Niks doen, niks zeggen

Niks doen, niks zeggen

by | okt 28, 2022 | Luie teamcoaching, Ongeschreven regels, Psychologische veiligheid, Teaminterventies, Veiligheid in teams

 

Ting ting ting!
Ester tikt tegen haar glaasje.

“Yogajufspeech!” roepen een paar mensen in koor.
De sfeer zit er goed in tijdens deze yoga zeilreis.

Er ontstaan mooie verbindingen in de groep.
Er wordt naar elkaar omgekeken.
Lief en leed wordt gedeeld.
Platte grappen gemaakt.

Het duurt even voordat Ester de aandacht krijgt.

Spanning aanvoelen

“Er is er nog iets dat ik aan jullie wil voorleggen.”
Ze begint aan een redelijk lange inleiding.
“Sommige mensen zijn er enorm fan van en ik weet dat anderen het weer minder leuk vinden… Maar het blijkt altijd ook heel fijn….”

En dan komt ie

“Vaak lassen we tijdens zo’n week als deze één stiltemoment in de ochtend in…”

Terwijl Ester doorpraat over
de verschillende soorten en smaken,
de voordelen en effecten
van een stiltemoment,
wordt het in de groep opvallend wat stiller.

Dan volgen er vragen.
“Bedoel je dan alleen stil zijn of ook echt uit contact?”
“Hoe lang dan?”

Ester geeft aan dat ze nog gaat bekijken wat ze doet.
Hoe lang en in welke vorm.
Daarmee geeft ze aan dat het besluit bij haar ligt.
Ze wil enkel even polsen hoe iedereen erin staat
zodat ze een vorm kan kiezen die passend is.

Als de spanning toeneemt

Het rumoer in de groep neemt nu toe.
Er zijn onderonsjes en wat luidere uitingen.
Iemand vertelt me hoe ongemakkelijk de stilte voor haar bleek op een eerdere reis.
“Ik hou niet zo van dat ongemakkelijke gevoel”
Ik schiet onmiddellijk in de overtuigstand,
alleen heb ik dat op dat moment niet door.
“Op zich is er niks mis met ongemak, toch?”
Ik hoor het mezelf daarna luid nog eens herhalen,
zodat meer groepsleden het horen.

Als de optie ‘tot en met het ontbijt’ langskomt
groeit de opstandigheid bij een paar mensen.

“Ik wil verbinden met anderen tijdens het ontbijt.
Dat kan ik niet in stilte.”

Daarop volgt weer een onderonsje:
“Ik heb eens drie dagen in stilte in een klooster gezeten.
Daar is dit niks bij.”

Inmiddels heb ik wat afstand genomen.
Ik zit erbij en kijk ernaar.

Ik zie dat de ingezette beweging zich herhaalt.
Er ontstaat een sfeer waarin meer mensen elkaar,
hoewel heel vriendelijk en met oog voor de ander,
aan het overtuigen zijn.
Een paar groepsleden wordt juist steeds stiller.

Afdwalen

We lijken allemaal uit het oog te verliezen
met welk doel Ester ons het stiltemoment voorlegde.
Ze wilde enkel een beeld krijgen hoe mensen erin zaten.
Wij zijn niet de beslissers.
Dat is Ester.

Ester blijft er redelijk rustig onder.
Ze glimlacht.
Alsof ze denkt: dat stiltemoment lijkt me een heel goed idee.

“Laten we het gewoon verder bij Ester laten.
En haar een besluit laten nemen.”
Stel ik voor.
Zoals wel vaker, komt het er volgens mij iets te dominant uit.

“Dat besluit jij nu even voor de groep” wordt er gegrapt.
“Volgens mij gaf Ester vanaf het begin aan dat
zij een besluit ging nemen en onze input daarin meeneemt.” Zeg ik.

Ester glimlacht alleen maar.

De discussie gaat vervolgens gewoon weer verder.

“Dit is blogwaardig” zegt Ester tegen me.
“Hmmm, ik geloof dat ik gelijk mijn laptop er maar bij pak” besluit ik.

Patronen in teams als het spannend wordt

Ik moet denken aan wat ik in organisaties ook vaak zie gebeuren.
Mensen worden uitgenodigd om input te geven,
zodat één of meer mensen dat mee kunnen nemen in de besluitvorming,
en schieten onmiddellijk in de reflex van elkaar overtuigen.
De zo gekoesterde verbinding verdwijnt daarmee onbedoeld naar de achtergrond.

Maar een ander patroon is misschien nog veel interessanter.

Als het spannend wordt in een groep,
schieten mensen vaak in allerlei rationalisaties.
Met het hoofd wordt beredeneerd waarom het voorstel
een goed of juist slecht idee is.

Er wordt bovendien veel tekst geproduceerd.
Gek genoeg haalt praten ons juist weg bij waar het over moet gaan.
Zolang er veel gepraat wordt hoef je niet te voelen waar het in de kern om gaat.
Hoe meer gepraat wordt hoe minder ruimte er is
om echt te ervaren wat je ergens van vindt, wat je voelt,
welke kern geraakt wordt.
Daar is namelijk weinig tot geen ruimte voor.

Door over elkaar heen te buitelen met goed bedoelde teksten,
werpen we onbewust allerlei rookgordijnen op.

Zie je een chaotische discussie ontstaan?
Meestal is dat een teken dat er ongemak speelt
of emoties zijn die onuitgesproken blijven.

