In deel 1 zagen we wat matrasmanagement is: een leidinggevende die rond één medewerker alles zachtjes laat opvangen. In deel 2 zagen we wat het kost: collega’s die afhaken, een team dat zich rond het probleem organiseert en een leidinggevende wiens gezag slijt.

Blijft de vraag: hoe haal je die matrassen weg?

Bazig doen: positie nemen zonder hard te worden

Bazig doen klinkt als iets wat je niet wilt. Het roept beelden op van commanderen en geen tegenspraak dulden. Dat bedoelen we niet. Bazig doen is positie nemen. Duidelijk zijn over wat je ziet, wat je verwacht en wat er gebeurt als het niet verandert. Dat is niet hard. Dat is helder. En helderheid is een vorm van respect.

Zes stappen om matrasmanagement te doorbreken

Hoe spreek je een medewerker aan die inhoudelijk goed is, maar wiens gedrag schuurt? Zo pak je het aan.

1. Benoem het eerder dan prettig voelt

Vuistregel: zie je hetzelfde gedrag voor de derde keer, dan is er sprake van een patroon. Bespreek het dan. Niet na de vijfde keer, niet bij het jaargesprek.

2. Scheid waardering van verwachting

Zeg: “Je contact met klanten is sterk. En je rapportages komen structureel te laat. Allebei waar.” Vermijd de feedbacksandwich. Mensen proeven alleen het brood.

3. Wees concreet: gedrag, effect, verwachting

Bijvoorbeeld: “De afgelopen drie maanden kwam je rapportage vier keer na de deadline. Het gevolg is dat Joost avonden werkt om het op te vangen en dat ik richting de directie niet kan leveren. Ik verwacht dat de volgende rapportage op de 15e bij mij ligt. Lukt dat niet, dan hoor ik dat uiterlijk de 10e van je.”

Geen interpretaties over karakter of motivatie. Wel feiten, gevolgen en een heldere afspraak. Een coachend gesprek heb je als het goed is in de gesprekken hiervoor al gehad. Zodra het een patroon is, is het eerst tijd voor je managementpet.

4. Haal de matrassen ook echt weg

Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, terwijl hij systemisch het meest doet. Zeg tegen Joost dat hij stopt met repareren. Laat de deadline staan. Als het systeem blijft compenseren, verandert er niets, hoe goed jouw gesprek ook was. Zolang de snelle oplossing beschikbaar blijft, is er geen reden om de fundamentele oplossing te kiezen. Ben je bang dat jouw medewerker naar jouw leidinggevende stapt en jouw leidinggevende het verhaal weer opnieuw begint? Contracteer dan van te voren met hem of haar op een gezamenlijke aanpak.

5. Maak het een teamzaak waar het kan

Niet door iemand publiekelijk aan te spreken, wel door met het hele team afspraken te maken. “Wat verwachten we van elkaar als het gaat om deadlines? En wat doen we als iemand die niet haalt? Hoe vinden jullie dat het nu gaat? Wat doen jullie doorgaans als afspraken niet worden nagekomen? Welke feedback hebben jullie voor elkaar?” Zo bouw je aan een aanspreekcultuur waarin het niet alleen van jou afhangt.

6. Verduur de spanning

Reken erop dat het eerst spannender wordt voordat het beter wordt. Irritatie, verdriet, “ik voel me niet gesteund door jou”. Systemen verzetten zich tegen verandering, ook gezonde verandering. Dit is het moment waarop veel leidinggevenden de matrassen weer stilletjes terugleggen. Doe dat niet. Blijf vriendelijk, blijf beschikbaar en blijf bij je verwachting.

Tot slot

Matrassen leggen voelt als zorgen. Maar echte zorg voor je team betekent soms dat je iemand laat voelen dat de vloer hard is. Niet om te straffen, wel om te laten zien waar de grens ligt. Voor die ene medewerker. En voor iedereen die al die tijd heeft staan kijken.

Wil je leren positie te nemen zonder je relatie op te blazen? In ons programma Bazig doen krijg je praktische handvatten én verdiep je de verschillende lagen van bazig doen, zodat je voortaan positie neemt op een manier die helemaal klopt met wie jij in essentie bent.

Bronnen

• Edmondson, A.C. (2019). The Fearless Organization. Wiley.
• Senge, P.M. (1990). The Fifth Discipline. Doubleday.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Firijn coacht teams of helpt jou om teams te coachen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor jou, en voor je team(s).