Je kent het vast wel. In jullie overleg komt een onderwerp voor de zoveelste keer op de agenda. Ogenschijnlijk lijkt er niet zoveel nieuws op tafel te komen. Veel eerder een herhaling van zetten. Of duiken jullie elke keer een laag dieper in de materie? En komen jullie samen tot nieuwe inzichten en een dieper begrip van elkaar en elkaars standpunten.

We beloofden een vervolg op ons blog over teams die blijven hangen in hun overleg, in kringetjes ronddraaien.
We noemden een voorbeeld van een MT dat ontdekte dat blijven hangen en herkauwen een functie heeft.

Na mijn ervaring met dat MT, wilde ik een scherper beeld krijgen bij dit patroon van ‘blijven hangen’.
Wanneer is het zinvol en wanneer schiet het zijn doel voorbij?
Wat zegt de wetenschap daarover?
We doken de literatuur in.

De meest voorkomende oorzaken van ‘blijven hangen’

Laten we eerst kort stilstaan bij de belangrijkste oorzaken van niet functioneel rondraaien in kringetjes. Die niet functionele variant kennen we tenslotte allemaal maar al te goed. Het kennen van de oorzaken kan helpen om een patroon van in kringetjes ronddraaien aan te pakken als het niet helpend voor jullie is.

Allereerst de oorzaken in de bovenstroom.

• Gebrekkige afspraken over de procedure: er worden te weinig expliciete procedureafspraken gemaakt over wat een overleg of agendapunt concreet moet opleveren, wie welke rol pakt en hoe jullie tot een besluit komen. Hét recept voor rondraaien in kringetjes, want zonder heldere procedure worden mensen voorzichtig. Voorzichtigheid uit zich bij de één in eindeloos praten en bij de ander in stille volgzaamheid.
• Teveel insluiten: iedereen mag meedoen en meebeslissen, alles is bespreekbaar. Teveel insluiten en onvoldoende expliciet uitsluiten (nee, jij besluit niet mee. Nee, dit onderwerp hoort er niet bij. Nee, vandaag maken we het even niet operationeel) vergroot het risico op eindeloos praten en discussiëren.

In de onderstroom kunnen twee belangrijke zaken een rol spelen:

• Gebrek aan psychologische veiligheid: Amy Edmondson zag dat mensen niet het achterste van hun tong laten zien wanneer ze ervaren dat psychologische veiligheid ontbreekt. In herhaling vallen kan dan een manier zijn om niet tot de scherpe kern te komen. Omdat om de kern van het gesprek heen wordt gesproken of halve informatie wordt gedeeld, kan er geen echte afsluiting komen.
• Koste wat kost je gelijk willen halen: dit uit zich in oneindig argumenteren. Heel logisch, want evolutionair gezien is het doel van argumenteren gelijk krijgen. Er wordt niet geluisterd om elkaar te begrijpen maar geluisterd om haakjes te vinden voor het eigen betoog.

Functionele herhaling, het onderscheid dat ertoe doet

Niet elke herhaling is hetzelfde. Er is een verschil tussen een team dat een onderwerp aan het verteren is — elke ronde voegt iets toe, er wordt dieper gegraven — en een team dat een onderwerp aan het vermijden is — elke ronde is een kopie van de vorige, niemand zegt iets nieuws.
Het eerste is voortgang, al ziet het er schijnbaar niet zo uit. Het tweede is een onwenselijk patroon.

• Wanneer is herhaling zinvol? We noemen een paar voorbeelden:
  Herhaling kan nodig zijn voor verwerking — onderwerpen die er echt toe doen, vereisen vaak meerdere passages voordat ze landen. Herhaling vergroot in sommige gevallen het eigenaarschap rondom een onderwerp.
• Het opnieuw opduiken van een thema kun je gebruiken als ‘diagnostische informatie’: het wijst je naar wat er in de onderstroom leeft aan emoties of zorgen.
• Herhaalde gesprekken kunnen een vorm van collectieve sensemaking zijn — elke ronde voegt een beetje begrip toe, ook al voelt het herhalend.
• Tot slot kan herhaling duiden op een team dat een onderwerp serieus neemt in plaats van het te snel af te kappen.

Helpende vraag

De vraag die je (al dan niet hardop) kunt stellen, midden in dat zoveelste rondje: wordt hier iets dieper begrepen, of wordt hier alleen iets opnieuw verteld?
Besluit daarna of je die Elmo inzet of dat je hem thuis laat.

Over Firijn

Firijn ontgrendelt de kracht van groepen.

Er zit zoveel meer in een soepel werkend team. Meer plezier, meer inzet, meer commitment, meer snelheid en vooral: meer resultaat. In omzet, in klanttevredenheid, in prestaties, in efficiency, in kwaliteit. Om dat er uit te halen, moet je soms wél stevig ingrijpen. En dan heb je aan ons een goeie.

In alles wat we doen nemen we de groep als geheel als uitgangspunt – niet het individu. Omdat we geloven dat échte verandering, verandering die blijft, alleen in de onderlinge dynamiek kan plaatsvinden. Het is de interactie die teams kan bouwen en breken.

Firijn coacht teams of helpt jou om teams te coachen.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Aarzel in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn er voor jou, en voor je team(s).