Op de korte termijn lijkt het makkelijker
erbij weg te blijven dan er naartoe te gaan.

Zodra iemand dat ongemak of pijnpunt of de olifant in de kamer benoemt
ontstaan allerlei tegenbewegingen.

Hoe herken je de patronen?

We noemen een paar van die uitingsvormen die we vaak in teams zien:

  • meningen buitelen over elkaar, zonder dat er echt verbinding gemaakt wordt
  • grappen maken
  • elkaar overtuigen
  • voor elkaar zorgen
  • men laat één of twee collega’s het vuile werk opknappen om bij de koffieautomaat te zeggen dat ze het ook zo ervaren
  • men duikt en masse op die ene collega die zo stoer is de eigen emoties te benoemen (“wat goed dat je zo kwetsbaar optelt!”), maar daar vervolgens helemaal alleen in blijft staan (dat laat hij voortaan dus ook wel uit zijn hoofd).
  • Een aantal mensen trekt zich terug en wordt steeds stiller. Niemand die het op lijkt te merken.

En als je die onrust en chaos opmerkt, wat kun je daar dan mee?

Twee tips

Zie die onrust als signaal om bij jezelf te rade te gaan:
welke emoties spelen nu bij mij?
Daarna kun je besluiten of het nodig is nog iets te zeggen.
En of dat een inhoudelijke of juist een meer emotionele boodschap moet worden.

Terugkijkend realiseer ik me dat ik helemaal niks had hoeven zeggen.
Het had niks toegevoegd.

Onderzoek ook welke sentimenten er bij anderen lijken te leven.
Gewoon, door achterover te leunen, rond te kijken en je open te stellen.

Dit is het lastigste deel:
daag jezelf uit om met die sentimenten van anderen niets te hoeven doen.

Alleen ruimte geven en luisteren.
Zelfs doorvragen en samenvatten is vaak helemaal niet nodig.

En nee, niets doen en niet reageren is niet onaardig.
Sterker nog: het brengt de broodnodige verbinding,
onder andere omdat er veel minder tekst geproduceerd wordt.

Je komt veel sneller tot resultaten.

’s Avonds deelt Ester haar besluit.
“Tot na de yogales is het stil.”

Na de stilte

Na de yoga zitten we samen aan het ontbijt.
Het is stiller dan anders.
Relaxter, zo voelt het.
Ester vraagt ons hoe de stilteochtend voor ons was.
Er ontstaat een totaal ander gesprek dan de dag ervoor.

Een paar mensen delen hun beleving.
Niet hun mening of opvatting.

De rest luistert en is stil.
Er is rust en aandacht.

Het duurt nog geen drie minuten.

Samenwerken anno nu

Samenwerken anno nu

by | okt 17, 2022 | Ongeschreven regels, Resultaatgericht samenwerken, Teaminterventies

 

Drie onmisbare vaardigheden voor iedereen die samenwerkt

Steeds minder mensen werken in vaste teams. Soms zijn teams groot, waardoor je dagelijks in andere samenstellingen aan het werk bent. Het verloop en de tekorten aan personeel in sommige sectoren zijn zo groot, dat je regelmatig met zzp-ers, flexers of nieuwe collega’s samenwerkt. Bovendien werken de meeste mensen in verschillende (tijdelijke), vaak multidisciplinaire, teams. Kortom: de meeste professionals moeten snel goed samen kunnen werken met verschillende collega’s in verschillende teams. Welke interpersoonlijke vaardigheden zijn hierbij behulpzaam?

De manier van samenwerken, waarbij je in korte tijd een team vormt en dus heel snel goed gebruik wilt maken van alle aanwezige kennis en talenten, wordt door Amy Edmonson (2012) ‘Teaming’ genoemd. Dit is samenwerken waar werken en leren gelijktijdig plaatsvindt, omdat de samenstelling van die teams nogal eens wisselt en er wel snel goede teamprestaties verwacht worden. Wil je ‘teamen’ dan vraagt dat om interpersoonlijke vaardigheden, vaardigheden om de interactie tussen mensen in groepen en teams soepel te laten verlopen. Met die vaardigheden kun je immers adequaat meningsverschillen overbruggen, problemen van alle kanten bekijken en vak- en taalbarrières overbruggen. Precies datgene wat nodig is om effectieve oplossingen voor dagelijkse problemen te vinden.

Veel organisaties realiseren zich dat hier behoefte aan is. Ze besteden extra aandacht aan het trainen van communicatieve vaardigheden die helpen om het gedrag van anderen te beïnvloeden en zo het beste uit het interpersoonlijke contact te halen. Zo leren mensen hoe ze optimaal feedback geven, hoe ze omgaan met weerstand, hoe ze anderen makkelijk meekrijgen en hoe ze anderen kunnen inspireren.
Dit zijn voor een goede samenwerking zeker belangrijke vaardigheden, maar in onze visie wordt dan een essentiële skillset vergeten. In wisselende teamsamenstellingen zul je jezelf niet alleen moeten kunnen verhouden tot verschillende mensen, maar ook en vooral tot verschillende groepen. Wij zien te veel teamleden die zich enkel bezighouden met de vraag: “hoe krijg ik die ene of die paar collega’s mee” in plaats van “hoe vergroot ik de urgentie voor deze taak, actie of verandering etc. in deze hele groep?” En “hoe zorg ik dat ik de krachten binnen deze groep zo benut dat we samen meer voor elkaar krijgen?”
De vaardigheid om de hele groep te beïnvloeden is allang niet meer enkel voorbehouden aan de leidinggevende. Sterker nog in veel teams volgen de leidinggevenden elkaar in hoog tempo op. Dus is het essentieel dat ieder teamlid (op basis van z’n kennis en ervaring) leiderschap in brengt en op die manier waarde toevoegt aan het team.
Wil je niet alleen kunnen inspelen op mensen maar ook op groepen, dan vraagt dat om deze vaardigheden: 1) Het herkennen van interactiepatronen en de teamdynamiek rond die patronen) 2) Van jouw probleem een teamprobleem maken

