Onderstroom gedoe is soms niet zo moeilijk

Onderstroom gedoe is soms niet zo moeilijk

 

Miriam kijkt een beetje beteuterd. Ik kijk haar vragend aan.
“Maar dat deel van de afdeling vindt ons gewoon niet slim genoeg, dat is toch duidelijk.
Als wij met ideeën komen dan schieten ze die altijd af.
Zij weten het altijd beter.”

Ik kijk om me heen. En zie wat vragende blikken.
Haar aanname is blijkbaar niet voor iedereen vanzelfsprekend.

Ik ben aan de slag met zes managers van een afdeling die uit twee delen bestaat.
Elke manager heeft een eigen aandachtsgebied en eigen club mensen.
Nu willen ze als managementteam meer samen optrekken.
Dat was onder een vorige afdelingshoofd lastig gebleken,
maar nu hij weg is komt daar ruimte voor.
Ze willen meer afstemmen, op één lijn zitten, meer vanuit één visie werken.
Dat schept voor alle medewerkers van de afdeling duidelijkheid.
Er lijkt nog wel wat oud zeer in de weg te staan.

Aannames toetsen

Terug naar Miriam en haar aanname.
Als dit team meer op één lijn wil komen
lijkt het mij handig om deze olifant op tafel te hebben.
Ik nodig Miriam daarom uit om haar aanname
eens te toetsen bij haar collega’s.

Ze denkt er even over na.
“Ik ben benieuwd hoe jij dit ziet?” vraagt ze aan Ben.
“Wat bedoel je? ” vraagt Ben, die niet bij Miriam aan de data-kant zit.
“Vind je ons deel van de afdeling minder slim dan jullie deel?” vraagt Miriam nu.

Wat er gebeurt is interessant.

Het is mooi dat Miriam haar aanname toetst
door een vraag aan Ben te stellen.
Maar ondertussen weet iedereen in die kamer
dat het niet om het antwoord van Ben gaat.

De olifant?

De spanning tussen Miriam en Eric is al de hele dag te voelen.
Eric verschuift even op zijn stoel, maar zegt verder niets.
Ook ik wacht even af.

“Nee, ik vind jullie helemaal niet minder slim.
Jullie kijken wel vaak anders tegen een situatie aan dan wij.
Dus soms is het even zoeken om elkaar goed te begrijpen” zegt Ben.

Miriam knikt opgelucht.

“Weet je nu voldoende?” vraag ik.

Miriam haalt haar schouders op.
“Misschien moet je het iedereen vragen?” suggereert Kyra.

Miriam kijkt haar aan, waarop Kyra bemoedigend knikt.
“Oké, Joost hoe kijk jij er tegenaan? Vind je ons minder slim?”

Stap voor stap

Miriam gaat de spannendste confrontatie nog even uit de weg.
Ik laat het voor nu gaan.
In dit team is het toetsen van aannames een stap vooruit.
Misschien is meteen de spannende confrontatie
opzoeken dan wat teveel gevraagd.
Elke stap is er immers één.

Ook Joost geeft aan dat hij dat helemaal geen issue vindt.
“Iedereen die in deze kamer zit heeft zijn of haar
sporen in dit vak allang verdient.
Anders zat je niet op deze plek en in deze organisatie.
Daar vertrouw ik op.
Dat heeft helemaal niets met slimheid te maken.
Eerlijk gezegd voel ik met Ben en Eric
wel meer binding dan met jullie.
Maar dat lijkt mij niet meer dan logisch.
Als we dat anders willen dan
moeten we daar allemaal in investeren.”

Omdat de spanning nog steeds niet helemaal weg
is kijk ik Miriam nogmaals aan.
Ik vang haar blik maar blijf verder stil.

De olifant op tafel krijgen

Dan zucht ze diep.
Alsof ze moed verzamelt.

“En Eric hoe kijk jij hiernaar?” vraagt ze.
De aarzeling in haar stem is te horen maar de olifant is op tafel.

“Wat fijn dat je het me vraagt.
Daar zat ik al op te wachten.
En nee, ik vind jullie helemaal niet minder slim.
Ik hou ervan om elkaar te challengen.
Om samen te kijken of we nog beter kunnen.
Dat doe ik bijna met alle collega’s, dus ook met jullie.”

Miriam haalt opgelucht adem.
Net als de rest van het team.

“Hmm, dat challengen daar wil ik het dan graag
een keer met je over hebben.” geeft Miriam nog aan.
“Want dat voelt nu vaak eerder als een afkeuring
van wat wij hebben voorgesteld.
Maar wat mij betreft hoeft dat niet in het team,
Dat kunnen we prima bij een kop koffie samen bespreken.”

