag voor teamcoaches

24 juni 2022

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Gouden tips voor een duurzaam goede samenwerking

Gouden tips voor een duurzaam goede samenwerking

 

Vaak schrijven wij over teams met gedoe. Daar worden we ook voor gevraagd. Geloof het of niet, gedoe vinden we leuk.

Maar vandaag een happy story.
Over samenwerking die vloeit.
Die van onszelf!

We delen graag een paar ingrediënten
die onze samenwerking succesvol maakt én houdt.
Ze helpen ons in ons ondernemerschap en vakmanschap,

Als je ons dus zou vragen wat je kunt doen om te investeren in fijne samenwerkingsrelaties, dan hebben we de volgende tips:

1. Laat de bovenstroom op tijd meegroeien met de actuele situatie
2. Besluit jaarlijks waarop je elkaar mag scherp houden en aanspreken
3. Accepteer elkaars draakachtige eigenschappen
4. Wees helder en expliciet over wie waarin beter is dan de ander
5. Bespreek minimaal eens per jaar jullie samenwerkingspatronen
6. Wees mild bij fouten en blunders
7. Blijf lief en attent voor elkaar

Laat de bovenstroom meegroeien

Eén van onze ongeschreven regels in de eerste jaren van onze samenwerking was ‘multi-tasken is bij ons heel normaal’. Het werkte voor ons. We gingen waar de energie op zat en hadden heerlijk chaotische overleggen. Dat gaat nu niet meer. Er gebeurt teveel tegelijk in ons bedrijf. We werden er gek van. Dit jaar is ons toverwoord ‘structuur’. We maken onderscheid tussen strategische, tactische en operationele overlegvormen, werken met (redelijk) strakke agenda’s en we werken samen met allerlei mensen die ons ondersteunen. Als we onszelf geen heidagen hadden gegund en gewoon door hadden gebuffeld, dan waren we elkaar vast inmiddels in de haren gevlogen.

Besluit jaarlijks waar je elkaar op scherp houdt

Aanspreken en feedback geven is een hot item in ieder team. Ons advies: maak het klein. Kies voor een bepaalde periode één tot maximaal drie focuspunten waar je elkaar op scherp gaat houden. Bij ons is dat structuur, energie (doen we nog genoeg waar we energie van krijgen?) en de werk privé balans (het nemen van vrije dagen). Elke drie maanden evalueren we die kort. Zo loopt er nooit iets echt uit de klauwen.

Accepteer elkaars draak-achtige eigenschappen

Toen wij overwogen met elkaar een bedrijf te starten, gingen we praten met anderen die ons voorgegaan waren. Annemieke sprak Rob van Meurs. Hij gaf één advies dat is blijven hangen: “de eigenschappen die je nu al storend vindt aan de ander, die worden niet beter. Ze worden alleen maar irritanter. Daar moet je echt rekening mee houden. Slik die drol, want het verandert toch niet.” Een briljant advies wat ons betreft. Het bewustzijn van dit gegeven, maakt al dat je je minder aan de ander irriteert.

Wie is waar beter in?

Voor ons best een spannend onderwerp. De eerste jaren waren we vooral bezig met het bouwen aan de gemeenschappelijkheid. Maar waarin onderscheiden we ons nou? En een stap verder: wie is waar nu beter in? Léonie is beter in het bieden van een stevige, veilige bedding in groepen, waarbij teams de ruimte voelen en nemen om zich naar elkaar uit te spreken. Annemieke is scherper in het uitspreken van haar observaties. Meer pitbull als het gaat om zaken die op tafel moeten komen in teams. Wij merken hoe waardevol het is om elkaar daarvoor de credits te geven. En erop te kunnen vertrouwen dat je elkaar aanvult en dus niet alles alleen hoeft te dragen.