Het herkennen van interactiepatronen in teams en groepen

Wat zijn patronen precies? Patronen hebben een aantal kenmerken:

  • Ze gaan over terugkerend gedrag in de samenwerking. Binnen een uur zie je de eerste patronen al ontstaan in een groep. Hoe is bijvoorbeeld de spreektijd verdeeld? Hoe oplossingsgericht is de groep? Mag er afgedwaald worden? Is er ruimte voor emoties en informeel contact? Wordt er ingegrepen bij langdradigheid?
  • Die patronen zijn van iedereen. Iedereen draagt op zijn eigen manier bij aan het in stand houden van die patronen.
  • Patronen kunnen positieve, helpende kanten hebben en ook negatieve, niet helpende kanten. Hoe het patroon uitwerkt op de prestaties is afhankelijk van de opdracht van het team of de groep. Neem bijvoorbeeld een team dat flexibel omgaat met regels. Voor een creatief team of salesteam is dat misschien wenselijk, terwijl het patroon binnen een financieel team hoogstwaarschijnlijk juist nadelen oplevert.
  • Patronen krijg je in je eentje never nooit veranderd. Daar heb je de andere groepsleden bij nodig.

Waarom is het zo belangrijk om patronen te leren herkennen en beïnvloeden? Omdat groepen altijd patronen in hun interactie ontwikkelen. Ze helpen de groep in korte tijd te verbinden, zaken voorspelbaar te maken en een gezamenlijke identiteit te vormen. De patronen in groepen zijn heel bepalend voor de prestaties van de groep en daarmee essentieel om ze te leren herkennen en vervolgens te kunnen beïnvloeden. Laten we eerst stilstaan bij hoe je patronen makkelijker herkent.

We geven twee tips. Deze zijn:
1) Ga op zoek naar de ongeschreven regels
2) Zoom afwisselend in en uit

1. Ga op zoek naar ‘ongeschreven regels’

Een manier om snel de patronen in groepen te zien is door te denken in ongeschreven regels. Ongeschreven regels gaan namelijk altijd over patronen. Stel jezelf de vraag: welk gedrag vindt deze groep heel normaal? Waar zegt niemand iets van?
Voorbeelden van zulke ongeschreven regels (A. Figee en L. van Rijn, 2017) zijn:

  • Te laat of onvoorbereid bij een overleg zijn is hier vrij normaal
  • Voorstellen en meningen verpakken we in een vraag of een voorzichtige boodschap
  • We vinden van alles van elkaar maar we spreken dat nauwelijks uit
  • Een geintje op z’n tijd moet kunnen.
  • We helpen elkaar, ook ongevraagd.

2. In- en uitzoomen

Van nature gaat onze aandacht in groepen uit naar de verschillende individuen binnen de groep. In het bijzonder richten we ons, zo blijkt ook uit sociaal wetenschappelijke experimenten, op de mensen die op de voorgrond treden (A. Figee en L. van Rijn, 2019). Oftewel, de mensen die het meest praten en/of de mensen die zich non-verbaal laten gelden. Ook gedrag waaraan we ons irriteren, of dat we juist enorm bewonderen, valt onder ‘voorgrond’. We richten ons op dat wat ons opvalt. Dat is wat ons brein van nature doet. We noemen dat inzoomen. Als we inzoomen richten we ons op een of een paar teamleden.
Dat is zonde, want daarmee mis je veel informatie. Uit onderzoek blijkt namelijk dat we maar één ding tegelijk kunnen waarnemen. Zijn we op het ene gericht, dan zien we het andere niet. Onderstaande afbeelding illustreert dat mooi. Je kunt er twee beelden in zien. Vaak zie je de ene of de andere. Maar nooit gelijktijdig beide beelden. Zo zijn onze hersenen niet bedraad.

Door je te richten op de paar mensen op de voorgrond in een groep, zie je niet wat er intussen op de achtergrond gebeurt. Als je uitzoomt, dan zie je hoe de mensen op de achtergrond non-verbaal reageren op de mensen op de voorgrond. Je gaat zien wat er tussen mensen gebeurt.

Wij vinden dat elk lid van een groep dat zou moeten kunnen. Waarom? We geven een kort voorbeeld.

Stel: je zit nu al een tijdje in een projectgroep. Je ergert je aan het feit dat een aantal mensen zich onvoldoende aan gemaakte afspraken over voorbereiding en het aanleveren van stukken houdt. Als je inzoomt dan zie je drie collega’s die koploper zijn met het niet nakomen van afspraken. De meest logische actie zou zijn dat je die drie collega’s individueel aanspreekt. Maar je hebt ze al eens aangesproken en dat hielp niet. Bovendien ben jij steeds maar degene die er wat van zegt. De rest houdt zijn mond. Als je echter uitzoomt, dan zie je dat je in een projectteam werkt waar ruimte is om je niet aan afspraken te houden, omdat er niet of veel te voorzichtig aangesproken wordt op dit gedrag.