Dat lijkt Eric een uitstekend idee.

Oogsten van succes

“Hoe was het zo met elkaar het gesprek te voeren?” vraag ik.

“Spannend” geeft Miriam meteen aan.
“Maar ook verhelderend. En eerlijk gezegd lucht het ook op.
Nu weet ik tenminste hoe ze tegen ons aankijken.”

“Is er nu meer of minder spanning in de kamer?” vraag ik.

“Veel minder, gelukkig. ” zegt Kyra.
Ik zie Miriam en ook Joost en Eric knikken. 

Om hoeveel mensen gaat het eigenlijk?

Om hoeveel mensen gaat het eigenlijk?

“Ze hebben gewoon geen zin om te veranderen.

Ze kunnen alleen maar mopperen en klagen.

Het lijkt wel of het ze helemaal niets interesseert.”

geeft Zuzu aan. De frustratie druipt uit haar stem.

We zijn aan de slag met een deel van een groot team.
De mensen over wie het gaat blijken niet in deze groep te zitten.
Dat is jammer want dan kunnen we weinig met deze frustratie.

Wat wel opmerkelijk is, is dat de mensen die
in deze groep zitten allemaal heel welwillend zijn.
En ook echt bereid zijn om te kijken naar hun eigen aandeel.

Een luie interventie

“Welke vragen roept dit op?” vraag ik.
Er komt geen respons. Enkel vragende blikken.
Maar dan verbreekt James de stilte.

“Om hoeveel mensen gaat het hier eigenlijk?” vraagt hij.
“Want als er hier niemand zit die bij die groep hoort
ben ik benieuwd hoeveel mensen het eigenlijk zijn.”

Zuzu zucht eens diep.
Hardop telt ze:
“Nou Jan en Anneke zeker…”
Timo vult aan: “Daar hoort Dirk ook bij”
“En Inez..” gaat Noura verder.
“We mogen Vaya niet vergeten” zegt Zuzu.

Het juiste perspectief zien

Dan blijft het stil.
“Dus dan gaat het totaal om 5 mensen?” vraagt James.
Er wordt geknikt in de groep.
“Dat zijn dus 5 mensen in ons team van 25?” gaat James door.

“Maar 5 mensen?” zegt Noura verbaasd.

Ik kijk rond en zie langzaam een ahaa effect door de groep trekken.
Eigenlijk kunnen we hier wel zo’n beetje stoppen.
James deed een fantastische interventie.

“Dan zijn er dus veel meer mensen die wél willen” geeft James aan.
“Ja, maar die hoor ik nooit!” foetert Zuzu.
Ze leunt eens achterover en kijkt James boos aan.

De valkuil

Dit team is in een valkuil getrapt,
waar we ook vele leidinggevenden in zien trappen.

Alle aandacht gaat naar die paar teamleden
die (meestal onbedoeld) best wat negatieve aandacht vragen.

Door het vele geluid dat er van de groep klagers of mopperaars
vandaan komt zou je zomaar uit het oog kunnen verliezen
hoe relatief klein die groep meestal is.

Waar richt je je aandacht op?

“Wat zou er gebeuren als jullie je aandacht
bij het geklaag en gemopper weghalen?” vraag ik.

“Ja, maar hoe dan?” vraagt Zuzu.
“Dat kan op heel veel manieren.” Leg ik uit.
“Door niet op het gemopper in te gaan,
door de mopperaars uit te leggen dat jouw energie erop weglekt,
door de stillere collega’s aan te kijken als er om een mening gevraagd wordt
of door die stille collega’s actief uit te nodigen iets te zeggen.
Kortom: door ander geluid meer uit te nodigen.”

Positieve groepsdruk

Zo ontstaat er langzamerhand positieve groepsdruk.
Groepsdruk richting de gewenste verandering.
Als er steeds meer ‘ander’ geluid op tafel komt
en het gemopper minder aandacht krijgt,
wordt het lastiger om te blijven mopperen.

“Misschien moeten we ons meer richten op die stille groep” aarzelt Timo.
Ik kijk hem bemoedigend aan.

Timo pikt het gelukkig op.
“Zo vind ik het bijvoorbeeld heel fijn dat jij nu iets zegt James.
Ik heb je eerlijk gezegd heel hoog zitten.
Je hebt veel kennis en ervaring.
En als je iets zegt of vraagt vind ik het altijd heel zinvol, zoals nu.”
Ik zou dat veel vaker willen zien.
Dat zou ook een mooi tegengeluid geven aan
dat gemopper en geklaag van de anderen” gaat Timo verder.