Minimaal elk jaar de hei op

Twee keer per jaar doen wij het zelfs. En dan drie dagen. We eten, wandelen, sporten én werken aan in plaats van in onze zaak. Het is een moment van her-ijken, op tijd patronen opmerken die niet wenselijk zijn én bestendigen wat er is en vooral moet blijven. Hiermee onderhouden we de samenwerking en sturen we tijdig bij op zaken die anders moeten. Onmisbaar voor ieder zichzelf respecterend team wat ons betreft.

Wees mild bij fouten en blunders

Mildheid wordt vaak verward met accepteren of negeren. Wij leren van fouten, maar blijven er niet eindeloos over mekkeren met elkaar. We zijn mild én scherp tegelijk, als het gaat om ervaringen waar van te leren valt.

Blijf lief en attent voor elkaar

Dit is bij ons soms een aandachtspunt. Vooral in het dagelijkse werk. We hebben nogal een cowboy mentaliteit als team. Dan starten we de dag gelijk met korte zakelijke appjes in plaats van ‘goedemorgen, lekker geslapen?!’. Het zijn die kleine attenties die het verschil maken. Kleine momenten van verbinden. Zo belangrijk.

Kijk eens op welke punten jij nog meer verschil kunt maken voor jouw collega’s.

 

Wil je verder geinspireerd worden? We organiseren op 24 juni iets bijzonders, samen met Annelies Meijers.
Een klein, intiem event voor teamcoaches. Met vakidioten die gul hun kennis en kunde delen en samen met jou gaan spelen rond het thema ’tegenbewegingen in teams’.

Kom je ook?! Klik hier voor meer informatie en inschrijven.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

De kaas is op!

De kaas is op!

We nemen je mee naar een gesprek in een zorgteam tijdens een weekenddienst.

“Oh nee he. De kaas is op!” zucht Marieke.
Ursila kijkt op van haar werk:
“Hoe kan het nou zijn dat er in het weekend geen kaas meer is!”
Ook Sem snapt er niets van: “Welke onnozele heeft dat niet besteld?!”
“Dat doet Melissa altijd. Dat is haar taak.” geeft Ursila aan.
Marieke zucht nog maar eens: “Ja, lekker dan, en zij geniet nu van haar weekend..”
“Tja, we kunnen die bewoners toch niet zonder kaas laten zitten”, gaat Ursila door,
“Wat een gezeik hier toch altijd”
“Ja, het is weer lekker geregeld” beaamt Sem

Een ander geluid

Dan komt de arts aanlopen. Zij hoort het verhaal even aan. En vraagt dan:
“Kan niemand even naar de Appie gaan en gewoon kaas halen?”
“Hoe dan?” vraagt Sem, alsof hij nog nooit een boodschap heeft gedaan.
“Nou, met een bedrijfspas ofzo” stelt de arts voor.
“Oh nee” zegt Sem “Dat mogen we allang niet meer. Hebben ze afgeschaft.”
Marieke schudt haar hoofd: “Nee, inderdaad. Dat mogen wij niet.”
“En als jullie het zelf even voorschieten?” stelt de arts nog voor.
Sem slaat zijn armen over elkaar: ”Nee hoor, daar gaan we niet aan beginnen.”
De arts druipt hoofdschuddend af.

In een kringetje ronddraaien

Dan stelt Marieke voor om Carlijn, de nieuwe manager even te bellen.
Zij kan vast wel vertellen wat ze nu het beste kunnen doen.

Samen bellen ze de nieuwe manager op haar vrije dag.

Marieke: “Carlijn, we zitten hier met een probleem.
De kaas is op. Niemand heeft het besteld.
Nu zitten de bewoners het hele weekend zonder kaas.
Dat kan toch niet?!”

Carlijn: “De kaas is op….?”
Haar verbazing druipt er vanaf.

Luie interventie 1: als je niet gelijk in de actie wil schieten, herhaal dan enkel op een vragende toon wat er gezegd is. Bovendien: er is nog niet eens een fatsoenlijke hulpvraag gesteld.

Nietsvermoedend gaat Marieke door:
“Ja en het is hartstikke druk. Dat kunnen we er echt niet bij hebben.”

