Zit jij in een (project)team waar overleg
steeds uitloopt of onderwerpen
regelmatig naar een volgend overleg
worden geschoven?
Niet omdat de agenda te vol is
maar omdat er veel en
en lang wordt gepraat,
zonder duidelijke opbrengst.
Dan boeit het verhaal uit dit blog je vast.
Je krijgt een voorproefje uit
ons nieuwe boek
‘samenwerken voor gevorderden’.
Natuurlijk geven we je tips
om het tempo, de voortgang en de opbrengst
van een teamoverleg te helpen bevorderen.
Eindeloze discussies
“Wat heeft dit te maken met ons agendapunt?”
vraagt Maria onzeker.
Ze vangt de blik van Peter.
“Niks” zegt hij.
“we zijn weer eens afgedwaald”
Maar niemand hoort wat ze zeggen.
De drie collega’s die in discussie zijn
praten gepassioneerd door.
Peter waagt nog een poging:
“Zullen we weer even teruggaan naar het agendapunt?”
Dit keer wordt wel gereageerd,
Maar niet zoals gewenst:
“Ja, maar dit is ook belangrijk” zegt Heleen.
Twee teamleden knikken.
En ze gaan weer verder met hun discussie.
Maria en Peter trekken hun schouders op naar elkaar alsof ze zeggen:
“laat maar zitten, we hebben het geprobeerd.”
Arnold zit intussen op zijn mobiel te typen, zoals altijd tijdens een vergadering.
Ook Maria laat haar gedachten afdwalen.
Als ze de vergaderruimte uitlopen,
vraagt ze zich voor de zoveelste keer af
wat het nut van deze vergaderingen eigenlijk is.
Zoveel urgente onderwerpen worden
met het grootste gemak doorgeschoven
naar de volgende keer.
Beschamend is het eigenlijk.
Zo ligt er een jaarplanning die
nog niet voor de helft af is.
Niemand lijkt daarmee te zitten.
Serieus probleem
Het voorbeeld herken je misschien wel.
Wij zien het in ieder geval wekelijks.
Steeds zien we dezelfde ongeschreven regels:
- Er mag hier lang gepraat worden zonder dat iemand stuurt op de opbrengst.
- Je mag hier van de agenda afwijken.
- Als iemand zegt ‘het is belangrijk’, gaan we gewoon door met praten.
Wat we ook vaak zien
is teams die proberen tot oplossingen te komen,
maar in plaats daarvan
steeds het probleem blijven herhalen.
Steeds in andere bewoordingen
of een andere invalshoek.
Maar ze blijven hangen.
Heel frustrerend.
Teams hebben dat zelf niet eens door.
Let maar eens op hoe vaak je dit ziet gebeuren.
Halve interventies
Wat we in dit verhaal zien gebeuren,
gebeurt in de beste teams ook:
teamleden die zich ergeren aan patronen
proberen het tij te keren,
en doen dat met halve interventies.
Die werken niet.
Zeker niet in een kippenhok
vol pratende teamleden.
Als je serieus genomen wil worden
in een hectisch, chaotisch overleg,
stel dan geen vragen,
maar doe een voorstel.
Wees vooral niet te bescheiden.
Dus geen vragen.
Geen verklein woorden en
niet teveel woorden
Dus niet zo:
“Misschien kunnen we…?”
“Zullen we…?”
“Is het een idee dat…?”
Maar zo:
“Ik stel voor dat……Wat vinden jullie daarvan?”
“Ik heb een voorstel. Willen jullie het horen?”
Teaminterventies met impact
Kies het goede moment uit.
En nee, niet wachten tot iedereen stil is.
Het goede moment is
wanneer jij begint af te haken.
Zeg kort en helder wat je te zeggen hebt.
Doe een voorstel en
vraag om een reactie.
En daarna blijf je stil.
Klinkt simpel toch?
Is het ook.
Tegelijkertijd kan het ook spannend zijn
om zo duidelijk te gaan staan
voor wat je wil.
Dat is waarom veel mensen
voorstellen verpakken in een vraag.
Dan klinkt het aardiger.
Klopt, maar de kans dat het niet
Aankomt is vele malen groter.
Go all the way.
Dan heb je echt invloed.
Je team zal je dankbaar zijn.