Een eerste beweging

Hij kijkt James verwachtingsvol aan.

James denkt even na en zegt:
“Dat snap ik wel. Ik houd er niet zo van
Om op de voorgrond te treden.
Dus houd ik meestal mijn mond.
Maar ik hoor ook wat je zegt.
Ik ga wat vaker mijn mond open doen.
En nodig me vooral uit als ik het niet doe,
Dat vind ik helemaal prima.”

Langzaam zakken de schouders van Zuzu naar beneden.
Alsof er een last vanaf is gevallen.

“Dat zou fijn zijn” verzucht ze.

Roddelen? Lekker doen.

Roddelen? Lekker doen.

“Ik heb hen gezegd dat ik het echt niet meer wil hebben, dat geroddel.”
zegt de leidinggevende tegen me.
Ze is er klaar mee.

Tijdens een teambijeenkomst hebben de teamleden
heldere normen gesteld over hoe ze willen samenwerken.
Roddelen heeft wat hun betreft geen plek in die samenwerking.

“Misschien moet je eens een vervolg organiseren
waarin jullie afspreken op welke manieren
roddelen wél geaccepteerd is” zeg ik tegen haar.

Ik hoor een vraagteken aan de andere kant van de lijn
dus ik geef wat toelichting.

“Roddelen uitbannen in een team
dat veel roddelt is haast onmogelijk.”
Ik leg iets uit over de functies van roddelen.

Voordelen van roddelen

Door te roddelen kunnen we leren van anderen.
We horen wat ze verkeerd hebben gedaan en
kunnen zo gebruikmaken van hun ervaring.

Daarnaast is een roddel een snelle manier om
informatie te verspreiden,
misschien wel sneller dan het formele circuit.
Ook zorgt roddelen voor een groepsgevoel.
We roddelen vaker over mensen van een andere groep.
Dit versterkt de onderlinge binding binnen de groep.

Roddelen voelt vaak lekker omdat het een manier is om
je onderbuikgevoel te uiten en te toetsen.
Ben jij de enige die er zo over denkt of zich zo voelt?
Je kunt dingen benoemen die je dwars zitten en
je op die manier emotioneel ontladen.
Heel functioneel dus.

Die voordelen geven teams niet zo makkelijk op.
En dat hoeft helemaal niet.

Anders roddelen

Terug naar dit team, waarin roddelen ook zo zijn voordelen heeft.
Er speelden best wat onderhuidse conflicten in dit team.
En nog steeds speelt er genoeg.

Teamleden die bij gedoe betrokken raken
willen daarover kunnen praten met andere collega’s.
Klinkt logisch toch?

Alleen heeft dit team nog niet de juiste modus gevonden.
Ze stappen in een aantal klassieke valkuilen.
We noemen de belangrijkste.

We zoeken altijd zelfbevestiging

In conflictachtige situaties krijgen we nogal eens feedback.
Dat is niet altijd feedback die strookt met
hoe we naar onszelf kijken (met ons zelfbeeld).
Het effect is dat we er alles aan doen om dat beeld
van ons zelf toch vast te houden.
In de psychologie wordt dit fenomeen ‘self affirmation’ genoemd.

Wat gaan we doen als we informatie krijgen
die bedreigend is voor ons zelfbeeld?
Juist: we gaan shoppen.

Shoppen bij collega’s die ons oorspronkelijke beeld
van onszelf kunnen bevestigen.

Zo ontstaat er disfunctionele roddel.
We gaan praten met collega X
over wat collega Y ons onterecht heeft aangedaan.
We zijn helemaal niet op zoek naar een kritische, andere blik.
We zijn op zoek naar bevestiging.
Onbewust kleden we onze communicatie zo aan
dat we die bevestiging ook krijgen:
“Nou zeg, wat X nou net zei… Vind je dat niet belachelijk?!”
Of meer subtiel: “Vind jij ook dat ik…..?”

Geen slechte intenties

Mocht je denken,
dat ontkennen van informatie die mij niet goed uitkomt
en het zoeken naar zelfbevestiging,
dat doe ik niet.
Guess again…

We doen het allemaal.

Het zijn vaak onbewuste processen.
Er zit geen enkele kwade bedoeling achter.
Al voelt het soms anders.

Kun je er wat aan doen?
Zeker!
Je kunt je bewust zijn van deze valkuil.
Dat helpt al.
Daarnaast kun je met je team afspraken maken over roddelen:
Onder welke voorwaarden mogen wij wel over elkaar praten?

Dat voorwaardenlijstje ziet er in elk team anders uit.
Om je te helpen geven we een voorbeeld.

