Het is vijf minuten voor de geplande afronding van de vergadering
als Simon zijn keel schraapt.
“Ik heb ook nog een punt, dat ik namens de teamleiders in wil brengen.”
Hij houdt demonstratief een viertal A4tjes omhoog,
waarmee hij lijkt aan te geven dat het punt grondig is voorbereid.
Het afdelingshoofd kijkt verstoord,
maar lijkt niet verrast.
Zijn reactie laat zien dat hij al vaker meemaakte
dat er op het laatste moment nog een belangrijk punt op de agenda gezet werd.
“Nou, ik weet niet hoeveel tijd het vraagt…
Anders kunnen we het beter laten wachten tot het volgende overleg.”
“Nee, dit kan niet wachten.” zegt Simon gedecideerd.
Zijn collega teamleiders vallen hem non-verbaal bij.
Ik zit bij dit overleg ter voorbereiding op een verandertraject voor deze afdeling,
waar wij een rol in zullen gaan spelen.
Ik heb de agenda voor mijn neus.
Dit punt stond er niet op.
Ik ben benieuwd wat het afdelingshoofd gaat doen.
Maar de teamleiders wachten zijn reactie niet eens af.
Simon heeft het woord al genomen.
Hij ontsteekt in een lange monoloog waarin hij schande spreekt
van hoe er met één van de teamleiders is omgegaan
die drie maanden geleden is ontslagen.
“Ja, sorry maar hier hebben we het al zo vaak over gehad” sputtert het afdelingshoofd nog,
maar hij weet het niet meer te stoppen.
Eén van de aanwezige stafleden loopt intussen de ruimte uit.
Ze wijst verontschuldigend op haar horloge,
ten teken dat ze naar een andere afspraak moet.
Misschien herken je dit voorbeeld in meer of mindere mate?
Vijf minuten voor het einde van een bijeenkomst wordt er een olifant op tafel gezet.
Het deurknop fenomeen
Bij teamsessies maakten wij het in het verleden heel vaak mee.
Tijdens het uitchecken om 16.55 uur,
kwam vaak het allergevoeligste onderwerp van de dag op tafel.
In de medische wereld wordt dit ook wel het deurknop fenomeen genoemd.
Met de deurknop in de hand komt de patiënt met de vraag
waar hij eigenlijk voor kwam,
maar die hij niet eerder durfde te stellen.
Dit is zijn laatste kans…
Zo gaat dat in teams ook vaak.
De spanning bouwt zich eerst een hele tijd op
en wanneer het eigenlijk al niet meer kan,
wordt het spannende onderwerp nog even snel op tafel gelegd.
Vaak is het onderwerp omgeven met zoveel spanning
dat het voelt alsof je er niet omheen kunt.
Het gevolg laat zich raden.
Er wordt kort aandacht besteed aan het onderwerp.
De bijeenkomst loopt uit, zonder dat het bespreken van het onderwerp
tot een bevredigend resultaat heeft geleid.
Meestal is er enkel meer onrust en frustratie ontstaan.
Hoe voorkom je dit?
Wanneer wij teams coachen overkomt ons het deurknop fenomeen zelden of nooit meer.
Wat we door schade en schande geleerd hebben?
We delen een paar tips.
Contracteren
Zorg voor heldere spelregels. Maak bij het begin duidelijk onder welke voorwaarden aanvullende agendapunten ingebracht kunnen worden en spreek af op welk moment dit uiterlijk kan.
Leg uit
Staan er spannende onderwerpen op de agenda?
Geef dan vooraf uitleg over het deurknopfenomeen.
Spreek af dat de meest spannende zaken als eerste besproken worden.
Gebeurt het toch met de deurknop in de hand? Dan wordt het niet meer besproken.
Vraag bij de start commitment van alle teamleden op deze afspraak.
Gebeurt het toch?
Wees dan streng en onverbiddelijk.
Het onderwerp wordt niet nu besproken.
Hoe pijnlijk ook.
Het helpt als je dan kunt verwijzen naar de eerder gemaakte afspraken,
waar iedereen ja tegen heeft gezegd.
Het patroon op tafel
In MT uit het voorbeeld was het intussen een patroon geworden,
dat deurknop-fenomeen.
Het maakte dat teamleiders zich structureel niet gehoord voelden.
Toen het patroon bespreekbaar werd,
begonnen ze in te zien dat ze die situatie deels zelf creëerden.
Door niet tijdig en onaangekondigd de spannende gesprekken aan te gaan met hun leidinggevende.
Leidinggeven aan teams