Online overleg kan de dynamiek in een groep versterken. Als je je daarvan bewust bent en weet wat je kunt doen om de juiste krachten in jouw team aan te boren, is er niks aan de hand. We geven je een paar praktische tips.
Teamleden die uit beeld raken
“Sommige teamleden zijn letterlijk en figuurlijk uit beeld!”
roept de leidinggevende verschrikt uit.
Ze heeft vandaag weer een online overleg gehad met haar 18 teamleden.
Dat doen ze momenteel twee keer per week.
Op zich werkt dat goed. Ze houden goed contact met elkaar.
Dat is het belangrijkste.
Bovendien is er genoeg te bedenken en te besluiten nu.
De werkelijkheid haalt dit team steeds weer in.
Gisteren, tijdens een avondwandeling,
realiseerde ze zich ineens ten volle de nadelen van deze manier van overleggen.
Mensen op de voorgrond
De bestaande dynamiek in de groep wordt enorm uitvergroot.
De mensen die altijd als eerste hun mond open doen,
hoort ze nu ook het meest.
Tot zover weinig nieuws.
Maar de mensen die ze altijd al weinig hoorde,
verdwijnen nu compleet uit beeld.
Letterlijk.
Want de mensen die praten, verschijnen in beeld.
Die zie je op je scherm.
De stille krachten niet.
Die verdwijnen naar een 2e of 3e scherm.
Met als effect dat ze van je netvlies verdwijnen.
En ze nog minder worden betrokken,
uitgenodigd of bevraagd door andere teamleden.
Daarmee verdwijnt de kennis en ervaring die zij
in te brengen hebben ook naar de achtergrond.
Dat is niet de bedoeling.
Vier tips voor gelijkwaardige inbreng
Nu is het tijdens live bijeenkomsten al lastig om mensen
op de achtergrond te blijven zien en betrekken.
Online is het pas écht een uitdaging.
Herkenbaar?
Hoe je dat oplost?
Er zijn verschillende opties
- De dynamiek bespreken
De spreekpatronen in teams zijn meestal onbewust.
Wanneer jij er alert op bent kun je de dynamiek en
wat jou daarin opvalt bespreken bij een volgend overleg.
Check of teamleden het herkennen.
Onderzoek met elkaar wat nodig is om de mensen
op de achtergrond betrokken te houden.
Wat houdt hen nu tegen? Wat hebben ze nodig?
Hoe kunnen jullie iedereen betrokken houden? - Zorg dat je iedereen in beeld hebt
Zorg dat je alle teamleden voor je neus hebt liggen, op papier.
Omcirkel de teamleden die je weinig hoort.
Zo haal je ze meer naar de voorgrond.
Nodig ze uit om te reageren of iets in te brengen.
Vraag hen expliciet om hun mening.
Oftewel geef het goede voorbeeld. - Een strakke procedure
Hanteer een strakke procedure (zie ook ons vorige blog).
Maak afspraken over hoe jullie met spreektijd omgaan.
Breng voorstellen in stemming (met een handje of in de chatfunctie).
Zo weet je zeker dat iedereen is aangehaakt bij de besluiten die je neemt. - Doe meer in de voorbereiding
In online bijeenkomsten kun je weinig aan het toeval overlaten. Al snel verval je in onduidelijke discussies en situaties waarbij mensen door elkaar gaan praten. Nog veel meer dan anders. Ook gaan mensen, nog veel meer dan anders, multi tasken. Killing voor de focus en aandacht. Zorg dus dat je het kort houdt. Hoe? Door meer te laten voorbereiden. Stuur van te voren een vraag of opdracht op wanneer je wil dat mensen nadenken over hun mening of ideeën. Verzamel die van te voren en presenteer ze ter plekke. Zo komt iedereen gegarandeerd aan bod en ben je minder afhankelijk van die dynamiek ter plekke.
We zijn benieuwd welke optie jou het meest aanspreekt.
Reflectie op (de resultaten van) jullie samenwerking is nu belangrijker dan ooit. Er liggen lessen en kansen voor het oprapen. Ook online kunnen we jou of jouw team hartstikke goed coachen. Wil je weten hoe we dat doen? Neem dan contact met ons op.
Over Firijn
Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.
Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.
In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.
Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.
