“Komt ze weer niet over de brug! Dat stomme wijf houdt zich nooit aan de afspraken. Zo kan ik toch niet werken!”

Zo scheldt Maria een tijdje door achter haar laptop.
De laptop voelt niets en zegt niks terug.
Dus ze kan lekker los.

Maria is nu een half jaar bezig met haar project.
Ze werkt samen met drie Belgische, één Nederlandse en twee Amerikaanse collega’s. De Amerikaanse collega’s zijn in dienst bij haar opdrachtgever. Maria is projectleider.

Door de cultuurverschillen en machtsverhoudingen
is het een bijzonder ingewikkeld project.

De afstand maakt het pas écht ingewikkeld.
Zeker omdat twee collega’s zich niet aan afspraken houden.
Maria krijgt er geen vat op.
Bij projecten in Nederland heeft ze daar minder last van.

Ze ligt er van wakker. Want haar opdrachtgever klopt bij haar aan
als de deadline gemist wordt of wanneer de kwaliteit niet naar behoren is.

Mensen die op afstand van hun teamleden werken
komen regelmatig vergelijkbaar gedoe tegen.

Op afstand samenwerken is namelijk niet zo eenvoudig.
Dat kan overigens ook in eigen land. Steeds meer mensen werken thuis of in andere gebouwen, terwijl ze moeten samenwerken met hun teamleden.

Samenwerken op afstand is om verschillende redenen niet altijd effectief.

Fysieke afstand maakt dat mensen
minder makkelijk invloed hebben op elkaar.

Daarvoor is tenminste één simpele reden te geven:
als we elkaar aardig vinden, dan laten we ons makkelijker beïnvloeden. We vertrouwen elkaar makkelijker,
vragen makkelijker om hulp en bieden sneller hulp.

Wat blijkt uit onderzoek van Becker?
We werken liever en vaker samen met de mensen die fysiek dichterbij ons zijn dan met de mensen die fysiek meer op afstand staan.

Ook Festinger toonde in zijn beroemde onderzoek aan
dat we positiever oordelen over mensen die we vaker fysiek tegenkomen. Hoe dichterbij, hoe vaker we de ander tegenkomen.

Deze relatie is al zichtbaar bij mensen die zich
op verschillende verdiepingen van een gebouw bevinden.

Het werkt overigens maar tot 30-50 meter.
Daarna maakt het niet meer uit hoe ver weg iemand zit.
50 m of 25 km maakt geen verschil.

Wat doe we met mensen op afstand?
We zijn geneigd mensen op afstand een beetje te ‘ontmenselijken’.
We oordelen sneller over de ander en zijn minder genuanceerd in ons oordeel.

Zo zal de scheldkanonnade van Maria
De relatie met haar collega niet ten goede komen,
ook al scheldt ze tegen een PC.

Hoe zorg je toch voor een vruchtbare samenwerking op afstand? Ben Tiggelaar zette een aantal handige tips op een rij.

Eén tip gaf hij niet, die toch erg belangrijk blijkt:
Organiseer regelmatig live bijeenkomsten.

Live contact blijkt nog altijd de meest effectieve vorm van contact. Waarom? Omdat we alleen in het live contact in staat zijn elkaar écht goed te begrijpen. We kunnen de non-verbale reacties van iemand zien. Er is minder ruis.

Uit onderzoek blijkt dat we zelfs elkaars fysiologische toestand waarnemen. Ga jij rustig ademhalen in een verhitte discussie.
Dan is de kans groot dat je gesprekspartner die ademhaling overneemt.

We lezen elkaar dus niet alleen door te observeren,
maar ook door te voelen.

Bovendien zorgt live contact er ook voor dat we de tijd nemen
om de ander te leren kennen. En dat is weer nodig om elkaar te kunnen vertrouwen en om een genuanceerd oordeel over elkaar te hebben.

Hoe je dat organiseert en wat haalbaar is
hangt af van jullie dagelijkse werkelijkheid.

Een klant van ons bedacht iets heel simpels.
Hoewel ze in hetzelfde land en zelfs in hetzelfde gebouw werkte,
was er toch afstand tussen de afdelingen die fysiek verder uit elkaar lagen. De verschillende afdelingen besloten (onder andere)
een koffie moment in te lassen elke dag om 10 uur.

Collega’s sporen elkaar aan om te komen.
Als je niet komt, geen ramp. Als je nooit komt, dan krijg je het te horen. De toegenomen nabijheid, maakt dat ze minder snel oordelen naar elkaar, en elkaar meer (aan)spreken.

Daardoor is er minder ruis, gedoe en ergernis.
De energie die daaraan verloren ging
kunnen ze nu in andere zaken steken.

Als je voor een internationale organisatie werkt,
is het slim om beleid te maken op samenwerken op afstand,
waarin je expliciet aandacht hebt voor de wijze waarop je wilt werken
aan vertrouwen binnen dit soort relaties.

Investeer in teambijeenkomsten voor teams op afstand.
Niet jaarlijks, maar minstens half jaarlijks.

Die investering verdien je vanzelf weer terug
door de toegenomen efficiëntie en kwaliteit.

Annemieke Figee en Léonie van Rijn zijn beide psycholoog met een passie voor groepsdynamiek. Ze coachen organisaties bij gedrags- en cultuurverandering. Ze schreven drie boeken: ‘groepsdruk’ kwam uit in 2015. In september 2017 publiceerden zij ‘ongeschreven regels’ waarin ze praktische tips geven om patronen in groepen te veranderen. In december 2019 verscheen ‘samenwerken voor gevorderden’, voor iedereen die van elke samenwerking een succes wil maken. De boeken kun je hier bestellen.

In de programma’s van Firijn voor managers en teamcoaches 

leer je hoe je de kracht in teams kunt ontgrendelen,

met slimme, speelse en luie interventies
waar teams van in beweging komen.

Nieuwsgierig? Klik hier.

Wil je jouw team laten coachen door ons? Klik hier