De volgende vergadering besluit je eens op te letten wat er gebeurt in de groep. Bij de start geven twee mensen aan niet aan de voorbereiding toe te zijn gekomen. “Druk, druk”. Ze noemen allerlei argumenten. Je besluit eens rond te kijken hoe andere collega’s in stilte reageren op deze argumenten. Nu zie je hele andere dingen: je ziet twee collega’s zuchten. Een andere collega verstrakt en trekt haar wenkbrauwen op. Proef je het verschil tussen beide benaderingen? In het eerste geval, wanneer je inzoomt op het probleemgedrag, voelt het als jouw probleem. In het tweede geval, wanneer je uitzoomt, ga je zien dat het een probleem van het hele team is en dat jij niet de enige bent die er wat van vindt.

Als je meer uit wilt zoomen dan helpt het om te luisteren naar wat er op de voorgrond gebeurt en ondertussen te kijken naar hoe daar op de achtergrond op wordt gereageerd. Hoe zou je het gedrag wat je dan ziet ondertitelen? Wanneer je uitzoomt, kun je slimmere interventies gaan doen waarmee je alle krachten, kennis en ervaring uit de groep benut.

Maak van jouw probleem een teamprobleem.

Samenwerken anno nu vraagt dat we gebruik leren maken van de groep als geheel en niet gaan proberen zaken in ons eentje op te lossen. Maak je gebruik van de groep als geheel, dan kom je veel sneller tot mooie resultaten en blijven onwenselijke patronen niet onnodig lang sluimeren.
We keren terug naar het voorbeeld dat we eerder noemde. Je wilt als individu af van het patroon dat mensen wegkomen met het niet nakomen van afspraken. Je hebt, door uit te zoomen, kunnen waarnemen dat je niet de enige bent met deze ergernis.

We noemen een aantal mogelijke interventies, waarmee je van jouw probleem een teamprobleem maakt:
“Ben ik de enige die zich eraan ergert, dat niet iedereen zich altijd voorbereid voor een gezamenlijk overleg?” Vervolgens kijk je naar de drie collega’s die non-verbaal lieten zien dat ze zich eraan leken te ergeren. Grote kans dat ze jou bij gaan vallen.

“Marieke, wat betekent die frons van jou?”. Hiermee nodig je Marieke, die anders meestal stil blijft, uit om te zeggen wat ze denkt .

Dus in de kern betekenen de interventies dat je ruimte geeft aan diegene die normaal eerder op de achtergrond blijven door ze meer of minder expliciet uit te nodigen om hun mening te geven. Hiermee verbreed je het probleem van een opmerking van een enkeling naar meerdere groepsleden. Hiermee krijg je zicht op alle perspectieven die er in de groep leven.

Het belang van verbreden

Meer dan ooit is het belangrijk om in korte tijd alle diversiteit in een team te herkennen en benutten. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe doe je dat als toch altijd dezelfde mensen en meningen de boventoon hebben of als je het gevoel hebt dat er eigenlijk niet geluisterd wordt naar wat je deelt?
In onze visie is de oplossing hiervoor heel simpel. Leer verbreden! Die vaardigheid houdt in essentie in dat je in staat bent om alle geluiden uit het team op te halen, ook degene die niet onmiddellijk of vanzelfsprekend worden gedeeld. Een onmisbare vaardigheid binnen de samenwerking anno nu.

Hoe ziet deze vaardigheid eruit?
Als je een mening deelt, feedback geeft of een voorstel doet, verbreed dan direct daarna, door vragen te stellen zoals:

  • Wie herkent dit?
  • Wie kijkt er ook zo naar?
  • Wie kijkt er anders naar?
  • Wat vinden jullie hiervan?
  • (De stillere krachten uitnodigen) Klaas, wat vind jij hiervan?
  • Zijn er nog andere invalshoeken?
  • Welke ideeën zijn er nog meer?
  • We zien te vaak teams waarin alleen meningen gedropt worden. Aan het eind van het overleg hebben allerlei mensen hun mening, voorstel of visie gedeeld en ze lopen het overleg uit zonder te weten wat hun collega’s er nu echt van vonden, wat er nu is opgelost of wat er nu is afgesproken. Zonde van alle diversiteit en zonde van de tijd. Terwijl de oplossing zo simpel is: stel vragen nadat je je mening hebt gedropt.

Het vergroten van slagkracht in teams

Wil je in korte tijd meters maken, gebruik makend van alle diversiteit aan talenten in jouw teams? Onderzoek dan altijd eerst hoe je van jouw probleem een teamprobleem kan maken of hoe je ervoor kunt zorgen dat iedereen zijn kennis, mening en ervaring in kan brengen. Dat het niet alleen de geijkte groepsleden zijn die hun kennis, mening en ervaring ventileren, maar dat alle perspectieven gehoord worden.