Voorwaarden voor constructieve roddel

Als we ergens mee zitten en we behoefte voelen om over een collega te praten met een andere collega, dan kan dat onder deze voorwaarden
• We nemen één collega in vertrouwen. Niet meer!
• We zijn ons bewust van de valkuil van ‘zelfbevestiging’ zoeken.
• We spreken respectvol over onszelf én over de ander.
• We geven helder aan met welk doel we de ander in vertrouwen nemen: om de gedachten te ordenen, om advies te vragen, om een feedback gesprek voor te bereiden.
• We zoeken geen bevestiging. Alleen hulp en een oprecht kritische blik.
• Na de constructieve roddel gaan we alsnog met de collega in gesprek over wie het gaat.

Zo’n zelfde lijstje met voorwaarden kun je ook maken
voor de collega’s waarbij aangeklopt wordt.

Kind en badwater

Het team uit dit voorbeeld heeft de ongeschreven regel
‘ons oordeel naar elkaar spreken we niet of indirect uit.’

Ongeschreven regels moet je nooit helemaal om zeep willen helpen.
Koester de voordelen.
En elimineer de nadelen zoveel mogelijk .
Ofwel: gooi het kind niet met het badwater weg.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Boosterdag voor teamcoaches

16 juni 2023

De kracht van verbreden

De kracht van verbreden

 

Een aantal mensen schuiven op hun stoelen,
We zien mensen smoezen met hun buurvrouw,
iemand loopt naar de wc
en iemand heeft een belangrijk telefoontje dat echt opgenomen moet worden.
Allemaal in dat uur waarin het net wat spannender wordt.

Edge gedrag

We zijn halverwege een middagbijeenkomst met een team.
Ondanks de schijnbaar goede gesprekken,
is de onrust voelbaar en zichtbaar.

Eén van de teamleden, Corine, valt op door haar stille aanwezigheid.
Op haar gezicht is af te lezen dat ze van alles in zit te houden.

Ik kijk haar een paar keer bemoedigend aan.
Ze kijkt aarzelend terug.

Olifant in de kamer

Bij de derde keer oogcontact neemt ze het woord.
En hoe…

“Ik ben er eigenlijk helemaal klaar mee.
Kunnen we niet normaal doen?
Dat geklets over elkaar.
We zijn toch volwassen mensen.
Gewoon zeggen wat er gezegd moet worden.
Dan kunnen we daarna weer aan het werk.
Ik vind dit allemaal zo vermoeiend.”

Ze ziet er strijdlustig uit, maar ook moe.
Ze lijkt van zichzelf te schrikken.
Want ze stopt abrupt en kijkt naar de grond.

Ik vraag haar of ze nieuwsgierig is hoe anderen dit zien.
Ze kijkt me verward aan.
Dan snapt ze wat ik bedoel.
“Ja, daar ben ik eigenlijk wel benieuwd naar.”

Collectief bewustzijn

“Misschien kun je checken wie het geklets over elkaar herkent en wie jouw emoties deelt?” stel ik voor.

“Zijn er meer mensen die er zo over denken?” vraagt Corine voorzichtig.
Ze durft bijna niet te kijken.

Zoals we al vaker hebben gedaan die middag
steken mensen hun handen omhoog als ze het er mee eens zijn.
De helft van het team steekt zijn hand omhoog.

Ik nodig Corine uit om even om zich heen te kijken.
Ze kijkt de groep rond.

Dan lopen de tranen over haar wangen.
En ze zucht eens heel diep.

Deze keer van opluchting.

“Ik dacht echt dat ik de enige was die dit vond.
Ik ben zo blij dat ik nu weet dat jullie dit ook vinden.”

“En nu?” vraag ik.

Johan, die zijn hand niet opstak, reageert als eerste.
“Ik kijk ervan op dat zoveel mensen blijkbaar last hebben
van hoe er over elkaar gesproken wordt.
Ik merk het ook wel
maar ik laat het langs me heen gaan.
Ik heb er niet zoveel last van.”

Verbreden

“Die zou ik ook even verbreden” adviseer ik.
Hij kijkt me vragend aan.
Samen met hem nog meer collega’s.
“Verbreden?” vraagt hij.

“Corine stelde net een hele mooie verbredende vraag.
Ze checkte haar beleving door te vragen wie dat herkende.
Hebben jullie gezien wat die simpele vraag opleverde?”

“Ja, we ontdekte dat het breder leeft” zegt Alex.

“Precies” zeg ik.
“En daardoor wordt er nu een ander gesprek gevoerd.”

“En nu vraag je mij te verbreden?” zegt Johan.
“Nou oké. Wie herkent dat nog meer?”

