Samenwerkingspatronen versterken of doorbreken met Firijn. Onze methode

Firijn heeft een eigen methodiek. In alles wat we doen, nemen we de groep als uitgangspunt. Omdat we geloven dat de groep altijd sterker is dan het individu. De groep houdt verandering vaak tegen, ondanks individuele tegenkrachten. We zien snel en haarscherp welke interactiepatronen jullie hebben en wat je kunt doen om die te versterken of juist te doorbreken. We werken binnen elke stap met nuchtere, praktische werkvormen waardoor het team in beweging komt. Letterlijk en figuurlijk. De zes stappen staan uitgebreider beschreven in ons boek Ongeschreven regels. 

Stap 1 De bovenstroom op orde

Resultaat van stap 1

Het team heeft na stap 1 een scherper en gemeenschappelijk beeld van:

  1. de kernopdracht van het team.
  2. de te behalen resultaten.
  3. het gedrag dat nodig is om tot die resultaten te komen.

Waarom is deze stap belangrijk?

Leidinggevenden vragen ons vaak om met teams waar gedoe is in de onderstroom aan de slag te gaan. Regelmatig blijkt dat de bovenstroom niet op orde is, waardoor het gedoe in de onderstroom versterkt wordt. Op hoofdlijnen weten teams meestal wel waar men naartoe werkt (kernopdracht en resultaten) en wat men van elkaar verwacht (gedrag). Toch kunnen er in de dagelijkse praktijk verschillen zijn in hoe het werk gedaan moet worden. Alleen al over het begrip ‘samenwerken’ kunnen andere beelden bestaan. Het is fijn om van elkaar te weten dat je op één lijn zit. Als er veel onduidelijkheid in de bovenstroom is, verdrink je met elkaar in de onderstroom.

Stap 2 Overeenstemming over de huidige situatie

Resultaat van stap 2

  1. Het team heeft een gemeenschappelijk beeld van de huidige patronen in de samenwerking en het effect hiervan op de resultaten.
  2. Het team is zich bewust van het verschil tussen de gewenste situatie (stap 1) en de werkelijke situatie en voelt daar ook verantwoordelijkheid voor.
  3. Iedereen ziet zijn eigen aandeel in de huidige patronen. Taboes zijn openlijk besproken.
  4. Het team heeft ervaren dat er spannende gesprekken en confronterende gevoerd kunnen worden in dit team.
  5. Teamleden hebben meer inzicht in elkaars wensen, verlangens en opvattingen rond het werk en de samenwerking.
  6. De urgentie om te veranderen is gegroeid en wordt door iedereen gevoeld.Je hebt van jouw probleem een teamprobleem gemaakt.
  7. De ontwikkelprioriteiten worden duidelijk: wat pakken we eerst aan? Wat laten we zoals het is?

Waarom is deze stap belangrijk?

Deze stap is één van de belangrijkste, omdat de het team zich bewust wordt van de positieve en negatieve gedragspatronen En nog belangrijker: iedereen voelt verantwoordelijkheid voor zijn eigen aandeel in die patronen. Daarmee groeit de urgentie om te veranderen. Vaak zien we dat de leidinggevende of individuele teamleden het gevoel hebben dat ze de enige zijn die zich bepaalde problemen aantrekken. In deze stap maak je van jouw probleem een teamprobleem. 

Stap 3 Focus

Resultaat van stap 3

Het team heeft prioriteiten gesteld: met welke ongeschreven regel gaan we aan de slag en welke laten we (voorlopig) liggen?

Waarom is deze stap belangrijk?

Wij geloven dat teampatronen makkelijker veranderen wanneer je er één tegelijk aanpakt. Na stap 2 worden teams meestal enthousiast. In hun enthousiasme willen ze vijf patronen tegelijk aanpakken.

We raden dat af. De kans dat het team faalt is groot. De kans op succes is veel groter wanneer je een heldere focus met elkaar afspreekt om te werken aan verandering. Ieder teamlid moet kunnen onthouden waar de verbeterfocus voor het team ligt. Vervolgens kunnen er concrete, kleine en haalbare stappen richting het gewenste doel worden bedacht.

Stap 4 Belemmeringen wegnemen en afscheid nemen

In stap 3 kies je met welke ongeschreven regel je (helemaal of gedeeltelijk) wilt afrekenen als team.
In stap 4 sta je met het team stil bij de vraag: wat kost het ons als we dit niet meer doen? Waar hebben we dan afscheid van te nemen?

Resultaat van stap 4

  1. Het team weet en voelt wat de verandering kost en waar het zeer doet.
  2. Het team weet waar het afscheid van moet nemen en realiseert zich dat het dagelijks uit zijn comfortzone moet.

Waarom is deze stap belangrijk?

Deze stap is vooral belangrijk bij hardnekkige patronen. Die blijven bestaan, ondanks verschillende pogingen iets te veranderen en ondanks het feit dat veel teamleden er last van hebben. Hardnekkige patronen hebben namelijk een functie hebben. Anders was het team er allang mee opgehouden.
Sla je deze stap over, bijvoorbeeld omdat je net zo lekker bezig bent en nu aan de slag wilt, dan bestaat de kans dat (onbewuste) weerstanden in de onderstroom van het team aanwezig blijven. In deze stap maak je die bewust en bespreekbaar, zodat het team voelt waar het voor kiest. De urgentie wordt hiermee verder vergroot.

Stap 5 Iedereen verantwoordelijk maken

Resultaat van stap 5

  1. Het team weet wie welk aandeel heeft bij het in stand houden van de ongeschreven regel.
  2. Ieder teamlid weet wat de gewenste verandering van hem of haar vraagt en heeft dit vertaald in een concrete actiepunt.
  3. Teamleden weten hoe ze elkaar scherp kunnen houden op de gewenste verandering en er is draagvlak om elkaar feedback te geven.

Waarom is deze stap belangrijk?

Ongeschreven regels zijn van iedereen. Elk teamlid zorgt er op zijn eigen manier voor dat ze blijven bestaan. Het resultaat van eerdere stappen is dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de bestaande patronen in het team. Bij stap 5 maak je de vertaling naar het individu: wat heeft ieder van ons, vanuit zijn natuurlijke rol in het team (trekker, volger, rebel) te doen? Daarmee wordt de teamontwikkeling voor ieder teamlid tastbaar.

Stap 6 Onderhouden

De zesde stap is de allerbelangrijkste. In de vorige stap heb je, vanuit gevoelde urgentie en commitment, concrete afspraken gemaakt over het gewenste gedrag. Nu nog de discipline om het te gaan doen. Een onderhoudsplan helpt daarbij.

Resultaten van stap 6

  1. Het concrete persoonlijke
  2. stappenplan van ieder teamlid.
    Het teamonderhoudsplan.

Ieder teamlid bewandelt zijn eigen pad om een ongeschreven regel in een team te veranderen naar nieuw gedrag. Het is belangrijk dat teams zowel samen als los van elkaar een concreet stappenplan hebben. Het helpt bovendien als de teamleden van elkaar weten welke stappen ze gaan zetten. Zo kunnen ze elkaar helpen en ondersteunen.
Bij iedere stap delen teamleden dus met elkaar wat zij persoonlijk doen om bij te dragen aan het teamdoel. Spreek af dat iedereen zich inzet en hoe iedereen zich inzet! Spreek mensen aan op vage intenties. Bij iedere evaluatie kom je terug op wat je als team gedaan hebt en wat ieders individuele bijdrage is geweest (kun je gelijk weer met feedback oefenen).