Daarvoor heb je dus drie belangrijke vaardigheden nodig:

  1. Je ziet in korte tijd welke ongeschreven regels de samenwerking in sluipen en weet deze te benoemen.
  2. Je zoomt uit om te zien wie welke rol pakt waardoor de ongeschreven regels in stand blijven. Je luistert naar de mensen op de voorgrond en kijkt wat er intussen op te achtergrond gebeurt.
  3. Je verbreedt. Je maakt de ongeschreven regels bespreekbaar, door te verbeden. En bovendien zet je bij al jouw inbreng de vaardigheid van verbreden in, zodat je jezelf en jouw team helpt om meters te maken.

Vraag je je af waar je kunt starten met het eigen maken van deze vaardigheden? Dan raden we je aan om eens te beginnen bij het uitzoomen: kijk eens wat vaker naar de mensen die niet praten. Hoe reageren zij non-verbaal? Welke informatie levert dat op? Ben je daar beter in geworden? Ga dan aan de slag met de andere tips uit dit artikel.

We wensen je veel samenwerkingssucces!

Referenties
A.C. Edmondson (2012) Teaming. How organizations learn, innovate and compete in a knowledge economy. Boston: Josseybass
A.Figee en L. van Rijn (2017) Ongeschreven regels. Hoe je hardnekkige patronen in teams verandert. Amsterdam: Firijn
A.Figee en L. van Rijn (2019) Samenwerken voor gevorderden. Hoe je van elke samenwerking een succes maakt. Amsterdam : Firijn

Dit artikel verscheen in Opleiding & Ontwikkeling no. 3 2022

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Boosterdag voor teamcoaches

16 juni 2023

Samen werken aan de gewenste teamcultuur

Samen werken aan de gewenste teamcultuur

by | Jul 11, 2022 | Ongeschreven regels, Patronen doorbreken, Teaminterventies, Teamklimaat

 

Vol trots presenteren vier collega’s hun top 3 aan hun collega’s.
Ze hebben met elkaar gesproken over de ongeschreven regels van het team.

In hun top 3 één ongeschreven regel waar ze vanaf willen:
‘drukte is bij ons een goed excuus om afspraken niet na te komen.’

Daarnaast twee ongeschreven regels waar ze trots op zijn
en die ze graag willen koesteren:
1. We helpen elkaar, ook ongevraagd
2. Als extra inspanningen nodig zijn dan leveren we die zonder aarzelen.

“Hebben jullie vragen? Wil je nog iets ter discussie stellen?” check ik bij de andere collega’s.
Er worden een paar goede vragen gesteld.
Er wordt niks ter discussie gesteld.

De geschetste teamcultuur vindt iedereen heel herkenbaar.

Het goede voorbeeld

Ik zie Harold, de nieuwe leidinggevende, aarzelen.
Als niemand meer iets zegt, neemt hij het woord.

“Nou, ik wil het wel over die extra inspanningen hebben.
Ik heb daar tot twee jaar geleden veel mee geworsteld.
Ik werkte, net als nu, in een omgeving waar het heel normaal was
om altijd bereikbaar te zijn, in het weekend je mail te beantwoorden
en op je vrije dag gewoon je telefoon op te nemen.
Nee zeggen tegen een klus voelde ook niet als een optie.
Als iedereen het zo doet, dan doe je daar gewoon in mee.
Ik zie jullie dat ook regelmatig doen.
Ik heb daar voor mezelf over nagedacht.
Ik besloot dat ik daar niet gelukkig van werd.
Nu begrens ik meer en beter.
En soms zeg ik dan ook nee.
Ik hoop dat jullie daar ook wat zorgvuldiger over na gaan denken.”

Aaaah, een leidinggevende naar mijn hart.
Prachtig voorbeeldgedrag.

Het team is er even stil van.

Een ander geluid

Martijn is de eerste die reageert.
“Nou, ik vind het bij ons nog wel meevallen eigenlijk.
Ik vind mijn werk ook gewoon heel leuk,
dus ik vind het geen straf om extra te werken.”

Op de achtergrond verstrakken er een paar gezichten.
Martijn houdt verder zijn mond.

Hoe kijkt iedereen hier naar?

“Martijn, ben je benieuwd hoe het voor andere collega’s werkt?” vraag ik.
“Euh.. ja natuurlijk”.
Het blijft weer stil.

Ik kijk hem verwachtingsvol aan. Dat helpt.

“Hoe werkt dat voor jullie? Wie herkent die worsteling van Harold?” vraagt Martijn.

Er ontstaat een open gesprek met ruimte voor verschil en een goeie dosis nieuwsgierigheid.

Prachtige voorzet van de leidinggevende.
Daar mogen er wat mij betreft meer van zijn.

 

Wil je hulpmiddelen bij het bespreekbaar maken van kleine en grote olifanten in teams?
Wij ontwikkelden een nieuw teamspel: Olifant in de kamer. Klik hier om het te bestellen.

Op 23 augustus organiseren we een trainingsdag rond de werkvormen bij onze beide spellen (het spel der ongeschreven regels en Olifant in de kamer), voor een eenmalig aantrekkelijke prijs. Klik hier voor meer informatie.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Kunnen we het een beetje zakelijk houden?

Kunnen we het een beetje zakelijk houden?

by | mrt 21, 2022 | Inclusie, Ongeschreven regels, Patronen doorbreken, Resultaatgericht samenwerken, Teaminterventies

 

“Als jullie maar niet verwachten dat ik mijn hele hebben
en houwen op tafel ga gooien. Dat vind ik niet zo nodig.” zegt Kim.
Twee van haar collega’s trekken hun wenkbrauwen op.
“Nu niet zo ongezellig doen, hoor!”
zegt Wouter terwijl hij Kim amicaal op haar schouders slaat.