“Eeeuh wat precies?” zegt Wilma.
“Nou dat het geklets eigenlijk altijd een beetje langs je heen is gegaan?”
Johan steekt zelf vast demonstratief zijn hand omhoog.
Er volgen meer handen.

“Maar…” vervolgt Johan.
“Als ik er goed over nadenk geef ik Corine gelijk.”
Er wordt hier teveel over elkaar geluld
En teveel tijd besteed aan geklaag.
Ik wil daar eigenlijk ook wel vanaf.”

Spontaan gaan nu alle handen omhoog.

Collectieve urgentie als eerste stap

“De eerste stap is gezet” zeg ik.
“Jullie hebben een onwenselijk patroon
in jullie samenwerking besproken
en de urgentie om dat te willen veranderen is gegroeid.
Het is nu niet meer een probleem van enkelen maar van jullie allemaal.

Welke eerste kleine stap kunnen jullie nu met elkaar zetten om het patroon te doorbreken?”

Ben je leidinggevende of teamcoach en wil je jouw vaardigheden op het gebied van teaminterventies eens flink aanscherpen? Klik hier.

 

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.

Samen werken aan de gewenste teamcultuur

Samen werken aan de gewenste teamcultuur

 

Vol trots presenteren vier collega’s hun top 3 aan hun collega’s.
Ze hebben met elkaar gesproken over de ongeschreven regels van het team.

In hun top 3 één ongeschreven regel waar ze vanaf willen:
‘drukte is bij ons een goed excuus om afspraken niet na te komen.’

Daarnaast twee ongeschreven regels waar ze trots op zijn
en die ze graag willen koesteren:
1. We helpen elkaar, ook ongevraagd
2. Als extra inspanningen nodig zijn dan leveren we die zonder aarzelen.

“Hebben jullie vragen? Wil je nog iets ter discussie stellen?” check ik bij de andere collega’s.
Er worden een paar goede vragen gesteld.
Er wordt niks ter discussie gesteld.

De geschetste teamcultuur vindt iedereen heel herkenbaar.

Het goede voorbeeld

Ik zie Harold, de nieuwe leidinggevende, aarzelen.
Als niemand meer iets zegt, neemt hij het woord.

“Nou, ik wil het wel over die extra inspanningen hebben.
Ik heb daar tot twee jaar geleden veel mee geworsteld.
Ik werkte, net als nu, in een omgeving waar het heel normaal was
om altijd bereikbaar te zijn, in het weekend je mail te beantwoorden
en op je vrije dag gewoon je telefoon op te nemen.
Nee zeggen tegen een klus voelde ook niet als een optie.
Als iedereen het zo doet, dan doe je daar gewoon in mee.
Ik zie jullie dat ook regelmatig doen.
Ik heb daar voor mezelf over nagedacht.
Ik besloot dat ik daar niet gelukkig van werd.
Nu begrens ik meer en beter.
En soms zeg ik dan ook nee.
Ik hoop dat jullie daar ook wat zorgvuldiger over na gaan denken.”

Aaaah, een leidinggevende naar mijn hart.
Prachtig voorbeeldgedrag.

Het team is er even stil van.

Een ander geluid

Martijn is de eerste die reageert.
“Nou, ik vind het bij ons nog wel meevallen eigenlijk.
Ik vind mijn werk ook gewoon heel leuk,
dus ik vind het geen straf om extra te werken.”

Op de achtergrond verstrakken er een paar gezichten.
Martijn houdt verder zijn mond.

Hoe kijkt iedereen hier naar?

“Martijn, ben je benieuwd hoe het voor andere collega’s werkt?” vraag ik.
“Euh.. ja natuurlijk”.
Het blijft weer stil.

Ik kijk hem verwachtingsvol aan. Dat helpt.

“Hoe werkt dat voor jullie? Wie herkent die worsteling van Harold?” vraagt Martijn.

Er ontstaat een open gesprek met ruimte voor verschil en een goeie dosis nieuwsgierigheid.

Prachtige voorzet van de leidinggevende.
Daar mogen er wat mij betreft meer van zijn.

 

Wil je hulpmiddelen bij het bespreekbaar maken van kleine en grote olifanten in teams?
Wij ontwikkelden een nieuw teamspel: Olifant in de kamer. Klik hier om het te bestellen.

Op 23 augustus organiseren we een trainingsdag rond de werkvormen bij onze beide spellen (het spel der ongeschreven regels en Olifant in de kamer), voor een eenmalig aantrekkelijke prijs. Klik hier voor meer informatie.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.
We hebben een behoorlijk afwijkende werkwijze van de meeste andere coaches.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor je. En voor je team.