Carlijn: ”En jullie bellen mij in mijn vrije weekend omdat….?”

Luie interventie 2: stuur aan op een duidelijke hulpvraag, zonder in te gaan vullen (want dan ben jij aan het werk).

Het valt even stil. Marieke en Sem kijken elkaar aan.
Marieke haalt haar schouders op en zegt:
“Nou, Melissa had het moeten regelen.
En die is er nu niet.”

“En nu…?” vraagt Carlijn

Luie interventie 3: kaken op elkaar en terugleggen die verantwoordelijkheid!
Bovendien…. Er is nog steeds geen duidelijke hulpvraag… Het weerstaan van je eigen zorg-reflex is vaak hard werken.

Er valt weer een stilte.

Marieke begint aarzelend: “Eueuh….nou dat weten we dus niet.
Wij zijn niet bevoegd om te bestellen.”

Managen versus coachen

Dan grijpt Carlijn in.

“Hoe lang zijn jullie hierover al in discussie met elkaar?” vraagt ze.

Luie interventie 4: een vraag die tot denken aanzet over de resultaatgerichtheid en aanzet tot eigenaarschap.

“Ja, veel te lang natuurlijk.” geeft Marieke toe.
“We weten echt niet hoe we het moeten oplossen.”

Carlijn zucht eens diep:
“Zet me maar even op speaker.”
“Tuurlijk” geeft Marieke aan terwijl ze Carlijn op de speaker zet.

Nu is het even klaar met luie interventies. Het is tijd om te managen.

“Ik val nog net niet van mijn stoel van verbazing.
Willen jullie weten waarom?”

Sem geeft aan: “Nou ik begin wel een vermoeden te krijgen.
Jij vindt vast dat we het zelf moeten regelen.”

“Dat klopt ja”, begint Carlijn,
“Ik vind het ronduit bizar dat een team dat in staat is
een hele groep bewoners draaiende te houden in het weekend
niet in staat is een oplossing te bedenken voor kaas die op is.
En ik vind het onacceptabel dat jullie je verschuilen
achter flauwe argumenten als ‘we mogen het niet’
en gaan wijzen naar collega’s.
Jullie vinden bovendien dat ik jullie meer zelfstandigheid moet geven.
Hoezo bellen jullie mij dan in het weekend over kaas!”

Stilte

Sem aarzelt: “Ja, als je dat zo schetst voelt het wel een beetje gênant.”

Van incident naar patroon

Carlijn gaat verder: ”Hoe vaak gebeurt het jullie
dat over simpele dingen ellenlang gediscussieerd wordt?”

Luie interventie 5: onderzoek of het een incident is of een patroon. Door over patronen te praten creëer je meer urgentie.

“Te vaak” zegt Sem nu gedecideerd. Die is duidelijk wakker geworden.
“Ja, eigenlijk wel.” beaamt Marieke.

“Kunnen jullie je dat permitteren?”

luie interventie 6: leg een duidelijke relatie met de kernopdracht van het team.

“Hoe bedoel je?” vraagt Marieke.

“Nou, jullie geven aan dat je teveel werkdruk ervaart.
En dan besteden jullie je tijd aan een discussie over kaas.”

Luie interventie 7: verbindt huidig gedrag aan het pijnpunt van het team en creëer zo meer urgentie.

Er valt een pijnlijke stilte.

“Over dit patroon moeten we het nog maar
eens met de rest van het team hebben.”

“Dat lijkt me een goed idee.” geeft Marieke schoorvoetend toe.
“Maar mogen we dan nu de pas van het bedrijf gebruiken?”
“Ik heb werkelijk geen idee.” zegt Carlijn.

“Volgens mij zei ze net dat we het zelf moeten bedenken.” geeft Ursila aan.
“Oh ja. Dat is waar.” zegt Marieke, “Ik schiet het wel voor en dan declareer ik het.”

Carlijn geeft aan:
”Ik ga ophangen.
Ik wens jullie veel succes.
En wordt vervolgd!”

 

 

 

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.