Ik coach een team adviseurs in de zorg.
In Corona-tijd zijn ze elkaar kwijt geraakt.
De verbinding in het team is ver te zoeken.
Niet heel verwonderlijk natuurlijk.
Dat hebben we in veel teams zien gebeuren.

Impliciete verwachtingen

Er lijken allerlei impliciete verwachtingen te leven
over hoe die verbinding eruit moet zien.
Wat de meeste teamleden betreft gaat het over de gezelligheid met elkaar,
alles met elkaar kunnen bespreken en delen (ook privézaken)
en daar oprecht naar luisteren.

Zo ook tijdens de teamsessies.
Geregeld worden privézaken aangehaald.
Zo weet ik inmiddels dat de moeder van Ernst flink ziek is,
dat de dochter van Wouter moeite heeft om mee te komen op school
en dat Joyce binnenkort gaat trouwen.

Blijkbaar vindt een deel van dit team deze uitwisseling belangrijk.
Er wordt in ieder geval ruimhartig tijd en ruimte voor gemaakt.

Wat is er echt nodig?

De vraag is echter of het voor hun werk nodig is om op deze manier met elkaar te verbinden.

Tijd om ze even op scherp te stellen dus vraag ik:
“Wat hebben jullie nodig aan verbinding met elkaar
om jullie werk op een goede manier te kunnen doen?”

Wouter kijkt me wat schaapachtig aan.
“Hoe bedoel je?” vraagt hij.

Ik blijf even stil. Ik kijk richting Kim en Joyce.
Zij hebben al eerder laten weten dat ze zich storen aan al die privégesprekjes tussendoor.
Niet heel expliciet, maar ze hebben genoeg hints gegeven.

“Je bedoelt wat er echt nodig is om ons werk te kunnen doen?” vraagt Joyce.
“Wat mij betreft gaat dat dan vooral over de inhoud van ons werk.
Daar moeten we elkaar vinden.
En ik heb jullie daar ook in nodig.
Ik weet gewoon nog niet alles hier.
De organisatie is zo groot.”

 Groepsdruk om mee te doen

“Ja, maar er moet ook tijd blijven om gewoon even te kletsen.” geeft Wouter opnieuw aan.
Ook Ernst doet een duit in het zakje:
“Het moet wel een beetje luchtig blijven hoor. Anders houden we het niet vol met z’n allen”.

Ik kijk naar Kim.
Ze gebaart met haar armen “dit bedoel ik dus”.

Ik vraag haar wat haar gebaren betekenen.
“Ik ben blij dat Joyce aangeeft dat ze het over de inhoud van het werk wil hebben,
maar meteen wordt dit door Wouter en Ernst van tafel geveegd.
Het moet hier wel leuk blijven.
Ik vind dat dus helemaal niet leuk.
Ik stoor me mateloos aan het verspillen van onze kostbare vergadertijd aan al die privégesprekken.
Dan ga ik net zo lief gewoon aan het werk.
Heel eerlijk gezegd doe ik dat dus ook regelmatig.
En ik weet dat daarover wordt gesproken, maar niet me mij!” Zegt Kim.

Een tweede poging

Ik besluit nog een poging te wagen.

“Kunnen jullie eens met elkaar bespreken welke verbinding noodzakelijk is
om jullie werk op een goede manier te kunnen doen?
Ik raad jullie aan om onderscheid te maken tussen noodzakelijke verbinding en wenselijke verbinding.
Dus een must-have en een nice-to-have lijst”

Er volgt een flinke discussie over wat in welk rijtje hoort.
De discussie laat interessante patronen zien in de samenwerking en dynamiek binnen dit team.
Die zal ik jullie voor nu even besparen.

De lijstjes zien er als volgt uit.

Must have

Nice to have
Inhoudelijke afstemming van projecten Koffieleuten
Sparren rondom een inhoudelijk vraagstuk Elkaar appen in het weekend
Elkaar bevragen Samen lunchen
Niet alleen je mening droppen, maar ook vragen om reacties Af en toe een borrel of eten samen
Alle meningen de ruimte geven, ook afwijkende meningen (wie denkt hier anders over?) Elkaar privé beter leren kennen
Je irritaties uitspreken (bijv. bij “geleuter”) Elkaar bellen als je weet dat iemand een belangrijke afspraak heeft (Zakelijk of privé)
Om hulp vragen en hulp bieden  

 

Afspraken maken

Samen maken ze een top 3 van de belangrijkste must-haves voor hun samenwerking.

Ze maken de afspraak dat ze niet meer elk overleg starten met een rondje.
Dat kostte steeds gruwelijk veel tijd omdat het standaard uit de klauwen loopt.
Zo hopen ze de komende tijd hun overleggen effectiever te maken.

Daarvoor in de plaats gaan ze een keer per week samen koffie drinken.
Ze spreken af dat daarin ruimte is voor ieders behoeftes rondom verbinden.
Voor Joyce en Kim is het een grote opluchting dat er begrensde ruimte is voor het uitwisselen van privé-zaken.
De rest heeft meer respect en begrip gekregen voor die grenzen.

 

 

 

Boosterdag voor teamcoaches

24 juni 2022

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Eén van de grootste energieleks in teams

Eén van de grootste energieleks in teams

by | aug 26, 2021 | Luie teamcoaching, Ongeschreven regels, Resultaatgericht samenwerken, Teaminterventies

“Ik ben niet van plan om allerlei extra diensten te gaan werken
Omdat anderen ineens vrij hebben. Laat nu iemand anders maar eens inspringen.
Ik ben er klaar mee.”
Ilvi slaat haar armen over elkaar.

Nou, de sfeer zit er meteen goed in.
Op verzoek van Peter, de teamleider,
en van het team ben ik aangeschoven bij dit teamoverleg.
Ik ga dit team binnenkort coachen.
Hun twee wekelijks overleg is iedereen een doorn in het oog.
Een groot energielek noemde een van de teamleden het.
Goede reden om eens te observeren wat er gebeurt.

Energielek

Op de agenda staat het rooster.
Het lukt maar niet om dat op orde te brengen.
Er zijn in september ineens veel meer mensen vrij dan het rooster aankan.
Er wordt in de vergadering gezocht naar oplossingen,
maar het gesprek loopt vast.
Zichtbare ergernis tekent zich af op de gezichten van een aantal teamleden.

Ik voel de onrust in mijn lijf toenemen.
Ik heb het warm.

Peter zit er ongeduldig bij.
“Wat kunnen wij doen om dit gesprek tot een goede oplossing te brengen?” vraagt hij.

Nu kijkt iedereen hem aan.

Impliciete verwachtingen

“Nou Peter” zegt Guus, “volgens mij is het toch handig als jij
de vakantieroosters weer enigszins gaat coördineren,
zodat dit niet meer gebeurt.”

Maria en Madhu kijken verward. Peter ziet het niet. Guus al helemaal niet.

“Ik weet niet of dat de oplossing is, maar prima om het daar later nog eens over te hebben” antwoordt Peter. “Nu moeten we een oplossing vinden voor september.”

“Kun je niet een beroep doen op collega’s van een andere afdeling?” probeert Behrouz.

“Nee, dat gaat niet. Die zitten tot over hun oren in het werk” antwoord Peter.
“Wat kunnen jullie zelf doen? Is er nog te schuiven met vakanties?”

Ilvi is er duidelijk helemaal klaar mee.
En Behrouz zegt resoluut:
“Nee, dat kan niet”.
Guus vult aan: “Dat kan je echt niet weer van ons vragen.”
De rest van het team blijft stil.

Patronen bespreekbaar maken

Ik besluit mijn vlieg op de muur positie op te geven:
“Mag ik wat vragen?”

Ik interpreteer de stilte en verwachtingsvolle gezichten maar als een ‘ja’.

“Van wie verwachten jullie een oplossing voor dit probleem?” vraag ik.

“Eueuh…. van niemand in het bijzonder denk ik” zegt Nathalie.
“We zijn toch allemaal verantwoordelijk?”

“Waarom vraag je dat?” vraagt Nicole nu aan mij.
Zij was tot nu toe stil.

“Ik vraag het omdat jullie nu een half uur in gesprek zijn over dit onderwerp
En ik tot nu toe vooral een appèl richting de leidinggevende hoor om met een oplossing te komen.”

“Is dat zo?” vraagt Guus.

Ik blijf even stil.

“Ja, dat is denk ik wel zo” zegt Nicole.
“Ik herken dat wel. We verwachten misschien ook wel dat jij het oplost Peter.”

“Misschien…?” vraag ik terwijl ik Nicole aankijk.

“Nou nee, dat misschien kan wel weg eigenlijk. Peter, ik verwacht dat jij ons helpt met een oplossing. Jij hebt de middelen en het mandaat. Wij niet.”

Verwachtingen expliciet maken

“Hoe is dat, Peter, als de verwachtingen zo expliciet worden gemaakt?” vraag ik.

“Beter.”
“denk ik….” zegt Peter aarzelend.
“Ik voel dat appèl al de hele tijd en ik vind het fijn dat het nu op tafel ligt. Want dit voelde ik de hele tijd. Als het impliciet en vaag blijft wat men van mij verwacht blijven we eindeloos om elkaar heen draaien. Maar ik vind het ook lastig want ik weet niet of ik aan die verwachtingen kan voldoen.”

“Welke vragen roept dit op?” vraag ik het team.

Het blijft even stil.

Dan vraagt Guus: “Weet je het niet of wil je het niet?
Tja, als we dan toch expliciet worden…” verontschuldigt hij zich.
Inwendig maak ik een sprongetje. Wat fijn dat deze vraag gesteld wordt!

“Ja, goeie vraag” zegt Peter.
“Als ik eerlijk ben wil ik het niet, omdat jullie zelf twee jaar geleden aangaven dat ik jullie meer zelfstandigheid moest geven. Dat jullie dingen onderling heel goed konden regelen en we spraken met elkaar af dat het rooster voortaan door jullie zelf gedaan zou worden.” Ik snap dat het door corona allemaal wat lastiger afstemmen is, maar dat vind ik nog geen excuus om het terug over de schutting te gooien.”

“Nou, nou… Dat is wel heel cru gesteld. We gooien niks over de schutting!” zegt Behrouz.
“Jawel, dat doen we wel.” Reageert Nicole. Maria en Madhu knikken mee.

Het resultaat

“Nou snap ik waarom we altijd zo vertragen en eindeloos in herhaling blijven vallen, zonder dat er een oplossing komt!” roept Astrid blij uit.

“Ik volg je nog niet hoor.” Moppert Behrouz.
“Nou…” gaat Astrid enthousiast door, “Omdat we eindeloos om de hete brei heen blijven draaien. Wij verwachten dat Peter het oplost als wij er niet uitkomen en hij verwacht dat wij het zélf doen.”

“Jullie mogen nu best dat beroep op mij doen hoor” zegt Peter, de leidinggevende.
“De situatie is zo nijpend, dat we misschien toch naar tijdelijke vervanging moeten zoeken. Daar wil ik best het voortouw in nemen, maar ik ga het niet alleen doen. En ik verwacht dat jullie in oktober, wanneer iedereen weer terug is van vakantie, een structurele oplossing voor de vakantieroosters gaan zoeken.”

Guus biedt zijn hulp aan en er worden, voor nu, heldere afspraken gemaakt.

Ik bedenk me hoe de leidinggevende zijn eigen graf groef bij de start van de vergadering,
met één simpel drie letterig woordje.

Mooi voer voor de nabespreking.
En voor het volgende blog!

 

 

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Waarom sommige patronen in teams nooit verdwijnen

Waarom sommige patronen in teams nooit verdwijnen

by | feb 11, 2021 | Ongeschreven regels, Resultaatgericht samenwerken, Teaminterventies

“Komt er ooit een dag dat we wel op één lijn zitten?”

verzucht Wilma aan het einde van de teambijeenkomst.

“Soms snap ik niet waarom dit al jaren zo’n thema is in ons team.
We hebben dankzij de teamcoaching zeker nieuwe stappen gezet,
maar ik hoop dat we die dit keer ook echt vasthouden,
want het is zo’n taai thema.
Af en toe verlang ik naar een toverstafje waarmee ik ervoor kan zorgen dat we dit gezeur nooit meer hebben.”

Ik coach een docententeam.
Ze bakkeleien al jaren over de schoolregels.

Nu zou je zeggen: waarom bakkeleien over regels?
Regels zijn regels en staan dus niet ter discussie.
Althans, niet voortdurend.

Een afspraak over de afspraak maken

In dit team dus wel.
Tot een maand of drie geleden althans.
Bijna elke vergadering trok er wel een docent aan de bel.
“Nog steeds houdt niet iedereen zich aan de afspraken over niet eten in de klas.”
En opnieuw werd er een afspraak over de afspraak gemaakt:
“Laten we afspreken dat we ons nu echt allemaal aan deze afspraak houden.”

Iedereen wist precies hoe het daarna verder zou gaan,
Wie zich, zoals altijd, wel aan de regels zou houden
en wie niet.

En zo herhaalden ze al jaren dezelfde dans met elkaar.
Steeds alsof het de eerste keer was dat ze dit bespraken.

En de leidinggevende dan?

De leidinggevende deed ook mee in deze dans.
Door mensen individueel aan te spreken
en het terug te laten komen in beoordelingsgesprekken.

Prima acties,
maar ze leidde slechts tot korte momenten van verbetering.

Tijdens de teamcoaching hebben ze mooie stappen gezet.
De problemen werden scherper dan ooit benoemd,
en alle teamleden namen verantwoordelijkheid voor hun eigen aandeel.

In de maanden tussen de verschillende bijeenkomsten
lukte het voor het eerst in jaren om de afspraken na te leven.
Blijkbaar zaten ze eindelijk op één lijn.

Genoeg successen te vieren dus.

Tegelijkertijd realiseer ik me dat Wilma gelijk heeft.
Er is geen toverstafje dat voorgoed afrekent met sommige patronen.

Tijd voor wat realisme.

Teamcoaching is geen toverstafje

“Jullie zijn echt ver gekomen met elkaar
en zo te zien levert dit goede energie op.
Het is daarnaast ook goed om jullie te realiseren
dat jullie nooit helemaal klaar zijn met dit thema.

Het zal voor jullie een klus blijven om op één lijn te komen en te blijven.

Dat is inherent aan het soort team dat jullie zijn.
Jullie zijn een hart & ziel-team vol eigenwijze professionals.
Jullie hebben deels voor dit vak gekozen vanwege de vrijheid
om op jullie eigenwijze je ding te kunnen doen.
Dat schuurt nog wel eens met jullie teamafspraken.

Het zal in de toekomst makkelijker worden om op één lijn te komen.
Jullie hebben nu ervaren wat ervoor nodig is.
Maar het zal nooit helemaal vanzelf gaan.

Daar zijn jullie overigens niet uniek in.
Dat geldt voor alle teams met deze kenmerken”

“Nou, dat is een opluchting!” zegt Hans
“Het is maar wat je een opluchting noemt” reageert Jos.
Hij is duidelijk teleurgesteld.
“Als we er nu al vanuit gaan dat het niet lukt.. Lekker dan.”

“Nee, dan doen we niet” zegt Marielle.
“Ik denk dat ze gelijk heeft. We moeten altijd scherp blijven.
Niet denken dat het vanzelf gaat.
En ook accepteren dat we af en toe uit de bocht vliegen.”
Een groot aantal collega’s knikt mee.

Ze weten dat ze dit kunnen.
Ook zonder toverstafje.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.